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项目需求说明书制作规范

一、适用情境与目标

本规范适用于各类项目（如软件开发、系统集成、业务流程优化等）的需求说明书编制工作，旨在通过标准化流程保证需求内容的完整性、准确性和可追溯性。具体应用场景包括：项目启动前需求梳理、跨部门需求传递与对齐、开发团队与业务方的需求确认、项目验收阶段的需求依据核对等。核心目标是避免需求歧义、减少沟通成本，为项目规划、设计、开发及验收提供清晰依据。

二、规范操作流程

1.需求调研：明确需求来源与范围

目标：全面收集项目相关方的真实需求，明确需求边界。

操作步骤：

1.1确定调研对象：包括业务方（如部门经理、业务专员）、技术方（如技术负责人、开发工程师）、终端用户（如一线操作人员）等关键干系人。

1.2制定调研计划：明确调研方式（访谈、问卷、工作坊、历史文档分析）、时间节点及输出物清单。

1.3执行调研并记录：通过访谈提纲引导需求方描述“现状痛点”“期望目标”“具体功能”等核心信息，同步记录需求背景、场景及优先级（如高/中/低），形成《需求调研记录表》。

2.需求分析：梳理与验证需求合理性

目标：对收集的需求进行分类、筛选、优先级排序，保证需求可落地、无冲突。

操作步骤：

2.1需求分类：将需求划分为业务需求（如“提升订单处理效率”）、功能需求（如“支持批量导出订单”）、非功能需求（如“系统响应时间≤3秒”）三类。

2.2可行性分析：联合技术团队评估需求的技术实现难度、资源投入（人力/成本/时间）及合规性（如数据安全要求），标记“可实现”“暂不实现”“需调整”的需求。

2.3优先级排序：采用MoSCoW法则（必须有、应该有、可以有、暂不需要）对需求排序，明确核心需求（Musthave）与可延后需求（Couldhave）。

3.文档编写：按模板结构化输出内容

目标：将分析后的需求按标准化格式编写为文档，保证逻辑清晰、要素齐全。

操作步骤：

3.1参考标准模板：依据本文“三、标准模板结构”组织内容，逐模块填写。

3.2细化需求描述：功能需求需明确“触发条件”“操作步骤”“输入/输出格式”“异常处理”；非功能需求需量化指标（如“并发用户数≥500”）。

3.3补充辅助说明：对复杂需求绘制流程图、原型图或状态转移图，保证可视化呈现。

4.评审修订：保证需求共识与准确性

目标：通过多方评审验证需求完整性、一致性与可行性，形成最终版本。

操作步骤：

4.1组织评审会议：邀请业务方、技术方、测试方、项目经理共同参与，提前3天分发《需求说明书（评审稿）》及《评审检查表》。

4.2逐项评审需求：重点检查需求是否覆盖核心场景、描述是否无歧义、技术实现方案是否可行、验收标准是否明确。

4.3记录并修订问题：对评审中提出的问题（如“订单状态未明确更新规则”）记录在《需求评审问题清单》，明确责任人与修订时限，完成后形成《需求说明书（修订稿）》。

5.版本管理：保证需求可追溯

目标：规范文档的版本更新与存档，避免版本混乱。

操作步骤：

5.1建立版本规则：版本号格式为“V主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），主版本号需求重大变更，次版本号需求新增/调整，修订号内容修正。

5.2记录变更内容：每次更新时，在《需求说明书修订记录》中注明变更人、变更日期、变更内容及原因。

5.3存档与分发：最终版文档需至项目文档管理系统，同步分发至所有干系人，并明确查阅权限（如只读/可编辑）。

三、标准模板结构

一级模块

二级要素

说明

填写要求

项目概述

项目名称

项目唯一标识，需与立项文件一致

如“企业供应链管理系统需求说明书”

项目背景

项目发起原因、当前业务痛点及改进目标

简述现有流程不足，明确项目要解决的核心问题

项目目标

项目预期达成的业务价值或功能成果

分为“业务目标”（如“降低库存成本10%”）和“功能目标”（如“实现库存实时预警”）

干系人列表

项目涉及的角色及职责

列出业务方、技术方、用户等，注明姓名（*）、部门及联系方式（内部通讯工具账号）

业务需求

业务场景

需求发生的具体业务流程

描述“谁在什么情况下，做什么事”，如“采购员在库存低于安全库存时，发起采购申请”

业务流程图

业务流程的可视化呈现

使用Visio等工具绘制，明确节点、角色及流转条件

用户角色与权限

不同用户角色的操作权限

如“管理员：配置系统参数；普通员工：提交申请，查看权限内数据”

功能需求

功能模块列表

系统包含的子功能模块

如“订单管理模块”“库存管理模块”“报表统计模块”

功能详细描述

每个模块的具体功能实现方式

按“功能名称-触发条件-操作步骤-输入/输出-异常处理”结构描述

业务规则

功能运行需遵循的约束条件

如“订单金额≥1000元需审批”“订单状态变更仅限管理员操作”

非功能需求

功能需求