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企业合同审批与档案管理标准流程

一、业务场景覆盖范围

本标准流程适用于企业各类合同的全生命周期管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同等。涉及合同起草、内部审批、签署生效、履行跟踪、归档保存等环节，旨在通过标准化流程保证合同合规性、审批效率及档案可追溯性，适用于企业各部门、各层级的合同处理工作，尤其适用于跨部门协作的合同场景（如业务部发起、法务部审核、财务部复核等）。

二、标准操作流程详解

（一）合同起草与发起

操作主体：业务部门经办人（某）

操作内容：

根据业务需求，参照企业合同模板起草合同文本，明确双方主体信息、合同标的、权利义务、履行期限、金额及支付方式、违约责任等核心条款；

收集对方主体资质材料（如营业执照、授权委托书等），保证合作方合法合规；

填写《合同审批单》（模板详见第三部分），注明合同名称、编号、类型、金额、关联项目/业务背景及附件清单，连同合同草案、对方资质材料一并提交至部门负责人。

输出物：合同草案、《合同审批单》、对方资质材料复印件。

（二）部门内部审核

操作主体：业务部门负责人（经理）

操作内容：

审核合同的业务必要性（是否符合企业战略、年度计划或实际需求）；

核对合同条款的业务合理性（如标的数量、价格是否符合市场行情，履行期限是否匹配项目周期）；

检查附件材料的完整性（如对方资质是否在有效期内，项目立项文件是否齐全）；

审核通过后，在《合同审批单》“部门负责人意见”栏签署“同意”，并注明日期，流转至下一环节（如法务部）；若不通过，注明修改意见退回经办人。

输出物：签署完整的《合同审批单》（部门负责人意见栏）。

（三）法务合规审核

操作主体：法务部专员（律师）

操作内容：

审核合同条款的合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求）；

识别法律风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖、知识产权条款是否完善等）；

对合同文本提出修改建议（如格式条款歧义、权利义务不对等问题），业务部门根据意见修改后重新提交；

审核通过后，在《合同审批单》“法务意见”栏签署“合法合规，同意”，并注明日期，流转至财务部。

输出物：法务审核意见（书面或系统记录）、签署完整的《合同审批单》。

（四）财务审核

操作主体：财务部专员（会计）

操作内容：

审核合同金额的准确性（如总价、单价、税费计算是否正确）；

核对支付方式、付款节点与企业财务制度是否一致（如预付款比例、进度款支付条件、质保金约定等）；

评估资金支付风险（如对方账户信息是否合规，是否存在大额异常支付）；

审核通过后，在《合同审批单》“财务意见”栏签署“财务审核通过”，并注明日期，流转至管理层；若涉及大额资金支付，需由财务负责人（总监）加签确认。

输出物：财务审核意见、签署完整的《合同审批单》。

（五）管理层审批

操作主体：根据合同金额及重要性，由对应层级领导审批（如部门总监、分管副总、总经理）

操作内容：

审核合同的战略匹配度（是否符合企业长期发展目标）；

评估合同履行的资源保障（如人力、资金、技术是否到位）；

对重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务）进行集体决策（如总经理办公会审议）；

审批通过后，在《合同审批单》“管理层审批”栏签署“同意签署”，并注明日期，流转至合同签署环节；若未通过，注明原因退回业务部门。

输出物：管理层审批意见、签署完整的《合同审批单》。

（六）合同签署与生效

操作主体：企业授权代表（如法定代表人、分管副总）、业务部门经办人

操作内容：

业务部门根据审批通过的《合同审批单》，与对方协商最终文本，保证双方条款一致；

由企业授权代表（总经办主任）在合同文本上签字并加盖企业公章（或合同专用章），对方签字盖章后，合同正式生效；

签署后，业务部门收回合同正本（至少2份，双方各执1份），并在3个工作日内将原件提交至档案管理部门。

输出物：生效合同正本、《合同签署登记表》（记录签署日期、地点、双方签字人等信息）。

（七）档案归档与管理

操作主体：档案管理部门（档案管理员）、业务部门

操作内容：

档案接收：档案管理部门核对合同正本、附件（《合同审批单》、对方资质材料、签署登记表等）是否齐全，无误后在《合同归档登记表》（模板详见第三部分）中登记归档编号、归档日期、档案盒编号等信息；

分类整理：按合同类型（采购/销售等）、签订年度分类存放，档案盒标注“合同名称-编号-年份-保管期限”；

电子归档：将合同扫描件（含签署页）、审批流程记录等电子文件存入企业档案管理系统，与纸质档案建立关联；

保管与查阅：纸质档案存放于专用档案柜，电子档案定期备份；查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后，在指定地点查阅（原件原则上不外借）。

输出物：《合同归档登记表》、电子档案目录、档案存放位置索引。

三