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开箱损坏设备更换流程

一、流程目的

规范开箱损坏设备的处理流程，明确各相关方职责，快速高效解决设备损坏问题，保障采购方正常生产经营或使用需求，降低因设备损坏带来的损失，同时确保与供应商的沟通协作顺畅、权责清晰。

二、适用范围

本流程适用于公司（或组织）通过采购、调拨等方式获取的各类设备，在开箱验收环节发现外观破损、零部件缺失、无法正常启动/运行等非人为损坏情况的更换处理。涵盖办公设备、生产设备、仪器仪表、IT设备等各类有形资产。

三、职责分工

1.开箱人/验收人：负责按规范流程开箱验收，第一时间发现并记录设备损坏情况，收集完整证据，提交更换申请。

2.采购部门：作为与供应商对接的核心部门，负责接收更换申请、核实情况，与供应商沟通协商更换事宜，跟踪更换进度，协调处理沟通中的问题。

3.仓库管理部门：负责损坏设备的临时存放、标识管理，配合验收新设备，办理损坏设备的退回出库和新设备的入库手续。

4.使用部门：确认设备损坏对使用的影响，配合提供相关使用需求信息，参与新设备的验收确认。

5.财务部门：负责核对更换过程中的费用（如物流费、折旧费等，若有），办理相关账务处理，确保资金往来合规。

6.供应商：配合核实设备损坏情况，按约定时间提供合格的更换设备，承担相应的退换货物流及相关费用（根据合同约定）。

四、核心流程步骤

步骤1：开箱验收与损坏发现

1.开箱人需在指定地点（如仓库、使用现场），按设备开箱验收规范进行操作，确保开箱过程有序，避免二次损坏。

2.开箱后，对照采购合同、送货单、设备清单，逐一核对设备型号、规格、数量、零部件完整性，同时检查设备外观是否有划痕、变形、破损，通电测试（若适用）设备是否能正常启动、运行。

3.若发现设备存在损坏情况，立即停止开箱操作，保持设备及包装的原始状态，不得擅自拆卸、维修或移动损坏设备。

步骤2：证据收集与记录

1.开箱人需在第一时间（建议1小时内）拍摄清晰的证据照片或视频，内容需包含：设备整体外观、损坏部位特写、设备型号标识、包装情况（含包装破损处，若有）、送货单/快递单等，确保证据可清晰证明设备损坏系开箱前存在。

2.填写《开箱损坏设备记录表》，详细记录以下信息：设备名称、型号、规格、序列号、采购订单号、供应商名称、送货日期、开箱日期、开箱人、验收人、损坏具体描述（外观/功能/零部件缺失等）、证据材料清单（照片/视频数量及编号）、预计影响的使用需求等。

3.由开箱人、验收人共同签字确认《开箱损坏设备记录表》，确保记录真实、准确。

步骤3：更换申请提交

1.开箱人/使用部门将《开箱损坏设备记录表》、证据材料（照片/视频）、采购合同复印件、送货单等相关材料整理齐全，提交至采购部门。

2.采购部门接收材料后，初步核对材料的完整性和规范性，若材料缺失，及时告知申请人补充；若材料齐全，进入核实环节。

步骤4：情况核实与审批

1.采购部门安排专人与开箱人、仓库管理人员对接，现场核实损坏设备的实际情况，核对证据材料与实物是否一致，确认设备损坏非人为因素导致。

2.核实无误后，采购部门填写《开箱损坏设备更换申请表》，说明更换理由、相关证据情况、预计更换时间需求等，附上相关支撑材料，按公司审批流程提交审批（如采购负责人审批、分管领导审批等，根据公司层级设定）。

3.若审批不通过（如证据不足、认定为人为损坏等），采购部门需将审批意见反馈给申请人，说明原因，并指导后续处理方向（如补充证据、走其他维修流程等）。

步骤5：与供应商沟通协商

1.《开箱损坏设备更换申请表》审批通过后，采购部门立即与供应商取得联系，告知设备开箱损坏情况，提交相关证据材料和审批后的更换申请。

2.根据采购合同约定，与供应商协商更换事宜，明确以下内容：①供应商是否认可设备损坏系出厂或运输过程中导致；②更换设备的型号、规格、数量需与原设备一致；③更换设备的交付时间（需满足采购方使用需求）；④损坏设备的退回方式（如供应商上门取件、采购方邮寄，物流费用承担方）；⑤其他相关事宜（如是否需要提供临时替代设备等，根据实际需求协商）。

3.沟通达成一致后，双方确认沟通结果（建议通过书面形式，如邮件、补充协议等），明确双方权责和时间节点，避免后续纠纷。

4.若供应商对损坏情况有异议，采购部门需组织双方进一步核实，补充相关证据，必要时可邀请第三方检测机构进行鉴定（检测费用承担方按合同约定或协商确定）。

步骤6：损坏设备暂存与标识

1.仓库管理部门根据采购部门的通知，将损坏设备移至指定的临时存放区域，进行单独存放，避免与其他完好设备混淆。

2.在损坏设备上张贴《损坏设备标识卡》，注明设备名称、型号、序列号、损坏原因、存放日期、责任人等信息，确保设备可追溯。

3.仓库管理人员需做好损坏设备的保管工作，防止设备