变压器检修服务检修档案管理制度.docxVIP

变压器检修服务检修档案管理制度

一、档案管理细则

规范公司内检修技术资料管理、收集、整理工作，完整、系统地保存和科学的管理项目实施过程中形成的检修资料及文件，并符合相关规范、标准要求。

（一）根据项目实施期间的实际情况，对需要归档保存的检修资料及文件可分为以下两类。

1.文书类资料：我公司各部门、甲方等的日常事务性的发文和批文，以及项目部签发的日常事务性发文和批文。

2.技术类资料：检修实施期间形成的各类技术类检修资料及文件。

（二）档案、资料管理

1.检修文件的收集、整理、处理、储存、传递和应用等工作，由项目部安排专职资料员负责执行和实施，资料员将按规定负责填写、收集、整理、保管、上报资料的责任，资料管理做到要规范化、系统化，绝对真实，严禁造假。

2.检修文件应随项目的进展进行，保证真实、准确、具有时效性，并经相关负责人审核签字。建立变压器检修台账，做好变压器检修记录、图片等相关资料的收集整理归档工作，日常工作翔实，资料归档规范。检修实施过程中应及时做好相关原始记录资料并分类存档，并保证资料的真实性、准确性、时效性、完整性。

3.检修文件要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目实施活动的全过程，原则上归档文件应为原件。

4.检修文件必须真实、准确，与项目实际相符。字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

5.检修文件幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm）。卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵循检修资料及文件的形成规律，保持检修资料及文件的系统联系，时间顺序编排，如果资料多，可立数卷。

6.我公司管理人员应保证经办文件的系统完整（文件中的各种附件一律不准抽存）。内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的检修资料及文件，收集齐全，加以整理、归档保存。

7.建立查阅、借阅登记制度，我公司人员查阅、借阅，必须由专职资料管理人员进行登记并填写“文件借阅单”。外来人员查阅、借阅，必须经项目负责人同意，登记后填写“文件借阅单”。

二、档案记录各项表格

（一）《检修档案交接登记表》

检修档案资料移交表

公司名称：

移交部门：

序号

文件名称

数量

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

移交人：

年月日

接收人：

年月日

（二）《检修档案借阅、复印申请单》

检修档案借阅、复印申请单

记录档案名称及编号

类型

□借阅

□复印（___份）

借阅日期

归还日期

借阅、复印原因

借阅、复印申请人签名：

申请日期：年月日

（外部申请单位名称：）

集团内部申请人所在公司、管理中心意见

行政管理

中心意见

（三）检修档案销毁记录表

检修档案销毁清册

序号

文件名称

日期

份数

备注

销毁原因

档案管理员意见

行政管理中心意见

项目负责人意见

销毁经办人：

监销人：

销毁时间：

销毁地点：

三、检修档案管理部门

（一）档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

（二）档案管理部门的职责

1.行政管理中心档案管理的职责

（1）负责统一组织编制、修订、完善公司的变压器检修档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

（4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

（5）负责收集、整理、保管人事行政类和业务类档案。

（6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

2.财务中心档案管理的职责

（1）负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

（2）负责收集、整理、保管公司备案的财务类档案。

四、档案资料管理的要点

1.重要的档案资料的交接必须经过项目经理或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

2.档案资料实行专人专职管理。

3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还文档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。

4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由服务中心经理或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等作出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。

5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。

五、档案资料过程管理

1.档案资料的管理流程：

收