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供应链信息管理与协同工具指南

一、典型应用场景与适用对象

本工具适用于供应链各参与方（供应商、制造商、物流服务商、零售商、第三方平台等）间的信息交互与协同管理，核心场景包括：

订单协同：供应商接收制造商订单、反馈产能与交期，制造商跟踪订单执行进度；

库存共享：零售商与供应商实时共享库存数据，供应商根据安全库存主动补货；

物流跟踪：物流商向货主实时更新运输节点（如出库、在途、签收），异常情况（如延误、破损）及时预警；

异常处理：质量不符、交期延迟、物流中断等问题时，多方协同定位原因、制定解决方案；

需求预测：制造商向供应商共享需求预测数据，供应商提前调整产能与物料储备。

二、协同操作流程与步骤详解

1.需求发起与信息

操作主体：需求发起方（如制造商计划部、零售商采购部）；

操作内容：

明确协同需求类型（订单/库存/物流/异常等），填写基础信息（如产品编码、数量、时间节点、参与方）；

相关附件（如订单确认函、库存报表、物流需求单）；

在协同平台选择对接方（如供应商、物流商），设置信息可见权限（如仅对方可见、多方可见）。

工具/方法：供应链协同平台（如ERP系统、SRM系统）、邮件/即时通讯工具辅助通知；

输出成果：需求协同任务创建成功，对接方收到系统通知。

2.信息同步与确认

操作主体：对接方（供应商、物流商等）；

操作内容：

接收需求信息后，1个工作日内确认可执行性（如产能是否匹配、库存是否充足、运力是否到位）；

对需调整项（如交期、数量）及时反馈，提出替代方案（如分批交付、替代物料）；

双方在协同平台确认最终信息，《协同确认单》（电子签名/盖章）。

工具/方法：协同平台在线确认、视频会议沟通；

输出成果：双方确认的协同信息，无异议则进入执行阶段，有异议则启动协商流程。

3.协同任务执行

操作主体：执行方（供应商生产/发货、物流商运输、制造商收货/入库）；

操作内容：

按确认信息执行任务（如供应商按订单排产、物流商安排车辆运输）；

实时更新执行进度（如生产完成率、发货状态、运输GPS定位），通过协同平台执行记录（如生产日报、物流签收单）；

遇突发情况（如设备故障、天气影响）导致无法按计划执行时，立即启动异常预警（见步骤5）。

工具/方法：生产管理系统（WMS）、运输管理系统（TMS）、协同平台进度更新；

输出成果：任务执行进度数据、阶段性成果（如入库单、签收记录）。

4.进度跟踪与反馈

操作主体：需求发起方与执行方；

操作内容：

需求发起方通过协同平台实时跟踪执行进度（如订单生产进度、物流在途位置），设置关键节点提醒（如“预计到货前24小时”）；

执行方定期（每日/每阶段）反馈执行情况，如“今日完成生产50%”“运输车辆已抵达中转站”；

双方定期（如每周）召开协同会议，复盘进度、沟通问题。

工具/方法：协同平台进度看板、定期会议纪要；

输出成果：进度跟踪报告、会议纪要，保证信息透明。

5.异常处理与闭环

操作主体：相关方（执行方、需求发起方、质量部门等）；

操作内容：

异常发生时，执行方10分钟内发起异常预警，填写《异常处理记录表》（异常类型、影响范围、初步原因）；

需求发起方1小时内响应，组织多方（如供应商质量部、物流商运营部）召开紧急会议，分析原因（如原材料延迟、运输路线堵塞）；

制定解决方案（如加急调货、更换物流路线），明确责任方与解决时限；

解决完成后，执行方验证结果（如合格品检测报告、签收证明），需求发起方确认关闭异常。

工具/方法：协同平台异常预警模块、紧急会议通讯工具；

输出成果：异常处理闭环记录，包含原因、措施、结果。

6.结果归档与复盘

操作主体：需求发起方（如供应链管理部门）；

操作内容：

整理协同全流程文档（确认单、执行记录、异常报告、会议纪要），分类归档至协同平台知识库；

协同结束后3个工作日内，组织参与方复盘，评估协同效率（如订单响应时间、异常处理时效），总结优化点（如信息传递延迟、流程冗余）；

更新协同标准流程（如缩短确认时限、简化异常上报步骤），形成《协同优化方案》。

工具/方法：协同平台文档管理、复盘会议；

输出成果：归档资料、优化方案，持续提升协同效率。

三、核心协同工具表格模板

表1：供应链信息协同登记表

协同主题

参与方（发起方/执行方）

信息类型（订单/库存/物流/异常）

发起时间

计划完成时间

状态（待确认/执行中/已完成/异常）

负责人

联系方式（内部系统号）

备注（如特殊需求）

Q3订单-产品A

制造商/供应商

订单协同

2023-07-01

2023-07-03

待确认

张*

内线8888

需分批交付

库存共享-华东仓

零售商/供应商

库存协同

2023-07-02

2023-07-05

执行中

李*

内线9999

安全库存≤7天

表2：订单执行跟踪表

订单号

产品编码