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企业文件档案管理标准与流程模板

一、适用范围与典型应用场景

二、标准化操作流程详解

（一）文件收集与分类

明确收集范围

各部门需在文件形成后3个工作日内，将具有保存价值的文件（含合同、报告、会议纪要、审批单、图纸、邮件记录等）移交至档案管理部门。

收集范围依据《企业文件归档范围与保管期限表》确定，重点包括反映企业主要职能、历史面貌、具有查考利用价值的文件。

初步分类整理

档案管理部门收到文件后，按“部门—年度—问题”三级分类法进行初步整理，剔除重复、无保存价值的文件（如临时通知草稿、过期报价单等）。

对文件进行排序：正本在前、附件在后；批复在前、请示在后；印件在前、定稿在后。

责任主体：各部门文件形成人负责初步收集，档案管理员负责分类整理。

输出成果：《文件收集清单》（含文件名称、形成部门、形成日期、数量、移交人等信息）。

（二）立卷与归档

编制卷内目录

对分类后的文件，逐份编制卷内目录，内容包括：文件编号、题名（文件标题）、责任者（形成部门/人）、日期、页次、备注等。

文件编号规则：部门代码（如行政部为XZ）+年度+流水号（如XZ-2023-001）。

装订与封装

纸质文件采用“三孔一线”装订法，厚度不超过2cm；涉密文件需使用专用档案盒封装，标注密级。

电子文件按“年度—部门—类别”建立文件夹，命名规则与纸质文件编号一致，存储至企业指定的档案管理服务器（非本地硬盘）。

归档审核与移交

档案管理员核对卷内目录与文件内容的一致性，保证无遗漏、无错号后，填写《档案归档审核表》，经部门负责人*、档案管理负责人签字确认。

审核通过后，纸质档案移交至档案库房，电子档案至档案管理系统，完成归档。

责任主体：档案管理员主导，部门负责人*审核。

输出成果：装订成册的纸质档案、电子档案文件夹、《档案归档审核表》。

（三）保管与维护

存储环境管理

纸质档案库房需符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体），温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。

电子档案存储服务器需定期（每月）进行数据备份，采用“本地备份+异地备份”双模式，备份数据保留不少于2年。

定期检查与清点

档案管理员每季度对纸质档案进行清点，检查有无霉变、虫蛀、破损等情况，填写《档案检查记录表》。

电子档案每半年进行一次病毒查杀与数据完整性校验，保证文件可正常读取。

涉密档案特别管理

涉密档案需单独存放，配备密码锁、监控设备，查阅需经分管领导*审批，并全程记录查阅人、时间、用途等信息。

责任主体：档案管理员负责日常保管，IT部门配合电子档案备份。

输出成果：《档案检查记录表》、《电子档案备份日志》。

（四）借阅与利用

借阅申请与审批

员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，说明借阅事由、文件名称、借阅期限（原则上不超过5个工作日）。

普通档案由部门负责人审批，涉密档案需经分管领导审批，审批通过后方可借阅。

借阅与归还

纸质档案借阅时，档案管理员需核对申请人身份与审批表，当面点交文件，并要求借阅人在《档案借阅登记表》签字。

归还时，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录。电子档案需通过档案管理系统在线借阅，系统自动记录查阅日志，禁止（经审批的特殊情况除外）。

利用限制

涉密档案严禁复制、摘抄；普通档案复制需经档案管理负责人同意，复制件需标注“复印件”字样。

责任主体：档案管理员负责借阅登记与审核，借阅人负责文件安全。

输出成果：《档案借阅申请表》、《档案借阅登记表》。

（五）鉴定与销毁

到期鉴定

档案管理部门在档案保管期限届满前3个月，组织鉴定小组（由档案管理员、法务专员、部门负责人*组成）对档案进行价值鉴定。

鉴定结果分为：继续保管、延长保管、销毁三类，填写《档案鉴定表》并经分管领导*审批。

销毁实施

需销毁的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，注明文件编号、题名、保管期限、数量、销毁原因等信息，经审批后至少2人共同监销。

纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁，电子档案进行彻底删除（低级格式化），并填写《档案销毁记录表》。

责任主体：档案管理部门组织，法务部门参与鉴定，监销人签字确认。

输出成果：《档案鉴定表》、《档案销毁清册》、《档案销毁记录表》。

三、核心管理工具表单模板

表1：文件收集清单

序号

文件名称

形成部门

形成日期

数量（页/份）

文件类型

移交人

接收人

备注

1

2023年度工作总结

行政部

2023-12-25

15

报告类

含附件3份

2

项目合同审批单

研发部

2023-10-18

3

合同类

正本

表2：档案归档审核表

档案名称

归档部门

归档日期

文件数量

卷内目录份数

审核意见

2023年财务档案

财务部

2024-01-05

120

1

符合归档要求，同意归档。

部门负责人签字：