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企业采购申请及审批管理流程工具

一、适用场景与业务价值

本工具适用于各类企业日常采购管理需求，旨在规范采购行为、控制成本、提升审批效率，保证采购活动合规、透明。具体场景包括：

常规采购需求：办公文具、生产辅料、IT设备等日常运营所需物资的采购申请；

紧急采购需求：突发故障维修、临时项目支持等需快速响应的物资采购；

大额采购需求：固定资产（如machinery）、大型服务项目（如系统开发）等超过指定金额（如5万元）的采购；

预算内/外采购：既包含年度预算内计划的常规采购，也包含预算外需额外审批的特殊采购。

通过标准化流程，可避免采购随意性，明确各环节责任，同时为财务核算、审计追溯提供依据，助力企业实现降本增效与合规管理。

二、操作流程详解

（一）采购申请发起

操作内容：申请人根据实际需求，填写《企业采购申请单》（见模板部分），明确采购物品名称、规格、数量、预估单价、总价、用途及预算科目等信息，并附相关支撑材料（如报价单、技术参数、需求说明等）。

责任人：需求部门申请人（如行政专员、生产主管）。

注意事项：

预算内采购需核对年度预算额度，保证不超支；预算外采购需提前说明超支原因及资金来源；

规格描述需清晰准确（如“笔记本电脑：CPUi5、16G内存、512G固态硬盘”），避免模糊表述（如“一台电脑”）；

紧急采购需在申请单“备注”栏标注“紧急”，并说明紧急原因（如“生产线设备故障，需24小时内更换”）。

（二）部门负责人审核

操作内容：申请人将填写完整的《企业采购申请单》提交至本部门负责人（如市场部经理赵六、研发部总监钱七），负责人审核采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否为必要采购）及预算匹配性。

责任人：需求部门负责人。

输出物：部门负责人签字确认的《企业采购申请单》，若审核不通过，需注明意见并退回申请人修改。

注意事项：

对于重复采购（如每月固定的办公用品），需确认上月库存是否充足，避免过度囤积；

大额采购（如超过10万元）需部门负责人额外说明采购必要性及预期效益。

（三）财务部门审核

操作内容：部门负责人审核通过后，申请单流转至财务部门（如财务专员孙八、财务经理周九），财务人员重点审核：

预算额度：采购项目是否在年度预算范围内，预算外采购是否履行了超支审批流程；

价格合理性：对比历史采购价格、市场均价或至少3家供应商报价，判断预估单价是否合理；

成本归属：采购费用归属的预算科目是否准确（如“办公费”“原材料”“固定资产”等）。

责任人：财务部门审核人员。

输出物：财务审核意见（通过/不通过），不通过需注明原因（如“超预算”“价格虚高”）。

注意事项：

若发觉价格异常，需要求申请人提供供应商比价记录或成本分析；

固定资产采购需核对折旧政策及入账流程是否符合财务制度。

（四）管理层审批

操作内容：财务审核通过后，根据采购金额分级提交管理层审批：

小额采购（如≤5万元）：由分管副总（如运营副总*吴十）审批；

大额采购（如5万-20万元）：由总经理（如总经理*郑十一）审批；

重大采购（如≥20万元）：需提交总经理办公会或董事会集体审议，形成会议纪要作为审批依据。

责任人：分管副总/总经理/管理层集体。

输出物：管理层签字审批的《企业采购申请单》，集体审议需附会议纪要。

注意事项：

审批人需重点关注采购项目的战略匹配性（如是否符合公司年度发展目标）及投资回报率；

紧急采购可启动“绿色审批通道”，由分管副总先口头审批，事后24小时内补签纸质流程。

（五）采购部门执行

操作内容：审批完成后，申请单流转至采购部门（如采购专员王十二、采购经理冯十三），采购人员根据审批结果执行采购：

供应商选择：小额采购可从合格供应商库中比价选择；大额采购需通过招标、询价或竞争性谈判确定供应商；

合同签订：与供应商签订采购合同（明确物资规格、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等）；

订单下达：向供应商发出采购订单，并同步跟踪生产/发货进度。

责任人：采购部门人员。

输出物：采购合同、订单记录、供应商交付承诺函。

注意事项：

优先选择与公司有长期合作关系的合格供应商，新供应商需经过资质审核（如营业执照、相关资质证书）；

合同条款需符合《民法典》及公司采购管理制度，避免法律风险。

（六）物资验收与结果反馈

操作内容：

物资验收：物资送达后，由需求部门（如仓库管理员陈十四、使用部门专员褚十五）与采购部门共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量（如检查产品合格证、测试功能），填写《物资验收单》；

入库登记：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账；验收不合格需及时联系供应商退换货，并记录原因；

结果反馈：采购部门将采购结果（供应商、合同号、交付时间、验收情况）反馈给申请人及财务部门，财务部门根据验收单、发票办理付款。

责任人：需求部门、采购部