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企业员工档案资料收集与管理制度
一、制度目的与适用范围
为规范企业员工档案资料的收集、整理、保管与利用，保证员工信息的真实性、完整性和安全性，为企业人力资源规划、员工发展及管理决策提供依据，特制定本制度。本制度适用于企业全体在职员工（含试用期员工、劳务派遣人员）的档案资料管理工作，涵盖员工从入职到离职全生命周期的档案管理环节。
二、档案资料内容与分类
员工档案资料分为以下两类，保证全面覆盖员工基本信息与动态变更记录：
（一）基础静态资料
员工入职时首次提交的、相对固定不变的个人及职业信息，包括：
证件号码明材料：证件号码复印件（正反面）、户籍证明（非必需）；
学历与职业资格材料：学历学位证书复印件、职业资格证书/技能等级证书复印件、学信网学历认证报告；
劳动关系材料：入职登记表、离职证明（原单位出具）、体检合格报告（近6个月内）；
其他基础材料：一寸免冠照片（2张）、银行卡复印件（用于工资发放）。
（二）动态变更资料
员工在职期间因个人或工作原因发生变化需更新的补充材料，包括：
个人信息变更：姓名变更证明（如户口本更新页）、联系方式变更登记表、住址变更证明（如房产证/租赁合同复印件）；
职业发展变更：岗位调动通知、晋升审批表、培训结业证书/考核记录；
其他变更：劳动合同续签/变更协议、奖惩记录（不含违纪相关）、内部异动申请表。
三、档案资料收集操作流程
（一）新员工入职档案收集
入职准备：人力资源部在新员工入职前1个工作日，通过内部系统发送《员工档案资料清单》（附件1），明确需提交的材料名称、份数及截止时间。
资料提交：新员工入职当日，携带《清单》所列材料原件及复印件至人力资源部，由档案管理员核对原件与复印件一致性，复印件注明“与原件一致”并签字确认。
审核归档：档案管理员在2个工作日内完成资料审核，确认无误后分类整理，扫描存档（电子档案）并装入纸质档案袋，档案袋封面标注员工姓名、工号、入职日期及资料清单目录（附件2）。
（二）在职期间档案更新
变更发起：员工发生个人信息或职业变更时，需提前3个工作日填写《员工档案变更申请表》（附件3），注明变更内容及原因，经部门负责人审批后提交人力资源部。
资料提交与审核：员工提交变更证明材料（如结婚证、岗位调动通知等），档案管理员核对材料有效性，更新档案信息（电子档案同步修改），并在《档案变更登记表》中记录变更时间、内容及审核人。
结果反馈：审核通过后，档案管理员在1个工作日内通知员工确认档案更新结果；材料不齐或不符合要求的，需一次性告知员工补充说明。
（三）年度档案复核
每年12月，人力资源部组织全员档案复核，具体流程：
通知自查：通过企业内部系统发布《档案自查通知》，要求员工核对本人档案信息完整性，如有缺失或错误，于10个工作日内提交补充或变更材料。
集中审核：档案管理员对员工提交的自查结果进行逐一审核，重点核查基础资料有效期（如学历证书、职业资格证书）及动态变更记录的完整性。
问题整改：对档案信息不全或错误的员工，人力资源部下发《档案整改通知书》，明确整改要求及期限，整改完成后重新归档。
（四）员工离职档案处理
档案封存：员工办理离职手续时，档案管理员核对档案资料完整性，对无缺失的档案进行封存，标注“离职员工档案”及离职日期。
转移办理：根据员工要求，人力资源部在离职后15个工作日内，将档案原件（或加盖公章的复印件）通过机要转递至新单位或户籍地人才市场，同时留存转移回执备查。
四、档案资料模板示例
附件1：员工档案资料清单
序号
材料名称
份数
要求说明
提交状态（√）
1
证件号码复印件
1份
正反面复印，清晰有效
2
学历学位证书复印件
1份
需含学信网认证编号
3
离职证明
1份
原单位加盖公章
4
入职登记表
1份
本人签字，部门负责人审批
5
银行卡复印件
1份
需注明开户行及持卡人姓名
……
……
……
……
附件2：员工档案袋封面
员工档案袋
姓名：工号：部门：*
入职日期：*档案类型：□在职□离职
资料清单：
证件号码复印件□2.学历学位证书复印件□
入职登记表□4.离职证明□
……
档案管理员：建立日期：
附件3：员工档案变更申请表
员工信息
内容
姓名
*
工号
*
部门
*
申请变更内容
□个人信息变更□职业发展变更
变更前信息
（如原联系方式：）
变更后信息
（如新联系方式：139）
变更原因说明
（如更换手机号，便于工作联系）
部门负责人审批
签字：日期：
人力资源部审核
签字：日期：
五、档案管理职责分工
人力资源部：负责档案制度的制定与修订，统筹档案收集、整理、保管、利用及更新工作，对档案管理员进行业务指导，定期组织档案复核与培训。
档案管理员：具体执行档案资料的接收、审核、归档、保管及保密工作，保证档案资料完整、准确、安全；负责电子
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