公司文件归档与管理制度表.docVIP

公司内部文件归档与管理制度工具指南

一、适用工作场景

本制度工具适用于公司各部门在日常运营中产生的各类文件（含纸质与电子文件）的全生命周期管理，具体场景包括：年度工作总结、会议纪要、合同协议、规章制度、项目资料、人事档案、财务凭证等文件的分类整理、归档存储、借阅流转及到期处置。通过标准化流程，保证文件管理有序、信息可追溯、资料安全完整。

二、标准化操作流程

1.文件分类与编码

分类标准：按文件性质分为“行政类”“业务类”“财务类”“人事类”“项目类”五大类，每类下设二级子类（如行政类包含“通知公告”“会议纪要”“证照资质”等）。

编码规则：采用“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”格式（示例：XZ-01-2024-001，代表行政类2024年第1号文件），部门代码由行政部统一制定。

操作要点：新文件产生时，由经办人根据分类标准确定文件类别，填写《文件分类标签》并粘贴于文件首页（纸质文件）或命名文件名（电子文件）。

2.文件整理与核对

纸质文件：去除订书针、夹子等金属物，按时间顺序排序，检查文件是否完整（如缺页、漏签需及时补充），对超大文件进行折叠或装订，加装封面（注明文件名称、编号、日期、责任人）。

电子文件：统一存入指定服务器或云盘目录（路径：公司服务器-部门-类别-年份），文件名与编码规则一致，格式为PDF（避免格式兼容问题），重要电子文件需加密存储。

操作要点：部门文员每周对本部门文件进行一次整理，保证无遗漏、无重复，核对后填写《文件整理清单》。

3.归档登记与移交

归档时限：月度文件于次月5日前完成归档，年度文件于次年1月15日前完成归档。

登记流程：

（1）经办人填写《文件归档登记表》（含文件名称、编号、分类、页数/份数、形成日期、责任人、移交日期等信息）；

（2）部门负责人审核签字后，将纸质文件移交至档案室（电子文件通过OA系统提交归档申请）；

（3）档案室管理员核对文件与登记表信息，确认无误后签字接收，并在登记表上标注“归档完成”及归档编号。

操作要点：移交时双方当面清点，保证文件数量与登记一致，电子文件需后由档案室管理员确认可正常打开。

4.文件存储与保管

存储要求：

纸质文件：存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫），按编号顺序排列，标签朝外便于查找；

电子文件：定期备份（每周增量备份，每月全量备份），备份介质（移动硬盘、云存储）由档案室专人管理，异地备份存放。

保管责任：档案室管理员负责定期检查存储环境（温湿度适宜，温度14-24℃，湿度45-60%），每季度对电子文件进行病毒查杀，保证文件安全。

5.文件借阅与归还

借阅申请：因工作需要借阅文件时，借阅人填写《文件借阅申请表》（注明文件名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途），经部门负责人审批后提交档案室。

借阅规则：

一般文件借阅期限不超过3天，涉密文件不超过1天，如需延长需重新申请；

借阅人仅可在指定区域查阅文件（涉密文件在档案室查阅），不得涂改、抽取、拆散文件；

电子文件借阅需通过OA系统申请，审批后获取临时访问权限，禁止或外传。

归还流程：借阅期满后，借阅人需在1个工作日内归还文件，档案室管理员检查文件完整性，确认无误后在《文件借阅登记表》上标注“归还日期”。

6.文件鉴定与销毁

鉴定周期：每年12月由档案室牵头，会同行政部、法务部及相关部门对到期文件进行鉴定（保管期限参考《公司文件保管期限表》）。

销毁流程：

（1）对无保存价值的文件，由档案室编制《文件销毁清单》，经分管领导审批；

（2）纸质文件由2人以上监销，使用碎纸机销毁，销毁后监销人签字确认；

（3）电子文件彻底删除（低级格式化），并删除所有备份介质中的存储记录，填写《电子文件销毁记录表》。

操作要点：涉密文件销毁需单独记录，保存销毁凭证至少2年。

三、配套模板表格

表1：公司文件归档登记表

文件名称

文件编号

分类类别

形成部门

责任人（*）

页数/份数

形成日期

移交日期

归档编号

档案室接收人

备注

2024年第三季度工作总结

XZ-03-2024-005

行政类

市场部

张*

15页

2024-09-30

2024-10-08

D005

李*

项目A合同协议

YW-05-2024-112

业务类

技术部

王*

3份

2024-08-15

2024-08-20

D112

赵*

含附件

表2：文件借阅申请表

借阅人（*）

所属部门

借阅文件名称

文件编号

借阅事由

借阅期限

审批人（*）

借阅日期

归还日期

档案室经手人

备注

刘*

财务部

2024年预算审批表

CW-02-2024-028

年度审计核查

2024-11-01至2024-11-03

陈*

2024-10-31

2024-11-03

孙*

电子文件

四、执行要点与风险提