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采购物资验收标准及问题反馈模板
模板应用范围
验收操作步骤详解
一、验收准备阶段
资料核对
仓库管理员收到供应商到货通知后，需提前获取采购合同、采购订单、送货单、产品说明书、质量检测报告等资料，核对物资名称、规格型号、数量、到货日期是否与订单一致。
如为特种设备、原材料等需资质证明的物资，需确认供应商是否提供有效的生产许可证、3C认证、环保检测报告等文件。
人员与工具准备
根据物资类型组建验收小组：一般物资由仓库管理员某某主导验收；技术复杂物资（如生产设备）需邀请技术部某某、使用部门某某共同参与；贵重或大宗物资需采购部某某在场监督。
准备验收工具：如卷尺、卡尺、电子秤、万用表、检测软件等，保证工具在校准有效期内。
场地规划
确定验收区域，保证场地整洁、通风，具备物资存放条件；对易碎、防潮、防静电等特殊物资，需提前准备防护设施（如泡沫垫、干燥剂、防静电袋）。
二、验收实施阶段
数量验收
采用点数、称重、测量等方式核对物资数量，与送货单、采购订单逐一比对。
若为整包装物资，需检查外包装是否完好，数量是否与标注一致；零散物资需逐个清点并记录批次号。
数量差异处理：如数量短缺，需当场与送货人员确认并签字；如数量溢余，需及时通知采购部某某核实是否为订单多送。
质量验收
外观检查：检查物资表面是否有划痕、破损、变形、锈蚀、变色等缺陷，包装是否完好，标识（如生产日期、保质期、型号规格）是否清晰。
规格型号核对：通过产品说明书、图纸或技术参数，确认物资规格型号是否符合合同约定（如尺寸、功率、材质等）。
功能测试：对需通电、运行或功能测试的物资（如设备、电器），由技术部某某按照操作规范进行测试，记录运行参数、功能是否达标。
抽样检测：对大批量原材料（如钢材、塑料粒子）或低值易耗品，按GB/T2828.1标准随机抽样，送质检部或第三方机构检测，重点检测关键指标（如成分含量、强度、环保指标）。
文件验收
核对物资随附文件是否齐全，包括合格证、保修卡、使用手册、出厂检测报告等，文件信息需与物资实物一致。
三、问题反馈与处理阶段
问题记录
验收过程中发觉任何不符合项（如数量不符、外观缺陷、功能不达标、文件缺失等），需立即填写《采购物资验收问题反馈表》（详见模板示例），详细描述问题现象、涉及数量、责任初步判定（供应商责任/物流责任/验收疏忽）。
问题分级
轻微问题：不影响物资基本使用功能（如外包装轻微破损、说明书缺失），可由仓库管理员某某与供应商沟通后，要求其补发文件或更换包装。
一般问题：影响物资部分功能或使用体验（如设备配件缺失、非关键参数偏差），需采购部某某联系供应商协商解决方案（如补发配件、折价）。
严重问题：物资无法使用、存在安全隐患或与合同严重不符（如设备核心部件损坏、原材料成分超标），需立即通知采购部某某及分管领导，启动退货流程并追究供应商责任。
结果确认
验收合格：验收小组在《采购物资验收单》上共同签字确认，仓库管理员某某办理入库手续，更新库存台账。
验收不合格：将《采购物资验收问题反馈表》抄送采购部、财务部，财务部根据处理结果暂停或延迟支付货款。
四、记录归档阶段
验收完成后，仓库管理员某某需在2个工作日内将《采购物资验收单》《采购物资验收问题反馈表》、检测报告、供应商回复函等资料整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。
模板示例
表1：采购物资验收单
验收单编号：CGYSYS-2024-X
日期：2024年X月X日
采购订单号
PO-2024-X
供应商名称
有限公司
物资名称
X型工业轴承
规格型号
6205-2RS
采购数量
100套
到货数量
100套
验收项目
验收标准
外观质量
无划痕、锈蚀，标识清晰
尺寸公差
Φ52±0.01mm
旋转灵活性
转动平稳无异响
文件完整性
附合格证、检测报告
验收结论
□合格□不合格（请注明：____________________）
验收人员签字
仓库：某某技术：某某采购：某某
表2：采购物资验收问题反馈表
反馈单编号：CGYSYF-2024-X
日期：2024年X月X日
关联验收单编号
CGYSYS-2024-X
涉及物资名称
X型办公打印机
供应商名称
科技有限公司
问题描述
设开机后屏幕显示“E5”错误代码，无法正常打印，经技术部检测为打印头故障。
问题等级
□轻微□一般■严重
涉及数量
2台
责任初步判定
供应商责任（产品质量问题）
处理建议
1.全部退货；2.要求供应商3个工作日内更换同型号合格产品；3.逾期未处理则扣除合同质保金。
反馈部门
仓库部
反馈人
某某
采购部处理意见
同意退货，已联系供应商确认，预计X月X日前完成换货。
采购负责人签字
某某
处理结果
□已解决□处理中□待跟进
关闭日期
2024年X月X日
使用过程中的重要提醒
验收时效性：物
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