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企业行政管理公文撰写规范模板

一、适用范围与常见应用场景

本规范适用于企业内部各类行政公文的撰写与管理，涵盖通知、报告、请示、函件、纪要、通报等常见类型。具体应用场景包括但不限于：

信息传达：如部门会议通知、节假日放假安排、制度发布等；

工作汇报：如月度/季度工作总结、专项工作进展报告、年度述职报告等；

事项请示：如预算申请、人员调配、设备购置等需上级审批的事项；

跨部门沟通：如协作函、业务对接函、意见征询函等；

会议记录：如部门例会、专题研讨会、项目启动会等会议纪要。

二、公文撰写标准化操作流程

（一）明确发文目的与核心内容

确定需求：明确公文需解决的具体问题（如“通知各部门提交季度总结”）、需传达的核心信息（如“2024年春节放假安排”）或需达成的目标（如“申请采购办公电脑10台”）。

梳理材料：收集与发文目的相关的背景资料、数据、政策依据等，保证内容真实、准确。例如撰写“年度工作总结”需整理全年重点工作数据、成果及问题；撰写“请示”需附相关证明材料（如报价单、可行性报告）。

（二）选择公文类型与规范格式

根据发文目的选择合适的公文类型，并遵循以下格式规范：

公文类型

适用场景

核心要素

通知

批转下级文件、发布规章、告知事项

标题、主送机关、（发文依据+事项要求+执行说明）、落款、成文日期

报告

汇报工作、反映情况、答复询问

标题、主送机关、（开头概述+主体详述+结尾总结或建议）、落款、成文日期

请示

请求指示、批准事项

标题、主送机关（单一）、（请示缘由+请示事项+请示理由）、落款、成文日期

函

不相隶属机关商洽工作、询问答复问题

标题（事由+文种，如“关于事项的函”）、主送机关、（商洽/询问+意见+结尾）、落款、成文日期

纪要

记录会议主要内容和议定事项

标题（会议名称+纪要）、会议时间/地点/参会人员/主持人、（议题+讨论情况+决议）、落款、分发范围

（三）规范撰写结构

需逻辑清晰、层次分明，一般分为“开头—主体—结尾”三部分：

开头：简明扼要说明发文依据或背景，常用“根据……”“为……现就……通知如下”等表述。例如：“为规范公司办公用品管理，降低行政成本，根据《公司行政管理制度》规定，现就办公用品申领流程通知”

主体：详细阐述具体内容，分条列项（使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级），避免段落过长。如“请示”需明确具体事项及理由（“因业务拓展需要，需新增5名销售专员，申请招聘预算元，具体方案见附件”）；“通知”需明确执行要求及时限（“请各部门于X月X日前提交材料，逾期将影响整体工作进度”）。

结尾：根据公文类型选择合适表述，如通知常用“特此通知”，报告常用“特此报告”，请示常用“妥否，请批示”，函常用“专此函达，盼复”。

（四）完善公文格式要素

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司办公室关于2024年春节放假安排的通知”），简洁明确，不超过30字。

主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；如涉及多个机关，用顿号分隔（“各部门、各子公司：”）。

附件：如有附件，在下空一行左空二字注明“附件：”，后标全角冒号和附件名称（“附件：1.《办公用品申领表》；2.《2024年招聘预算明细》”）。

落款：包括发文机关全称（或规范化简称）和成文日期，成文日期用阿拉伯数字标注（“2024年X月X日”），右空四字；联合发文时，主办机关在前。

页码：页码位于页脚居中，用阿拉伯数字标注（如“-1-”）。

（五）审核校对与签发

初稿撰写：由经办人根据上述流程完成初稿，保证内容完整、格式规范。

部门审核：初稿提交部门负责人审核，重点核对内容真实性、部门职责匹配度及可行性。

会签（如需）：涉及跨部门事项，需送相关部门会签（如“采购申请”需送财务部审核预算）。

领导签发：根据公文重要性，由分管领导或总经理签发（如“公司级通知”需总经理签发）。

最终校对：签发后由经办人核对最终稿，保证无错别字、标点符号错误、格式混乱等问题。

三、常见公文类型模板示例

（一）通知模板

公司办公室关于2024年端午节放假安排的通知

各部门、各子公司：

根据国家法定节假日安排及公司实际，现将2024年端午节放假安排通知

一、放假时间

6月8日（星期六）至6月10日（星期一）放假，共3天。6月11日（星期二）正常上班。

二、注意事项

请各部门提前做好工作安排，保证假期前后工作衔接顺畅；

放假前关闭办公区域电源、门窗，做好安全防范工作；

值班人员需按时到岗，保持通讯畅通，遇突发事件及时报告（值班电话：-X）。

特此通知。

公司办公室

2024年X月X日

（二）请示模板

市场部关于举办2024年度客户答谢会的请示

尊敬的*总：

为进一步维护客户关系，提升品牌影响力，市场部拟于2024年12月举办年度客户答谢会，具体方案

一、活动概况

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