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公司往来函文格式与写作范例

在商业活动中，公司间的往来函文是传递信息、沟通事务、明确权责的重要书面形式。一份规范、得体的函文不仅能准确传达意图，更能体现公司的专业素养和办事效率。本文将详细阐述公司往来函文的标准格式、写作要点，并提供实用范例，以期为职场人士提供有益参考。

一、公司往来函文的基本构成要素

规范的函文通常包含以下核心要素，各部分需布局合理，层次清晰：

（一）标题

函文标题应简明扼要，准确概括函件的核心内容，让人一目了然。通常由“发文单位+事由+文种”或“事由+文种”构成。例如“关于XX项目合作事宜的函”或“关于调整XX会议时间的函”。标题应置于函件首行居中位置，字体可略大于正文。

（二）主送单位（称谓）

指函件的接收方，应写明单位全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号。如“XX有限公司：”。若需同时发送多个单位，可主送一个主要单位，其余单位标注“抄送：XX单位”。

（三）正文

正文是函文的核心部分，需根据函件的性质和目的，清晰、准确、有条理地阐述内容。

1.开头：通常先引述背景或依据，说明发函的缘由、目的或根据。例如“为推进XX项目顺利开展，现就相关事宜函告如下：”或“贵司于X月X日发来的《关于XX事宜的函》已收悉，经研究，回复如下：”。

2.主体：详细陈述具体事项、意见、要求或答复内容。内容较多时，可分点阐述，但应避免使用过多层级序号，力求行文流畅。语言需精炼、专业，避免冗余和歧义。

3.结尾：根据函件性质使用恰当的结束语。如商洽函可用“妥否，请函复”、“恳请贵司予以支持为盼”；告知函可用“特此函告”；回复函可用“此复”、“专此函复”等。

（四）附件（如适用）

若函件内容涉及图表、数据、合同草案等补充材料，应在正文后注明“附件：1.XXXX（文件名）”，并将附件随函寄送。

（五）发文单位落款与盖章

发函单位应在函件右下角写明全称，并加盖单位公章，以示正式。公章应清晰、端正，覆盖单位名称或其下方。

（六）成文日期

指函件发出的日期，应使用中文大写或阿拉伯数字规范书写，位于发文单位名称下方或右侧。通常格式为“XXXX年XX月XX日”。

（七）发函编号（内部管理用）

为便于公司内部归档和查阅，正式函件通常会编制发函编号，一般标注于函件首页右上角或标题上方。编号规则由公司自行制定。

二、常见函文写作范例

（一）商洽函（关于合作意向的函）

标题：关于商洽XX产品代理合作事宜的函

XX贸易有限公司：

据悉贵司在XX领域拥有丰富的市场资源与成熟的销售网络，我司新近研发的XX系列产品（主要特点：XXX），在性能与价格方面具有一定市场竞争力。

为拓展该产品的市场份额，我司拟寻求区域代理合作伙伴。鉴于贵司的行业影响力，我司诚挚希望能与贵司就XX产品的代理合作事宜进行初步接洽，探讨合作的可能性及具体模式。

如蒙贵司有意，恳请告知方便的洽谈时间与方式，我司将派员前往或安排线上会议，当面详细汇报产品情况及合作方案。

盼复。

顺祝商祺！

[你公司全称]（公章）

XXXX年XX月XX日

（联系人：XXX联系电话：XXX）

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（二）告知函（关于变更联系方式的函）

标题：关于我司办公地址及联系方式变更的函

各合作伙伴、相关单位：

因公司业务发展需要，我司已于近期搬迁至新址办公。为确保后续业务沟通顺畅，现将变更后的办公地址及联系方式函告如下：

新办公地址：XX市XX区XX路XX号XX大厦XX层

邮政编码：XXXXXX

联系电话：XXX-XXXXXXX

传真号码：XXX-XXXXXXX

原联系方式（地址：XX市XX区XX路XX号；电话：XXX-XXXXXXX）自XXXX年XX月XX日起停止使用。

由此给您带来的不便，敬请谅解。感谢各位长期以来对我司的关注与支持，我们将一如既往地为您提供优质服务。

特此函告。

[你公司全称]（公章）

XXXX年XX月XX日

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（三）回复函（关于XX事项的复函）

标题：关于贵司《关于XX项目延期申请的函》的复函

XX建设有限公司：

贵司于XXXX年XX月XX日发来的《关于XX项目延期申请的函》已收悉。经我司项目管理部门研究，并结合项目实际进展情况，现就函中提及的项目延期事宜回复如下：

一、原则上同意贵司提出的项目延期申请，将原定于XXXX年XX月XX日的项目竣工日期，延至XXXX年XX月XX日。

二、请贵司根据新的工期节点，重新制定详细的施工计划，加强现场管理，确保工程质量与安全，力争按期完成。

三、在延期期间，如有任何影响工期的新情况，请及时与我司沟通。

此复。

[你公司全称]（公章）

XXXX年XX月XX日

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三、函文写作要点与注意事项

1.目的明确，内容单一：一份函文最好集中解决一个问题或说明一个事项，避免内容繁杂，重点不突出。

2.措辞得体，语气谦和：根据函件的性质（如商洽