供应商综合信息采集表格.docVIP

供应商综合信息采集工具使用指南

一、适用场景说明

本工具适用于企业对供应商进行全面信息梳理与评估的关键场景，包括但不限于：新供应商准入资质审核、现有供应商年度合作绩效复评、战略级供应商深度背景调研、跨部门协同供应商信息共享平台搭建等。通过系统化采集供应商基础信息、资质能力、合作潜力等维度数据，为企业采购决策、风险管控、供应链优化提供可靠依据，保证供应商管理的规范性与科学性。

二、操作流程详解

第一步：明确采集目标与范围

根据具体应用场景（如新供应商准入或年度复评），确定信息采集的核心目标。例如新供应商准入需重点关注资质合规性与基本供应能力；年度复评则需补充合作数据（如交付及时率、质量合格率）及最新经营状况。同步划定采集范围，涵盖供应商基本信息、资质文件、业务能力、财务状况、服务承诺等必要模块，避免信息冗余或遗漏。

第二步：组建专项采集小组

跨部门组建采集小组，成员建议包括采购负责人（牵头）、质量专员、财务专员、法务专员及使用部门代表（如生产/技术部门）。明确分工：采购负责人统筹协调，质量专员审核资质有效性，财务专员评估财务风险，法务专员核查合规条款，使用部门确认业务匹配度。

第三步：设计或定制采集模板

基于采集目标，参考本工具提供的“信息采集模板结构”，结合企业实际需求调整字段（如增加行业特定资质要求或定制化服务能力指标）。模板需兼顾全面性与易填性，避免模糊表述（如“较好”“稳定”等），改为量化或可验证的描述（如“交付及时率≥98%”“ISO9001认证有效期至2025年12月”）。

第四步：向供应商发放模板并收集资料

通过官方渠道（如采购管理系统邮件或供应商门户）向目标供应商发放采集模板，明确填写要求（如加盖公章、提供扫描件、截止日期等）。对于复杂字段（如“技术优势”），可附填写示例或安排专人对接（如采购专员王*负责解答疑问），保证供应商理解准确。

第五步：初步审核与信息核对

采集小组收到资料后，分模块进行初步审核：

资质文件：检查营业执照、行业许可证、体系认证等是否在有效期内，复印件是否加盖公章；

业务数据：验证产能、合作案例等信息的真实性（如要求提供合同关键页或客户证明）；

合规性：筛查涉诉记录、失信信息等（可通过“信用中国”等公开渠道交叉验证）。

对存疑信息标记为“需核实”，进入下一步深度验证。

第六步：深度核实与补充调研

针对初步审核中的存疑点，通过多渠道验证：

实地考察：对战略级供应商，组织小组赴现场核查产能、设备、管理流程（由质量专员李*带队记录考察细节）；

客户访谈：联系供应商的现有合作客户（如需，可签署保密协议），知晓其服务响应速度、问题处理效率等；

财务验证：要求供应商提供近三年审计报告，必要时委托第三方机构评估财务健康状况。

第七步：信息整理与归档

将核实无误的信息分类录入企业供应商管理系统，建立电子档案（含原始资料扫描件），并标注采集日期、审核人（如采购经理赵*）、更新周期（如“财务信息每年更新一次”）。保证信息可追溯、易调取，为后续合作管理提供数据支持。

第八步：结果应用与反馈

根据采集结果《供应商综合评估报告》，作为准入、分级合作、淘汰等决策的依据。对于未通过审核的供应商，由采购专员反馈具体原因（如“资质文件过期”“财务指标不达标”），并协助其整改后重新提交。

三、信息采集模板结构

一级分类

二级分类

采集字段

填写要求

基础信息

企业概况

供应商全称、统一社会信用代码、成立时间、注册资本、注册地址、实际经营地址

与营业执照一致，地址需精确到省市区（县）及街道

联系方式

联系人（姓名+职务）、办公电话、传真、紧急联系人及电话

保证畅通，紧急联系人需为法定代表人或授权代表

资质文件

法定资质

营业执照（扫描件）、相关行业许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）

需在有效期内，加盖公章

体系认证

ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等行业认证证书及有效期

提供证书扫描件，注明认证范围

业务能力

主营产品/服务

核心产品清单（含型号规格）、年产能、主要技术参数、服务内容（如售后、定制化能力）

附产品说明书或技术手册摘要

合作案例

近三年主要合作客户（名称+行业）、合作项目名称、合作期限、年采购额（可选）

提供合同关键页或客户盖章证明

财务状况

财务指标

近三年营业收入、净利润、资产负债率、主要开户银行及基本账户信息

附审计报告摘要（加盖公章）

信用记录

是否存在失信被执行、重大税收违法、经营异常等记录（可自行声明并附证明）

如无记录需勾选“无”，如有需说明情况

服务与质量

质量保障

质量检验标准、不合格品处理流程、质量应急预案

附质量手册相关章节摘要

服务承诺

交货周期、售后响应时间（如“2小时内响应，24小时内到达现场”）、投诉处理机制

明确量化指标

合作意愿

合作期望

可合作