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采购合同管理标准模板

一、适用范围与典型场景

日常生产经营采购：如原材料、办公用品、设备备件等常规物资采购；

项目专项采购：如工程建设、技术研发、服务外包等项目所需物料或服务采购；

批量集中采购：如年度框架协议下的多次分批采购；

紧急采购：因突发情况需快速响应的临时性采购（需注明紧急原因及特殊审批流程）。

二、合同管理全流程操作指引

（一）采购需求提报与确认

发起需求：采购需求部门根据业务计划，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、交付时间、预算金额及用途，部门负责人审核签字。

需求复核：采购部门对接需求部门，确认采购需求的合理性、必要性及预算匹配度，必要时组织技术部门或使用部门共同评审，形成《采购需求确认单》。

（二）供应商选择与合同拟定

供应商寻源：根据采购金额、标的特性选择合适的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购），按企业采购管理制度完成供应商筛选、考察及比价，形成《供应商评审报告》。

合同拟定：采购部门依据采购需求、供应商报价及双方协商结果，使用本模板拟定合同文本，保证以下核心要素完整：

合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人、联系方式）；

采购标的详细描述（名称、规格、型号、技术标准、质量要求）；

数量与计量单位；

合同金额（含单价、总价，币种）；

履行期限（交付时间、地点、方式）；

付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付条件）；

验收标准与流程（技术验收、数量验收、质量异议处理）；

双方权利义务、违约责任（违约金计算、赔偿范围、合同解除条件）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼管辖法院）；

合同生效条件（签字盖章之日起/附条件生效）。

（三）合同内部审批

分级审批：按合同金额及重要性提交对应审批人（如部门负责人、法务部、分管副总、总经理），审批人重点审核条款合规性、风险点及预算匹配度，签署《合同审批单》。

法务审核：重大合同或涉及法律风险的合同（如标的额超50万元、特殊条款约定），需由法务部门审核，出具《法务审核意见书》，修改后重新报批。

（四）供应商确认与签订

合同交底：采购部门将审批通过的合同文本正式送达供应商，解释核心条款，确认双方理解一致，供应商需在《合同确认函》上签字盖章（或通过电子签章系统确认）。

签订盖章：双方授权代表在合同文本上签字并加盖合同专用章（或公章），保证合同签订日期、签字页信息与合同主体信息一致，合同一式多份（至少甲乙双方各执一份，采购部门、财务部门、档案室存档各一份）。

（五）合同履行与跟踪

交付监控：采购部门督促供应商按合同约定时间、地点交付标的物，协同需求部门、质检部门进行现场交接，填写《交付验收记录单》（需双方签字确认）。

验收管理：按合同约定的验收标准（如国家行业标准、技术协议）进行检验，验收合格后签署《验收合格证明》；验收不合格的，按合同约定拒收、换货或索赔，形成《不合格品处理记录》。

付款执行：财务部门依据合同约定的付款节点、供应商开具的合规凭证（如发票、验收单），办理付款手续，留存付款凭证复印件。

（六）合同变更、解除与归档

变更与解除：合同履行中需变更或解除的，双方应协商一致签订《补充协议》或《解除合同协议》，明确变更内容、解除条件及责任划分，按原审批流程报批后执行。

归档管理：合同履行完毕（或终止）后，采购部门整理合同文本、审批单、验收单、付款凭证等全套资料，按“一合同一档”原则编号、装订，移交档案室保管，电子版同步存储至企业合同管理系统，保存期限不少于合同终止后10年。

三、核心模板表格设计

表1：采购合同主体信息表

项目

甲方（采购方）

乙方（供应商）

单位名称

*有限公司

*科技有限公司

统一社会信用代码

91110

91110

地址

市区路号

市区路号

法定代表人

*

*

授权代表人

*（职务：采购经理）

*（职务：销售经理）

联系方式

（内部办公电话）

（供应商办公电话）

开户银行

银行支行

银行支行

银行账号

6228

6228

合同签订日期

年月*日

年月*日

表2：采购标的物明细表

序号

物料/服务名称

规格型号

技术参数（简述）

计量单位

数量

单价（元）

总价（元）

交付时间

交付地点

1

办公电脑

ThinkPadT14

i5处理器/16G内存/512G固态

台

10

6,500

65,000

年月*日前

甲方仓库

2

年度IT运维服务

-

7*24小时故障响应/月度巡检

项

1

120,000

120,000

年1月1日至*年12月31日

甲方指定地点

表3：合同付款计划表

付款节点

付款比例（%）

金额（元）

付款条件

合同签订后7日内

30

55,500

乙方提供等额有效增值税专用发票

标的物验收合格后7日内|60|111,000|提供验收合格证明及全额发票|

质保期满