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用友ERP报价与采购流程模板

一、用友ERP项目报价流程

（一）需求调研与初步沟通

企业在决定引入用友ERP系统后，首先需明确自身的核心需求与业务痛点。此阶段，企业应组织内部关键部门（如财务、供应链、生产、人力资源等）梳理业务流程，形成初步的需求清单。随后，与用友软件或其授权合作伙伴（以下统称“用友方”）进行接洽，用友方通常会指派售前顾问团队与企业对接，通过会议、访谈等形式，深入了解企业的组织架构、业务模式、管理诉求及信息化现状，为后续方案制定奠定基础。

（二）初步方案与报价范围确认

基于初步的需求沟通，用友方会出具一份概要性的解决方案及对应的报价范围。此方案通常包括建议选用的用友ERP产品系列（如U9cloud、NCCloud、T+Cloud等）、核心模块清单（如财务会计、管理会计、供应链管理、生产制造等）、以及初步的实施服务范围和周期预估。企业需组织相关人员对该初步方案进行评审，重点确认报价范围是否覆盖核心需求，产品选型是否匹配企业规模与发展规划。

（三）详细需求分析与方案制定

若初步方案获得认可，双方将进入详细需求分析阶段。用友方售前顾问团队会与企业项目组共同开展工作，通过问卷调查、流程穿行测试等方式，对各业务环节的需求进行细化与确认，形成《需求规格说明书》或类似文档。基于此，用友方将制定详细的ERP解决方案，包括具体的模块配置、功能实现方式、数据迁移策略、接口开发需求（如必要）等，并据此更新报价构成。

（四）正式报价书编制与提交

用友方根据详细解决方案，编制正式的《用友ERP项目报价书》。报价书通常包含以下核心内容：

1.产品清单及价格：明确列出所购用友ERP软件的模块名称、版本、授权方式（如用户数、并发数、站点数等）及对应的单价与总价。

2.实施服务费用：包括需求分析、蓝图设计、系统配置与开发、数据迁移、用户培训、上线支持等服务的费用明细。

3.其他费用：可能涉及的第三方软件（如操作系统、数据库）、硬件设备（如服务器、存储）建议及费用预估（或由企业自行采购）、年服务费（运维支持）等。

4.商务条款：包括付款方式、交付周期、服务承诺、验收标准、质保期等。

正式报价书需加盖用友方公章后提交给企业。

（五）报价评估与商务谈判

企业收到正式报价书后，应由项目组（可包含财务、技术、采购等部门代表）对报价的合理性、完整性进行评估。评估内容包括：与市场同类产品及服务价格的对比、报价范围与实际需求的匹配度、各项费用的构成细节等。针对评估过程中发现的疑问或异议，企业可与用友方进行商务谈判，谈判焦点通常集中在价格折扣、服务内容增减、付款条件调整等方面。

（六）报价确认与采购启动

经过充分沟通与谈判，双方就报价内容达成一致后，企业需履行内部审批程序，确认最终的报价方案。此环节标志着报价流程的结束，同时也意味着采购流程的正式启动。

二、用友ERP项目采购流程

（一）采购需求确认与立项

企业内部根据已确认的用友ERP项目需求和报价方案，由需求部门（通常是IT部门或主导ERP项目的业务部门）提出正式的采购申请。采购申请需详细说明采购标的（用友ERP软件及相关服务）、预算金额、采购理由、预期效益等。该申请需按照企业内部审批流程逐级报批，最终完成项目立项。

（二）供应商选择与合同谈判

鉴于用友ERP产品及实施服务的专业性，其供应商通常为用友软件股份有限公司或其授权的、具备相应资质和实施能力的合作伙伴。在实际操作中，企业可能通过单一来源采购、竞争性谈判、询价等方式确定最终供应商。此阶段，核心工作是基于已确认的报价方案，与选定的用友方进行合同条款的细化谈判。合同内容应包括：

1.双方权利与义务。

2.采购标的的详细描述（产品名称、版本、模块、数量、服务内容等）。

3.合同总金额及支付方式、支付节点。

4.交付时间、地点及交付标准。

5.质量保证与售后服务条款（响应时间、服务方式、质保期限等）。

6.验收标准与验收流程。

7.违约责任与争议解决方式。

8.知识产权条款等。

（三）合同评审与签署

合同草案拟定后，企业需组织内部法务、财务、技术等相关部门对合同条款进行全面评审，确保合同的合法性、合规性、完整性及对企业权益的保障。评审通过后，按照企业合同管理规定履行签字盖章程序，与用友方正式签署合同。

（四）订单下达与履约

合同签署生效后，企业根据合同约定向用友方下达正式的采购订单（若合同本身已具备订单要素，此步骤可简化）。用友方则按照合同及订单要求，开始组织软件交付、实施团队组建、项目计划制定等履约工作。企业需指定专人或项目组与用友方保持密切沟通，跟踪履约进度，协调解决项目过程中出现的问题。

（五）验收

在用友方完成合同约定的交付内容（如软件安装部署、系统配置、数据迁移、用户培训、系统上线等）后，企业应依据