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人事档案管理实务操作指南

引言

人事档案作为组织人力资源管理的核心信息载体，详实记录了员工从入职到离职的全生命周期关键信息，是组织选人用人、薪酬福利、权益保障及历史追溯的重要依据。科学、规范、高效的人事档案管理，不仅是提升人力资源管理水平的内在要求，更是维护组织与员工双方合法权益、防范管理风险的基础性工作。本指南旨在结合实践操作经验，系统梳理人事档案管理的关键环节与核心要点，为相关从业人员提供一套实用、严谨的操作指引，以期推动人事档案管理工作的标准化与精细化。

一、人事档案管理的重要性与基本原则

（一）人事档案管理的重要性

人事档案是组织掌握员工基本情况、政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的综合性文件材料。其重要性体现在：

1.决策参考价值：为组织在员工招聘录用、选拔晋升、培训开发、绩效考核、薪酬调整等方面提供客观依据。

2.权益保障凭证：在处理劳动争议、认定工龄、办理社保、计发待遇等事务中，档案材料具有无可替代的法律证明效力。

3.历史追溯意义：承载组织发展和员工个人成长的历史信息，是组织文化建设和人力资源规划的重要参考。

（二）人事档案管理的基本原则

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况，严禁弄虚作假、伪造篡改。

2.完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工各个阶段的主要经历和重要情况，避免关键信息缺失。

3.保密性原则：严格遵守国家及组织关于档案保密的规定，严禁泄露档案内容，维护员工个人隐私和组织利益。

4.规范性原则：档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、销毁等各个环节均需遵循统一的制度和规范。

5.安全性原则：采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案材料损坏、丢失、泄密或被非法篡改。

二、人事档案的实务操作流程

（一）档案的建立与接收

1.新员工档案建立：

*材料收集：在员工入职一个月内，收集其身份证复印件、学历学位证书复印件及验证证明、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明（应届生为就业报到证）、照片等基础材料。如涉及党团关系，还需收集党员档案或团员材料。

*材料审核：仔细核对材料的真实性、完整性和规范性。例如，学历学位证书需通过学信网等官方渠道进行验证；各类证明材料需加盖出具单位公章。

*档案组建：使用规范的档案袋或档案盒，将审核无误的材料按一定顺序整理装袋，填写档案目录和档案袋封面信息（姓名、部门、入职日期等）。

2.员工档案接收（调入）：

*联系与确认：与原档案管理单位或员工本人（针对可自带的档案）联系，确认档案转递事宜。

*材料核对：接收档案时，务必当面核对档案材料是否密封完好，封条是否完整。如为邮寄，需检查邮寄单与档案信息是否一致。拆封后，对照档案转递通知单或清单，逐项核对材料的种类、份数及关键信息。

*登记入库：对接收的档案进行详细登记，包括接收日期、原档案存放单位、档案材料数量等，并及时归入档案管理系统或指定档案柜。

（二）档案材料的收集与归档

档案材料的收集归档是确保档案完整性的关键环节，应贯穿员工在组织服务的全过程。

1.归档材料的范围：

*履历材料：个人简历等；

*考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；

*学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件及验证证明、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等；

*奖惩材料：奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明等；

*政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；

*党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；

*工资、任免、出国、退（离）休、待遇、死亡等材料：工资变动审批表、干部任免审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、待遇核定表、死亡报告、抚恤材料等；

*其他有参考价值的材料：如体检表（重要健康情况）、重要家庭成员及社会关系材料等。

2.收集归档要求：

*及时性：各类应归档材料形成后，相关部门或经办人应在规定期限内（通常为一个月内）将材料移交档案管理部门。

*规范性：归档材料必须手续齐全、内容真实、字迹清楚、符合归档要求。复印件需注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

*审核性：档案管理员对接收的材料要认真审核，对不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。

（三）档案的日常管理与维护

1.档案存放：

*档案应存放在专用的档案柜内，档案柜需具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光