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行政岗位职责与工作流程手册

前言

本手册旨在明确行政岗位的核心价值、规范工作行为、提升整体效能，为行政人员提供清晰的工作指引和操作规范。行政工作是组织高效运转的基石，其专业性与细致度直接影响着整体运营效率与员工体验。希望通过本手册的实施，能够进一步强化行政团队的服务意识、责任意识与协作精神，共同为组织的稳健发展贡献力量。

一、行政岗位定位与核心价值

行政岗位是组织内部的“粘合剂”与“润滑油”，承担着承上启下、内外协调、服务保障的关键职能。其核心价值在于通过高效的事务管理、细致的后勤保障、有序的流程运作，为各部门及全体员工创造稳定、舒适、高效的工作环境，确保组织战略目标在日常运营中得到有效支撑。行政人员不仅是服务者，更是组织文化的践行者与传播者。

二、核心岗位职责

（一）办公环境与设施管理

负责办公场所的日常维护与管理，确保环境整洁、有序、安全。这包括但不限于办公区域的清洁监督、绿植养护、照明及空调等基础设施的巡检与报修协调。同时，需关注办公环境的舒适度与功能性，根据实际需求进行合理优化，营造积极向上的工作氛围。对于办公设备，如打印机、复印机、投影仪等，要建立台账，定期进行检查、保养，协调专业维修服务，保障设备的正常运行，减少因设备故障造成的工作延误。

（二）日常办公支持与会务组织

承担各类文件、资料的打印、复印、扫描、装订等基础性文书工作，确保文件格式规范、内容清晰。负责公司信函、报刊、快递的收发、登记与分发，做到及时、准确，不遗漏重要信息。

在会务组织方面，需根据会议需求，从会前准备（包括会议室预订、议程拟定、参会人员通知、材料准备、设备调试、茶歇安排等）、会中服务（包括签到引导、会议记录、设备保障、应急处理等）到会后整理（包括场地清理、纪要撰写与分发、资料归档等），提供全流程、专业化的支持，保障会议高效、有序进行。

（三）固定资产与采购管理

对公司固定资产（如办公家具、电子设备等）进行统一登记、编号、标签管理，建立详实的固定资产台账。定期组织固定资产盘点，确保账实相符，对闲置、报废资产按规定流程进行处置。

负责日常办公用品、低值易耗品的采购工作。这包括根据各部门需求及库存情况，制定合理的采购计划，选择合格的供应商，进行比价议价，确保采购物资的质量与成本控制。采购过程需遵循公司相关规定，确保流程合规、透明。

（四）差旅与后勤保障

为员工因公出差提供必要的支持与服务，包括协助办理机票、酒店预订，指导差旅报销流程，确保员工差旅的顺利与便捷。同时，关注差旅政策的执行情况，及时反馈问题并提出优化建议。

后勤保障还涵盖了员工福利的部分执行工作，如节日福利的发放、员工活动的后勤支持等，以及对办公区域安全、消防等事项的日常巡查与协调处理，保障员工的人身与财产安全。

（五）档案与信息管理

负责公司各类档案（包括文书档案、合同档案、人事档案等，需根据公司规定明确具体范围）的收集、整理、分类、归档、保管与借阅工作。严格执行档案管理规定，确保档案的完整性、安全性与保密性。同时，对于各类办公信息，如通讯录、规章制度等，要及时更新与维护，保证信息的准确性与可获取性。

（六）企业文化建设协助

积极协助相关部门组织公司各类文化活动、团队建设活动等，如年会、生日会、团建等，负责活动的前期筹备、现场协调及后期收尾工作，营造积极、健康、和谐的企业文化氛围，增强员工的归属感与凝聚力。

三、工作流程规范

（一）办公用品申领与分发流程

1.需求提出：各部门员工根据实际工作需要，通过指定的线上系统或书面表单提交办公用品申领需求。

2.汇总审核：行政人员定期（如每周固定时间）汇总各部门申领需求，核对库存情况，对于超出常规用量的申领，可与相关部门沟通确认。

3.采购与入库：若库存不足，行政人员启动采购流程。采购物品到货后，进行数量和质量核对，确认无误后办理入库登记。

4.分发与签收：行政人员根据申领需求，将办公用品分发给各部门指定人员或直接申领人，并要求其在领用登记表上签字确认，确保分发记录可追溯。

（二）会议室预订与使用流程

1.预订申请：员工通过会议室预订系统或向行政部门提出预订申请，注明会议主题、日期、时间、所需会议室规格、参会人数及特殊设备需求（如投影、视频会议等）。

2.availability查询与确认：行政人员查询会议室availability，在条件允许的情况下，确认预订并在预订系统中更新状态；若无法满足，可协助协调其他时间段或会议室。

3.会前准备：会议开始前，行政人员或指定人员需检查会议室设施是否完好，空调、灯光、投影等设备是否正常运行，根据需求准备会议材料、饮用水、茶歇等。

4.会议使用与管理：会议期间，确保会议室使用秩序。如遇设备故障等突发情况，行政人员需及时协调处理。

5.会后清理：会议结束后，使用部门应将