行政文件归档与存档管理系统.docVIP

行政文件归档与存档管理系统通用工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位、机关等组织的行政管理部门，旨在规范行政文件从产生到最终销毁的全生命周期管理。典型应用场景包括：

企业日常运营：管理会议纪要、通知公告、人事档案、合同协议、财务凭证等行政文件；

事业单位管理：归档科研项目文件、审计报告、资质证书、会议记录等具有保存价值的行政资料；

机关工作：保存政策文件、请示批复、会议纪要、信访记录等法定行政文书；

跨部门协作：实现多部门文件统一分类、集中存储，保证文件查阅权限清晰、流转可追溯。

二、系统操作全流程指南

（一）文件产生与分类

文件来源识别

行政文件产生后，由文件部门（如综合管理部、人力资源部、财务部等）负责人确认文件类型，判断是否属于需归档范畴（如涉及决策、执行、审计、法律效力的文件）。

文件分类标准

按“部门-年份-文件类型”三级分类法进行划分，例如：

部门：综合管理部、人力资源部、财务部、市场部等；

年份：文件年份（如2024年）；

文件类型：会议纪要、通知、合同、报告、制度、档案等。

示例：某公司“2024年综合管理部第3次办公会议纪要”分类为“综合管理部-2024-会议纪要”。

（二）文件编号与登记

编号规则制定

采用“年份（4位）-部门代码（2位）-文件类型代码（2位）-流水号（3位）”规则，部门代码和文件类型代码由行政管理部门统一编制（如综合管理部=01，会议纪要=01）。

示例：2024年综合管理部第3次会议纪要编号为“20240101003”。

系统登记操作

登录行政文件管理系统，进入“文件归档”模块；

填写文件基本信息：文件名称、编号、日期、页数、密级（公开/内部/秘密）、保管期限（永久/30年/10年）、责任部门、经手人（**）、文件摘要；

电子文件（扫描件或原件电子版），保证清晰、完整；

提交登记，系统自动唯一档案号，同步更新文件台账。

（三）实体归档与存储

实体文件整理

将已登记的纸质文件按编号顺序排序，去除钉书针、夹子等金属装订物，使用无酸档案袋封装；

在档案袋正面标注“档案号、文件名称、年度、部门、保管期限、经手人（**）”等信息。

存放位置管理

按部门、年份、文件类型顺序存放于档案柜，档案柜张贴“部门-年份-文件类型”索引标签；

在系统中记录实体存放位置（如：A区-3号柜-2层-5格），保证电子台账与实体位置一致。

（四）档案借阅与归还

借阅申请流程

借阅人登录系统，提交“档案借阅申请表”，填写借阅人信息（**，市场部）、档案编号及名称、借阅用途、借阅期限（最长不超过15个工作日）；

经借阅部门负责人审批（赵六），再由档案管理部门审核（孙七），审批通过后系统借阅权限。

借阅与归还操作

借阅人凭有效证件到档案管理部门领取实体档案，双方签字确认《档案借阅登记表》；

归还时，档案管理员检查文件完整性，无误后在系统中更新“归还状态”，借阅记录自动归档。

（五）档案鉴定与销毁

到期鉴定

保管期限届满前3个月，档案管理部门会同相关部门（如法务部、审计部）组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估；

区分“继续保存”（如涉及核心业务的合同）和“予以销毁”（如普通通知、临时报告）两类，形成《档案鉴定意见表》。

销毁流程

对需销毁档案，由鉴定小组负责人（周八）审批，填写《档案销毁审批表》；

至少2人监督销毁过程，采用碎纸机销毁纸质文件，电子文件彻底删除并记录销毁日志；

《档案销毁审批表》《鉴定意见表》由档案管理部门永久保存。

三、核心管理模板示例

模板1：行政文件归档登记表

序号

文件名称

文件编号

日期

页数

密级

保管期限

责任部门

经手人

文件摘要

存放位置

归档日期

1

2024年度工作计划

202401020001

2024-01-05

12

内部

10年

综合管理部

**

明确2024年各部门目标

A区-1号柜-1层

2024-01-10

2

劳动合同续签协议

202403050002

2024-03-15

8

内部

永久

人力资源部

**

与员工**续签合同

B区-2号柜-3层

2024-03-20

模板2：档案借阅申请表

借阅人

部门

联系方式

借阅日期

**

市场部

1385678

2024-06-10

档案信息

文件名称

文件编号

借阅用途

借阅期限

2024年Q2销售报告

202404070003

制作客户年度总结PPT

2024-06-20

审批意见

部门负责人

档案管理员

赵六（签字）

孙七（签字）

归还记录

归还日期

经手人

完整性检查

备注

2024-06-18

**

完整

无

模板3：档案销毁审批表

档案名称

文件编号

数量（页/份）

保管期限

到期日期

2023年临时会议通知

202301010015

50

10年

2023-12-31

鉴定意见

经鉴定