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有机肥采购及售后服务管理方案

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司有机肥采购行为，确保采购的有机肥产品质量合格、价格合理、供应稳定，保障农业生产活动的顺利进行，并强化采购后的售后服务管理，维护公司合法权益，降低采购风险，提高采购效益，特制定本方案。本方案依据国家相关法律法规、行业标准及公司内部管理制度制定。

（二）适用范围

本方案适用于公司所有涉及有机肥的采购活动，包括但不限于采购计划制定、供应商选择、合同签订、产品验收、入库、付款以及后续的售后服务协调与评估等环节。公司各相关部门在进行有机肥采购及相关活动时，均须遵守本方案规定。

（三）基本原则

1.质量优先原则：始终将产品质量放在首位，确保采购的有机肥符合国家或行业标准及公司特定生产需求。

2.性价比优化原则：在保证质量的前提下，通过市场调研和比价，追求合理成本与最佳效益的平衡。

3.合规诚信原则：采购过程严格遵守国家法律法规及公司内部规定，与供应商建立诚信、公平、互利的合作关系。

4.集中统一与分级负责相结合原则：采购活动在公司统一管理框架下进行，明确各部门职责，协同高效运作。

二、组织机构与职责

（一）采购领导小组

公司成立有机肥采购领导小组，由分管领导任组长，成员包括采购部、技术部、财务部、生产部（或使用部门）及仓储部等相关部门负责人。主要职责为：

1.审定有机肥采购及售后服务管理的相关制度和流程。

2.审批年度或大额有机肥采购计划。

3.对重大采购项目的供应商选择、合同条款等进行决策。

4.协调处理采购及售后服务管理中出现的重大问题和争议。

（二）采购部

作为有机肥采购的归口管理部门，主要职责为：

1.负责组织编制和实施有机肥采购计划。

2.牵头进行供应商的寻源、考察、评估与管理。

3.负责采购合同的洽谈、拟定、报审与执行。

4.组织或参与有机肥的到货验收、入库协调。

5.负责采购款项的申请与支付协调。

6.收集、整理和保管采购相关文件资料。

7.牵头处理采购过程中的异议、纠纷及售后服务协调工作。

（三）技术部（或农技部门）

1.根据公司生产需求，提供有机肥的技术参数、质量标准及相关技术要求。

2.参与供应商的技术评估和产品质量认证。

3.负责或指导有机肥到货后的抽样检测（或委托第三方检测）及质量判定。

4.提供有机肥施用技术指导，收集和反馈使用效果。

5.参与处理因产品质量问题引发的技术争议。

（四）财务部

1.负责采购资金的预算审核与安排。

2.根据审批后的采购合同、验收合格证明及发票等，办理付款手续。

3.对采购成本进行核算与分析。

（五）生产部（或使用部门）

1.根据生产计划提出有机肥的具体需求（数量、规格、到货时间等）。

2.参与到货有机肥的数量清点和外观初验。

3.负责有机肥的领用、施用，并记录使用情况。

4.及时反馈有机肥在使用过程中出现的质量问题和售后服务需求。

（六）仓储部

1.负责有机肥到货后的仓储空间规划与准备。

2.参与到货有机肥的数量核对、包装检查和入库管理。

3.负责有机肥的在库保管，确保存储环境适宜，防止变质、损坏或流失。

4.建立有机肥库存台账，做到账物相符。

三、采购管理流程

（一）采购需求与计划

1.需求提报：生产部（或使用部门）根据种植计划和土壤状况，提前向采购部提交《有机肥采购需求单》，明确所需有机肥的品种、规格、预估数量、质量要求、到货时间及地点等。

2.计划编制与审批：采购部汇总各部门需求，结合库存情况、市场行情及资金状况，编制《有机肥年度/季度/月度采购计划》，报采购领导小组审批后执行。对于临时或紧急采购需求，需单独履行报批手续。

（二）供应商选择与管理

1.供应商寻源：采购部通过市场调研、行业推荐、展会、网络平台等多种渠道搜集潜在有机肥供应商信息。

2.供应商资质审查：重点审查供应商的营业执照、生产许可证（若有）、肥料登记证、产品质量检验合格证明、生产能力、环保状况、信誉记录及售后服务能力等。

3.供应商考察与评估：对重要或新的供应商，采购部应组织技术部等相关部门进行实地考察，了解其生产工艺、质量管理体系、原材料来源、生产规模及产能等。建立《供应商评估表》，从质量、价格、交期、服务、信誉等方面进行综合评估。

4.合格供应商名录：对通过评估的供应商，纳入《合格供应商名录》进行动态管理。定期（如每年）对合格供应商进行复评，优胜劣汰。

5.样品测试：对新引进或关键的有机肥产品，应要求供应商提供样品，由技术部进行检验或田间小范围试用，确认其质量和适用性后方可批量采购。

（三）采购方式确定

根据采购金额、市场竞争程度及采购物品特性，按照公司相关规定选择合适的采购方式，如公开招标