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行政事务处理工作手册

前言

为规范公司行政事务处理流程，明确各环节责任分工，提高工作效率，保证行政工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖行政事务全流程管理，适用于行政部门及相关业务人员，可作为日常工作的操作指引与参考依据。

第一章适用范围与典型场景

一、适用范围

本手册适用于公司各类行政事务的规范化处理，包括但不限于：日常办公支持、会务管理、物资与设备管理、档案管理、外部接待、后勤保障等。

二、典型场景

新员工入职支持：办理工位安排、办公设备领用、门禁权限开通等入职相关行政手续。

部门会议筹备：组织部门例会、项目研讨会等，完成会议通知、场地布置、物料准备、记录归档等工作。

办公设备维修申领：处理打印机、空调等办公设备的故障报修、耗材更换需求。

外部来访接待：安排客户、合作伙伴等外部人员的接待流程，包括会议室预定、茶水准备、行程对接等。

档案年度整理：对年度合同、文件、会议纪要等档案进行分类、编号、归档，保证资料完整可查。

第二章行政事务处理核心流程

行政事务处理遵循“受理-分配-执行-反馈”闭环管理流程，具体步骤

一、事务受理：明确需求，统一入口

接收申请

申请人通过OA系统、邮件或线下填写《行政事务申请表》（详见第四章模板1），明确事务类型、需求明细、期望完成时间等信息。

行政部门指定专人（如行政专员*）负责接收申请，确认申请信息完整（含申请人联系方式、部门、事由等），对信息不全的申请，需在1个工作日内反馈申请人补充。

初步审核

接收人根据事务类型判断需求合理性：

日常办公类（如领用文具、设备维修）：审核需求是否符合公司标准（如设备维修是否在保修期内）。

会务/接待类：审核时间、场地、物料需求是否与其他事务冲突。

物资采购类：审核预算是否在部门额度内，是否需走采购审批流程。

审核通过后，《行政事务受理回执》（可通过OA系统发送或线下盖章），告知申请人受理结果及预计完成时间；审核不通过的，需说明原因并建议调整方案。

二、任务分解与分配：责任到人，计划先行

制定处理计划

受理人根据事务类型、紧急程度（如“紧急：24小时内处理”“常规：3个工作日内完成”）制定处理计划，明确关键节点（如会议筹备需提前2天确认场地、提前1天布置）。

明确责任分工

简单事务（如领用文具）：由受理人直接处理。

复杂事务（如大型会议筹备、外部接待）：成立临时工作小组，指定负责人（如行政主管），分解任务至具体人员（如场地布置由专员负责，物料准备由助理*负责），并在OA系统同步《任务分工表》（含任务内容、责任人、完成时限）。

同步信息

责任人需通过邮件或即时通讯工具与申请人确认需求细节（如会议参会人员名单、接待dietary需求），避免信息偏差。

三、执行与跟进：过程管控，及时协调

按计划执行

责任人严格按照处理计划推进工作，保证各环节按时完成：

例：办公设备维修，需在2小时内联系维修人员，同步故障情况；维修完成后，经申请人确认签字方可结束。

例：会议筹备，需按《会议筹备清单》（详见第四章模板2）逐项落实，提前1天检查场地设备（投影仪、麦克风等）、摆放物料（签到表、议程、茶水等）。

进度跟踪

行政部门负责人通过每日晨会、OA系统进度跟踪表等方式，监控事务处理进度，对超期风险（如物料采购延迟）提前预警。

问题处理

执行中遇突发问题（如会议室临时被占用、物料库存不足），责任人需立即上报负责人，协调解决方案（如调整至备用会议室、紧急联系供应商补货），并同步告知申请人最新进展。

四、结果反馈与归档：闭环管理，留存痕迹

结果确认

事务完成后，责任人需向申请人交付成果（如维修完成的设备、会议场地），请申请人确认签字（或在OA系统线上确认），保证符合需求。

材料归档

按事务类型整理归档材料：

会议类：会议通知、签到表、会议纪要、照片等，存入《档案归档目录》（详见第四章模板4）。

物资类：领用记录、采购审批单、验收单等，按月汇总至《物资管理台账》。

接待类：接待方案、费用明细、反馈意见等，按次归档。

归档材料需标注“日期+事务名称+经手人”（如部门例会-行政专员*”），存放至指定档案柜或电子档案系统。

总结优化

对复杂事务（如大型活动、重要接待），事务完成后3个工作日内召开复盘会，分析问题（如场地布置遗漏话筒）、总结经验（下次需提前1天彩排），更新至《行政事务处理SOP》。

第三章常用工具与模板清单

一、《行政事务申请表》

用途：统一行政事务申请入口，规范需求提报。

字段名称

填写说明

示例

事务类型

单选：办公支持/会务管理/物资领用/设备维修/接待/其他

办公支持

申请人

填写姓名及工号

张*（工号：00）

所属部门

填写所在部门

市场部

联系方式

填写手机号

5678

事务事由

简述需求内容（100字内）

新员工入职需领用笔记本电脑1台

需