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采购合同条款审核与签署指南

一、适用场景与核心目标

本指南适用于企业采购部门、法务部门及相关业务人员，在采购合同从准备到签署的全流程中使用。无论是原材料采购、服务外包、设备采购还是工程类采购，均可通过本指南规范合同条款审核要点，明确签署流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效降低交易风险，保障企业合法权益。核心目标包括：识别合同条款潜在风险、明确双方权利义务、保证合同符合企业内部管理制度及外部法律法规要求、规范合同签署流程避免后续争议。

二、审核与签署全流程操作步骤

（一）合同准备阶段

需求对接与资料收集

业务部门根据采购需求，向采购部门提供《采购申请单》，明确采购标的、数量、质量标准、预算金额、交付时间等核心要素。

采购部门对接供应商，获取供应商营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由代理人签署）、产品/服务说明书、资质证书（如行业准入许可证、质量体系认证等）等基础资料，并核实供应商经营资质的有效性及经营范围与采购标的的匹配性。

双方就初步合作意向进行沟通，形成《合同谈判纪要》，明确主要条款（如价格、付款方式、交付期限等）的协商结果。

（二）合同文本起草与初步审核

文本起草

采购部门根据《采购申请单》及《合同谈判纪要》，参照企业标准合同模板（或根据项目特点定制），起草合同文本。合同应包含以下基本框架：合同主体、标的物描述、数量与质量标准、价格与支付方式、交付与验收、双方权利义务、违约责任、争议解决、保密条款、合同生效与终止、附件清单等。

初步审核（业务部门）

业务部门重点审核合同内容是否与采购需求一致：标的物名称、规格型号、技术参数是否符合《采购申请单》；数量、交付时间、交付地点是否满足项目进度；质量标准及验收方式是否明确；价格是否在预算范围内，付款条件是否与财务制度匹配。

审核完成后，业务负责人在《合同审核表》中签署意见，标注“同意”“需修订”或“需补充材料”，并反馈至采购部门。

（三）专业审核阶段

法务部门审核

法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性及完备性：

主体资格：供应商是否具备履约能力，是否涉及特许经营、行政许可等特殊要求；

权利义务：双方权利义务是否对等，是否存在排除己方主要权利、加重己方责任的条款；

违约责任：违约情形是否明确，违约责任是否合理（如违约金比例是否过高、损失赔偿范围是否清晰）；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否明确且符合企业偏好；

合同效力：是否存在无效条款（如“一方放弃权利”的格式条款）、是否存在法律冲突（如与行业强制性规范的矛盾）。

法务部门对审核发觉的问题标注修订意见，反馈至采购部门与供应商沟通调整。

财务部门审核

财务部门重点审核合同中的财务相关条款：

价格构成：单价、总价是否明确，是否包含税费、运费、保险费等一切费用；

付款条件：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）是否合理，比例是否符合财务制度（如预付款一般不超过合同总额的30%）；

票务要求：发票类型（如增值税专用发票）、开票时间、开票信息是否明确；

资金安排：是否涉及大额资金支付，是否符合企业资金审批流程。

财务部门审核通过后，在《合同审核表》中签署财务意见。

（四）沟通修订与最终确认

条款修订

采购部门汇总法务、财务及业务部门的审核意见，与供应商进行沟通，对合同条款进行修订。修订过程中需保证所有意见均得到妥善处理，重要条款（如价格、违约责任、争议解决）的变更需经业务部门及法务部门再次确认。

文本最终确认

修订后的合同文本由采购部门、业务部门、法务部门会签确认，形成最终版本。供应商需在最终合同文本上加盖公章（或合同专用章），并出具《法定代表人证件号码明》及《授权委托书》（如由代理人签署）。

（五）合同签署与归档

签署授权

企业内部签署人需为法定代表人或其授权的代理人（需提供《授权委托书》）。根据合同金额及企业权限管理制度，由采购部经理总审批（金额≤10万元）或分管副总总审批（金额＞10万元）后，方可签署。

正式签署

双方法定代表人或授权代理人需在合同指定签署位置签字并加盖企业公章（或合同专用章）。合同签署页需包含合同编号、签署日期、双方全称等信息，保证与合同主体信息一致。

文本分发与归档

合同签署后，采购部门留存原件至少2份（企业留存1份，供应商1份），如需备案（如行政事业单位采购），增加相应备案份数。同时将合同扫描件分发至业务部门、财务部门、法务部门，并在企业合同管理系统中进行登记（包括合同编号、签署日期、标的金额、对方主体、履行期限等关键信息），保证合同可追溯。

三、关键条款审核模板表单

采购合同条款审核表

合同编号

合同名称

采购部门

供应商名称

审核阶段

审核条款

审核要点

审核标准

合同主体信息

供应商营业执照、经营范围、法定代表人/代理人身份、授权委托书

主