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合同管理流程及风险控制文档范本

一、适用范围与行业场景

本模板适用于各类企业（含国企、民企、外资企业）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁、技术开发等多类型合同场景。特别适合法务部门、业务部门及行政协同使用，可规范合同从发起、审批、签订到履行、归档的流程，同时识别并控制各环节风险，保障企业合法权益。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同准备阶段：需求明确与草案拟定

需求提出与资料收集

业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、交付期限、预算金额等核心要素。

收集合作方主体资格证明材料（如营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等），核实其经营资质及履约能力（如通过“国家企业信用信息公示系统”查询是否异常、涉诉等，避免与无资质主体合作）。

合同草案拟定

业务部门根据需求，参考企业标准合同模板或自行拟定草案，内容需包含：合同主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等核心条款。

涉及技术、财务等专业条款时，需协同技术部、财务部共同审核，保证条款可操作、符合企业财务制度（如付款方式、发票要求等）。

（二）合同审批阶段：多维度合规审查

发起审批流程

业务部门在OA系统或合同管理系统中发起审批，合同草案及附件（如需求申请表、合作方资质材料等），明确审批节点（如部门负责人→法务→财务→分管领导→总经理）。

部门审核：业务可行性确认

部门负责人审核合同内容是否符合业务目标，需求是否合理，资源（人力、资金、工期）是否可保障，重点核对标的、数量、期限等业务条款与需求一致性。

法务审核：法律风险把控

法务部门重点审核：

主体资格：合作方是否具备签约能力（如分支机构需授权），经营范围是否涵盖合同内容；

条款合法性：是否符合《民法典》等法律法规，违约责任是否明确、可执行，争议解决方式是否约定明确（如仲裁/诉讼及管辖地）；

权利义务对等性：是否存在单方面加重企业责任的“霸王条款”，知识产权、保密条款是否全面。

法务出具《法律审核意见书》，对重大风险条款需标注并建议修改，无风险或风险可控后签字确认。

财务审核：资金与税务合规

财务部门审核价款/报酬是否合理、符合预算，付款方式与现金流匹配，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求是否明确，违约金、赔偿金计算方式是否合规。

最终审批：决策层授权

根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理最终审批：

金额≤10万元：分管领导审批；

10万元＜金额≤100万元：总经理审批；

金额＞100万元：需提交董事会或股东会审议。

审批通过后，形成《合同审批表》，所有审批人需签字留痕，审批流程不可逆。

（三）合同签订阶段：文本固化与签署生效

文本最终核对

业务部门根据审批意见修改合同草案，形成终稿，与法务、财务共同核对文本一致性（如修改处是否盖章/标注），避免“黑白合同”或条款歧义。

签署仪式与盖章管理

双方约定签署方式（现场签署/电子签署），现场签署时需核对双方身份（如法定代表人身份证原件、授权委托书），授权委托书需明确授权范围、期限并由法定代表人签字盖章。

合同盖章需严格执行“用印审批制”，由行政部根据《合同审批表》加盖公章或合同专用章，骑缝章需覆盖合同所有页，禁止在空白合同上盖章。

合同分发与备案

签署后，合同原件至少一式三份（企业留存、合作方、财务/法务各一份），业务部门在3个工作日内将原件移交档案室，同时扫描电子版存入合同管理系统，同步更新《合同台账》。

（四）合同履行阶段：履约跟踪与风险预警

履约计划制定

业务部门根据合同约定制定《履约计划表》，明确各阶段任务、时间节点、责任人（如采购合同的“下单→生产→物流→验收”节点），同步抄送法务、财务部门。

履约进度跟踪

责任人按计划跟踪履约情况，每周填写《合同履行跟踪表》，记录进度是否正常、是否存在延迟（如交付延期、质量不达标），若出现异常，需24小时内上报部门负责人及法务部门。

验收与确认

合同标的交付后，业务部门联合质检、使用部门共同验收，出具《验收确认书》，明确验收结果（合格/不合格）、数量、日期，并由双方签字盖章；验收不合格的，需书面通知合作方限期整改，保留整改证据。

款项支付与发票管理

财务部门根据合同约定及验收确认书支付款项，支付前核对发票是否合规（如名称、税号、项目与合同一致），禁止“先付款后开发票”或无合同付款。

（五）合同变更与解除：规范流程与责任界定

合同变更

履约过程中若需变更（如数量、期限、价款），由业务部门提出《合同变更申请》，说明变更原因、内容及对双方权利义务的影响，重新履行审批流程（参照“合同审批阶段”）。

变更需签订《补充协议》，明确变更条款效力（如与原合同冲突时以补充协议为准），避免口头约