供应链管理货物入库验收模板.docVIP

供应链管理货物入库验收模板

一、适用场景与行业背景

本模板适用于各类企业供应链管理中的货物入库验收环节，覆盖制造业原材料入库、零售业商品入库、电商仓库到货验收、第三方物流中转仓货物接收等多种场景。无论是常规采购物资、紧急补货货物，还是跨境进口商品，均可通过标准化验收流程保证货物数量准确、质量合格、信息完整，为后续库存管理、财务结算及供应链协同提供可靠依据。特别适用于需建立规范化仓储管理体系的企业，可有效避免因验收疏漏导致的库存差异、质量纠纷及成本失控问题。

二、入库验收标准化操作流程

（一）验收准备阶段

信息前置确认

仓库提前1个工作日通过ERP/WMS系统获取到货计划，包括供应商名称、送货单号、采购订单号、货物名称、规格型号、应收数量、预计到货时间等信息。

如遇紧急到货或临时补货，采购部门需提前4小时以书面形式（含系统审批记录）通知仓库，明确验收优先级及特殊要求（如“先验收后补单”）。

资源与工具准备

根据货物特性准备验收工具：如电子秤（精度需校准）、卷尺、卡尺、扫码枪、质检设备（如硬度计、色谱仪等，针对特殊商品）、防护用品（手套、护目镜等）。

打印采购订单、送货单、质检标准（如ISO、企业内控标准等）作为验收依据，保证验收人员人手一份。

人员与场地安排

明确验收人员：仓管员（主验）、质检员（质量专项验收，如需）、采购对接人（*，供应商异常时协调）。

清理验收场地：保证通道畅通、照明充足，隔离验收区与合格品/不合格品存放区，避免混放。

（二）单据核对阶段

供应商单据完整性检查

核对供应商提供的《送货单》是否包含以下信息：供应商全称、送货单号、货物名称、规格型号、单位、数量、生产日期/批号（如需）、保质期（如需）、收货人签字盖章。

检查随货文件：如质检报告（COA）、3C认证、进口报关单（针对跨境商品）等是否齐全且与订单一致，缺失单据需当场要求供应商补充（如无法补充，记录异常并上报采购）。

内部单据一致性核对

将《送货单》与采购订单、ERP/WMS系统订单信息进行“三单匹配”，重点核对：

货物名称、规格型号是否与订单一致（避免“张冠李戴”，如将“A型号配件”误收为“B型号”）；

应收数量与送货数量是否在允许误差范围内（常规货物误差±3%，贵重或精密货物误差±1%，超出误差需立即上报采购）；

交货期是否符合订单约定（逾期到货需记录逾期天数，同步采购部门启动违约处理流程）。

（三）现场验收执行阶段

1.数量验收

全检与抽检原则：

贵重物品（如贵金属、精密仪器）、定制化商品实行100%全检；

常规标准化商品按抽样比例验收：批量≤50件时抽检10%（不少于5件），51-500件时抽检5%（不少于10件），＞500件时抽检3%（不少于20件），抽样需覆盖不同批次/包装。

清点方法：

逐件清点：如箱装商品开箱逐箱点数，标注“已检”标识；

称重复核：对以重量计量的货物（如原材料、散装商品），使用校准合格的电子秤称重，毛重、皮重、净重需与送货单一致（误差按行业标准，如±0.5%）；

标识核对：检查货物外包装上的条形码、二维码是否清晰可扫，与系统信息一致，无法识别的需手动登记并标记“待复检”。

2.质量验收

外观检查：

检查货物外包装是否完好，无破损、变形、受潮、污染（如食品包装是否漏气，家电外壳是否有划痕）；

拆包后检查货物本身：无锈蚀、裂纹、褪色、异味等缺陷，零部件齐全（如组装类商品核对配件数量是否与清单一致）。

功能测试（如需）：

对有功能要求的商品（如电子产品、机械设备），按质检标准进行通电、运行参数测试，记录测试数据（如电池续航、设备功率）；

需送检的商品（如化工原料、食品），由质检员取样并填写《送检单》，24小时内反馈检验结果，检验合格后方可入库。

资质与标识检查：

核对商品标识（如生产日期、保质期、有效期）：食品类需距保质期≥1/3，药品需距有效期≥6个月，临近期限或无明确期限的拒收；

检查认证标识：如3C标志、能效标签、有机认证等是否齐全且在有效期内。

3.包装与标识验收

包装需符合运输、存储要求：如易碎品有气泡柱防护，液体商品密封无泄漏，危险品有合规警示标识；

标签信息完整：包含货物名称、规格、数量、生产批号、供应商名称、验收状态（“合格”“待检”“不合格”）等，模糊或缺失的需补签。

（四）异常处理阶段

轻微异常处理

数量短少≤3%或轻微外观瑕疵（如包装轻微破损但货物完好），由仓管员在《送货单》上注明异常详情（如“短少2件，外箱破损1处”），要求供应商代表（*）签字确认，同步更新系统实收数量，采购部门后续补货。

严重异常处理

数量短少＞3%、质量不达标（如功能测试不合格、过期商品）、包装严重破损导致货物损坏，仓管员立即：

拒收货物，在《送货单》上标注“拒收”，注明原因（如“质量不合格，测试参数不达标”）；

拍照留存证据（