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标准形式发票模板及填写说明

在商业交易中，形式发票（ProformaInvoice）作为一种非正式的报价单或预付款请求凭证，扮演着重要的角色。它不仅为买方提供了货物或服务的详细信息及预估成本，也为卖方后续的正式发票开具奠定了基础。一份规范、清晰的形式发票能够有效减少交易双方的沟通成本，避免潜在的误解。本文将提供一个通用的标准形式发票模板，并辅以详尽的填写说明，旨在帮助业务人员准确、高效地完成形式发票的开具工作。

一、标准形式发票模板

以下是一个经过实践检验的标准形式发票模板框架。请注意，根据不同行业、不同国家/地区的具体要求以及交易的特殊性，您可能需要对模板进行适当调整。

---

[您的公司标志或信头，如果有的话]

形式发票(ProformaInvoice)

发票编号：`[例如：PI-YYYYMMDD-XXX]`

日期：`[年月日]`

致：

`[客户公司名称]`

`[客户公司地址]`

`[客户联系人姓名，可选]`

`[客户电子邮箱，可选]`

`[客户电话，可选]`

发件人：

`[您的公司名称]`

`[您的公司地址]`

`[您的联系人姓名]`

`[您的电子邮箱]`

`[您的电话]`

订单编号（如适用）：`[客户的订单编号]`

预计发货日期（如适用）：`[年月日]`

贸易术语（如适用，例如：FOB,CIF）：`[例如：FOBShanghai]`

付款条件：`[例如：T/T30%预付款，余款见提单副本；或Net30天]`

序号

商品/服务名称及描述

规格型号

单位

数量

单价(币种)

金额(币种)

:---

:--------------------------

:-------

:---

:---

:----------

:----------

1

`[详细描述商品A或服务A]`

`[选填]`

`[如：个，件，小时]`

`[数量]`

`[单价金额]`

`[数量×单价]`

2

`[详细描述商品B或服务B]`

`[选填]`

`[如：个，件，小时]`

`[数量]`

`[单价金额]`

`[数量×单价]`

...

...

...

...

...

...

...

**小计(Subtotal)**

`[金额合计]`

**加：运费(Freight)**

`[金额]`

**加：保险(Insurance)**

`[金额]`

**加：其他费用(Other)**

`[金额]`

**减：折扣(Discount)**

`[金额]`

**税额(Tax/VAT)**

`[税率%]`

`[税额金额]`

**总计(TotalAmount)**

`[总金额]`

大写金额：`[例如：美元XXXX元整]`

备注/特殊条款(Remarks/SpecialTerms)：

`[例如：此形式发票有效期为XX天；或货物原产地：XX国家/地区；或其他双方约定的条款]`

银行信息（如适用，用于预付款）：

`[银行名称]`

`[银行地址]`

`[SWIFT/BIC代码]`

`[账户名称]`

`[账号]`

`[其他必要信息，如IBAN等]`

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[您的公司名称]

`[授权签字人姓名]`

`[授权签字人职位]`

`[公司盖章，如适用]`

`[日期]`

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二、详细填写说明

1.发票基本信息

*[您的公司标志或信头]:位于发票顶端，通常包含公司Logo、名称、地址、联系方式等，体现公司形象。若无固定信头，则在“发件人”处详细填写。

*形式发票(ProformaInvoice):明确标注此单据的性质。

*发票编号(InvoiceNumber):为每一份形式发票分配一个唯一的、连续的编号，便于内部管理和双方查阅。建议包含年份、月份及序列号等元素。

*日期(Date):开具此形式发票的日期。

2.买卖双方信息

*致(To/BillTo):填写购买方（客户）的准确信息。

*`[客户公司名称]`:必须与客户的法定注册名称一致。

*`[客户公司地址]`:客户的详细办公地址。

*`[客户联系人姓名，可选]`:方便对方内部流转和沟通。

*`[客户电子邮箱，可选]`、`[客户电话，可选]`:客户的主要联系方式。

*发件人(From/ShipFrom):填写销售方（您的公司）的准确信息。

*`[您的公司名称]`、`[您的公司地址]`、`[您的联系人姓名]`、`[您的电子邮箱]`、`[您的电话]`:确保信息准确无误，方便客户与您联系。

3.交易参考信息

*订单编号（如适用）:填写客户下达给您的采购订单编号，便于双方对账和追溯。

*预计发货日期（如适用）:如果是实物商品，填写预计的货物发出日期。

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