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合同审批及存档流程工具箱
一、适用情境
本工具箱适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，具体包括但不限于以下场景：
日常业务合同处理：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等标准化合同的审批与归档；
跨部门协作流程：涉及业务部门、法务部门、财务部门等多方参与的合同协同审批；
合规审计需求：为内部审计、外部监管检查提供完整的合同审批轨迹及存档记录；
风险控制场景：通过标准化流程降低合同条款疏漏、履约风险等管理隐患。
二、操作流程详解
合同审批及存档流程需遵循“发起-审核-审批-签署-存档”的闭环管理，具体步骤
1.合同发起与材料准备
责任主体：业务部门经办人（如经理）
操作内容：
根据业务需求确定合同相对方、标的、金额、履行期限等核心要素，起草合同文本；
准备配套材料（如附件、报价单、资质证明等），保证与合同内容一致；
填写《合同审批表》（见模板1），注明合同名称、编号、金额、涉及部门等基础信息，并附合同文本及材料清单。
输出成果：完整的合同文本初稿、配套材料、《合同审批表》电子版及纸质版。
2.部门内部审核
责任主体：业务部门负责人（如总监）
操作内容：
审核合同的业务逻辑合理性：是否符合部门年度计划、市场需求及预算要求；
核对关键条款：标的描述是否清晰、数量/价格是否准确、履行期限是否可行；
确认材料完整性：附件、资质证明等是否齐全有效。
审核结果：通过则流转至下一环节；不通过则退回经办人修改，注明修改意见。
3.法务合规审核
责任主体：法务部门专员（如法务主管）
操作内容：
审核合同法律效力：主体资格（对方营业执照、授权委托书等）、条款合法性（是否违反法律法规、行业规定）；
规避法律风险：检查违约责任、争议解决方式、知识产权条款等是否完备，是否存在歧义；
提出修订建议：对不合规条款标注修改意见，必要时提供标准条款模板。
审核结果：通过则签署意见流转；不通过退回业务部门，法务需同步书面说明修改理由。
4.财务条款审核
责任主体：财务部门专员（如财务经理）
操作内容：
审核资金安排：付款方式、进度、金额是否符合财务制度及预算要求；
评估财务风险：对方信用状况（如历史履约记录、资产负债情况）、发票类型及税务处理；
核对价格构成：是否与市场价格、报价单一致，是否存在隐性成本。
审核结果：通过则确认财务条款；不通过则要求业务部门重新协商或调整方案。
5.管理层最终审批
责任主体：根据合同金额及重要性分级审批（如总经理、分管副总、董事长*）
审批标准：
小额标准合同（如金额≤5万元）：由分管副总*审批；
大额/重要合同（如金额＞5万元或涉及核心业务）：由总经理或董事长审批；
特殊合同（如并购、重大资产处置）：需提交决策委员会集体审议。
审批结果：签署“同意”意见后进入签署环节；驳回则明确原因，终止流程或退回重审。
6.合同签署与用印
责任主体：行政部（用印管理岗）、业务部门（对接签署）
操作内容：
业务部门根据审批结果与对方协商签署时间、地点，确认合同份数（通常一式3-4份，双方各执1份，存档2份）；
行政部核对审批材料完整性（《合同审批表》、最终版合同文本），在指定位置加盖合同专用章或公章（严禁空白盖章）；
签署完成后，双方各执一份原件，业务部门将剩余原件及时交存档岗。
7.合同存档与登记
责任主体：档案管理部门（如档案管理员）
操作内容：
电子存档：将最终版合同文本、审批表、签署页等扫描存入管理系统，按“年份-合同类型-编号”规则命名（如“2024-采购合同-001”）；
纸质存档：将合同原件、附件、审批流程单等整理装订，放入档案盒，标注合同名称、编号、存档日期；
登记台账：更新《合同存档清单》（见模板3），记录合同编号、名称、签署日期、存档位置、保管人等信息，保证可追溯。
三、常用模板清单
模板1：合同审批表
合同基本信息
内容
合同名称
（如“办公设备采购合同”）
合同编号
（按“年份-部门-类型-序号”规则填写，如“2024-采购-设备-001”）
甲方（我方）
乙方（对方）
合同标的
合同总金额（大写/小写）
履行期限
涉及部门
业务部门、法务部门、财务部门等
审批流程
审核意见
业务部门负责人审核
（签字/日期）
法务部门审核
（签字/日期）
财务部门审核
（签字/日期）
管理层审批
（签字/日期，注明审批人职务）
附件清单
（如“报价单1份、对方资质证明复印件1份”）
模板2：合同信息登记表
合同编号
合同名称
签署日期
甲方
乙方
合同金额
履行期限
存档位置（电子/纸质）
备注
2024-采-001
办公设备采购
2024-03-15
公司
供应商
￥50,000
2024-04-01前
电子/E2024/001；档案柜A-01
已付款
模板3：合同存档清单
存档编号
合同名称
存档
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