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行业通用销售订单处理及发货流程模板

一、适用范围与典型应用场景

企业接收客户线上/线下订单后，需标准化处理订单信息、协调库存、安排发货；

跨部门（销售、仓库、物流、财务）协同完成订单履约，保证流程高效、信息准确；

需统一订单管理规范，减少因流程不清晰导致的发货延迟、错发漏发等问题。

二、全流程操作步骤详解

步骤一：订单接收与初步审核

操作内容：

通过多渠道（如电商平台、邮件、线下对接、管理系统）接收客户订单，记录订单基础信息（客户名称、产品/服务明细、数量、要求交付时间、收货地址等）；

初步审核订单完整性：检查客户信息（名称、联系方式）、产品信息（型号、规格、编码）、数量、价格、交付日期等关键字段是否清晰、完整，是否存在明显矛盾（如数量为负、交付日期早于当前日期）。

责任岗位：销售助理/客服专员

输出成果：《订单初步审核记录表》（标注“待确认”“需补充信息”或“通过”状态）

步骤二：订单信息复核与最终确认

操作内容：

对初步审核通过的订单，由销售代表/客户经理与客户再次确认细节：重点核对特殊需求（如定制化要求、包装方式、发票类型等）、价格政策（是否含折扣、促销活动）、最终交付日期；

确认无误后，在订单管理系统（或纸质单据）中标记“已确认”状态，同步更新客户订单档案。

责任岗位：销售代表/销售经理

输出成果：经客户签字/盖章确认的《订单确认函》（电子或纸质）、系统内“已确认”订单状态

步骤三：库存检查与备货安排

操作内容：

仓库管理员根据已确认订单，查询库存管理系统（或实地盘点），核对产品库存数量、批次、质量状态（如是否在保质期、是否有损坏）；

若库存充足：《备货单》，明确产品、数量、备货区域，通知仓库备货；若库存不足：启动缺货处理流程——协调生产部门优先排产或联系采购部门紧急补货，同步与客户协商交付时间（是否延期或分批发货）。

责任岗位：仓库管理员/计划专员

输出成果：《库存检查报告》《备货单》或《缺货处理方案》

步骤四：发货准备与物流对接

操作内容：

仓库根据《备货单》进行拣货、复核（保证产品型号、数量、批次与订单一致）、包装（按客户要求或行业规范，如防震、防潮标识）；

打印《发货单》《装箱单》，粘贴于包装外显眼位置；

物流专员根据收货地址、产品特性（如体积、重量），选择合作物流公司（或自有物流），确认物流方案（如快递、整车运输），预约取件时间，并将《发货单》《装箱单》交予物流人员。

责任岗位：仓库发货员/物流专员

输出成果：包装完毕的货物、《发货单》《装箱单》、物流对接记录

步骤五：货物出库与交接签收

操作内容：

仓库管理员与物流人员共同核对货物信息（名称、数量、批次），确认无误后办理出库手续，在系统中更新库存为“已锁定-已发货”状态；

物流人员取货后，仓库将《发货单》（客户联）交予物流方，保证货物按时发出；

客户收货时，物流方需提供《发货单》供客户核对，客户确认无误后签字签收，物流方将签收单回传至公司。

责任岗位：仓库主管/物流专员

输出成果：系统出库记录、《客户签收单》

步骤六：物流跟踪与客户反馈

操作内容：

物流专员通过物流公司官网或系统跟踪货物状态（如已揽收、运输中、派送中、已签收），每日更新《物流跟踪表》；

若发觉物流异常（如延迟、丢件），及时与物流公司协调处理，同步告知客户预计处理时间；

客户服务专员在发货后1-2天内主动联系客户，确认收货情况（是否按时收到、货物是否完好），收集客户反馈（如对物流速度、产品包装的意见），并记录《客户反馈表》。

责任岗位：物流专员/客服专员

输出成果：《物流跟踪表》《客户反馈表》

步骤七：订单归档与数据汇总

操作内容：

整理订单全流程资料（订单确认函、备货单、发货单、签收单、客户反馈等），按订单号分类归档（电子档存入系统，纸质档存入档案柜）；

财务部门根据已签收订单开具结算凭证（如账单），销售部门定期汇总订单数据（如成交金额、产品销量、客户满意度），《订单履约总结报告》，用于后续流程优化。

责任岗位：数据管理员/财务助理/销售经理

输出成果：订单档案、《订单履约总结报告》

三、核心流程配套表单模板

表1：销售订单信息表

订单号

客户名称

联系人（*）

联系方式（虚拟）

订单日期

产品名称/规格

单位

数量

单价（元）

金额（元）

交货日期

特殊要求

订单状态

销售代表（*）

备注

SO202405001

A公司

张*

2024-05-01

X产品-型号A

件

100

50

5000

2024-05-10

需贴防潮标识

已确认

李*

无

SO202405002

B客户

王

1395678

2024-05-02

X服务-套餐B

套

1

2000

2000

2024-05-15

需提供培训

已确认

赵*

客户预付30%

表2：库存检查与备货表

订单号

产品名称/规格

需求数量

当前库存