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档案管理审批流程标准操作指引

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位档案管理中的各项审批行为，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，提高档案管理工作效率与质量，依据国家有关档案管理的法律法规及本单位档案管理相关规定，特制定本指引。

（二）适用范围

本指引适用于本单位及所属各部门在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等各个环节所涉及的审批事项。全体员工在处理与档案相关的审批业务时，均须遵循本指引。

（三）基本原则

1.统一领导、分级负责：档案管理审批工作在单位档案工作领导小组统一领导下进行，各级管理人员依据权限履行审批职责。

2.规范有序、权责明确：审批流程应规范清晰，各环节责任人权责分明，确保审批行为有据可查、责任可溯。

3.安全优先、严格保密：涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的档案审批，必须严格遵守保密规定，严防泄密事件发生。

4.高效便捷、服务业务：在确保规范与安全的前提下，优化审批流程，提高审批效率，为单位各项业务工作提供有效支持。

二、档案归档审批

（一）归档范围与要求

各部门形成的具有查考利用价值的各类文件材料，均须按照本单位《档案归档范围与保管期限表》的规定，定期向单位档案管理部门移交归档。归档文件材料应符合规范要求，做到齐全、完整、准确、系统。

（二）审批流程

1.部门初审：文件材料形成部门的档案员或经办人，对已办理完毕的文件材料进行收集、整理、组卷，填写《档案归档移交清单》，经部门负责人对归档材料的完整性、准确性及是否符合归档要求进行审核。

2.档案部门审核：档案管理部门接收移交清单及归档材料后，对其整理质量、分类、编目等是否符合档案管理规范进行审核。

3.审批确认：审核无误后，由档案管理部门负责人签字确认，完成归档手续。对于不符合要求的，退回形成部门补充完善。

三、档案利用审批

（一）利用范围与方式

档案利用包括查阅、复制、摘录、借阅等方式。利用档案须在规定的范围内进行，严格遵守档案管理规定和保密制度。

（二）审批权限与流程

1.内部查阅：

*查阅本部门形成的普通档案，由部门负责人审批。

*查阅非本部门形成的普通档案或跨部门查阅，须经档案管理部门负责人审批。

*查阅秘密级档案，须经单位分管档案工作领导审批。

*查阅机密级及以上档案，须经单位主要领导审批。

2.外部查阅：

*外部单位因工作需要查阅本单位档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理部门负责人审核，并报单位分管档案工作领导批准。涉及敏感信息或密级档案的，须报请单位主要领导批准。

3.复制与摘录：

*复制、摘录普通档案内容，经档案管理部门负责人同意。

*复制、摘录秘密级及以上档案内容，须按相应密级的查阅审批权限报批，并由档案管理部门负责复制，对复制件进行登记和管理。

4.档案借出：

*档案一般不得借出。确因特殊工作需要借出档案（通常为复制件，原件原则上不外借），须经单位分管档案工作领导批准，严格履行借阅登记手续，明确归还期限。档案借出期间，借阅部门和个人对档案的安全、保密负全部责任。

5.利用审批程序：

*利用人填写《档案利用审批单》，注明利用目的、档案名称、编号、利用方式及范围。

*按上述审批权限逐级报批。

*审批通过后，档案管理部门凭审批单提供相应档案利用服务，并在《档案利用登记簿》中详细记录。

（三）利用要求

利用档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自将档案带出指定查阅场所，不得擅自公布档案内容。

四、档案鉴定与销毁审批

（一）档案鉴定

档案管理部门会同有关业务部门组成档案鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行价值鉴定，确定其存毁。

（二）销毁审批流程

1.鉴定小组提出意见：档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，对确无继续保存价值的档案，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。

2.审核报批：《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核后，报单位分管档案工作领导复核，再报请单位主要领导批准。

3.监销：档案销毁须有专人负责监销。监销人在档案销毁前，应对照销毁清册清点核对；销毁后，在销毁清册上签字确认，并注明销毁日期和方式。《档案销毁清册》及鉴定材料应永久保存。

五、档案处置审批（含移交与销毁外的其他处置）

（一）档案移交

因单位机构变动、职能调整或其他原因需要向档案馆或其他单位移交档案时，由档案管理部门制定移交方案，报单位分管档案工作领导批准后实施，并办理正式移交手续。

（二）档案销毁（特殊情况）

对于在日常管理中发现的重复件、重份件、无保存价值的草稿、作废文件等，经档案管理部门负责人审核，报单位分管档案工作领导批准后，可进行销毁，同样履行登记和监销手续。

六、审批责任与