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人力资源管理基础报表与模板集
引言
人力资源管理基础报表与模板集是企业HR日常工作的标准化工具，旨在通过规范化的表格设计与流程指引，提升人事信息管理效率、保证数据准确性，并为人力资源规划、员工关系维护、薪酬绩效管理等核心工作提供数据支持。本工具集覆盖员工全生命周期管理的关键环节，适用于中小型企业及HR从业者，可根据企业实际需求灵活调整使用。
一、员工信息管理模板
模板概述
员工信息管理是HR工作的基础，通过统一记录员工的基本信息、岗位信息、合同信息等，形成动态更新的员工档案库，为企业决策提供数据依据。核心模板为《员工信息登记表》，需在新员工入职时填写，并在员工信息变更时及时更新。
填写步骤
信息收集：新员工入职前，通过入职通知书要求员工准备身份证、学历证书、离职证明等材料复印件，核对原件后留存复印件。
表格填写：向员工发放《员工信息登记表》，指导其逐项填写个人信息（如姓名、性别、出生日期、联系方式等）、教育背景（如学历、毕业院校、专业等）、工作经历（如previousemployer、职位、任职时间等）及紧急联系人信息。
信息核对：HR专员需逐项核对填写内容与原件是否一致，重点检查身份证号、学历信息、工作经历的真实性，保证无遗漏或错误。
归档与录入：将填写完整的表格归入员工纸质档案，同时将信息录入企业HR系统，保证电子档案与纸质档案信息一致。
动态更新：当员工信息发生变更（如联系方式更新、岗位调整、学历提升等），需在3个工作日内要求员工填写《员工信息变更表》，HR审核后更新档案。
模板示例
《员工信息登记表》
基本信息
教育背景
姓名
*明
最高学历
本科
性别
男
毕业院校
*财经大学
出生日期
1990-05-15
专业
人力资源管理
身份证号
110
毕业时间
2012-07-01
联系电话
138
工作经历
紧急联系人
*芳（母亲）
起止时间
2012-08-2020-03
紧急联系人电话
139
工作单位
*科技有限公司
入职日期
2023-01-10
职位
人事专员
所属部门
人力资源部
离职原因
个人发展
岗位
招聘专员
使用提醒
员工信息需保证“一人一档”，严禁信息泄露，电子档案需设置访问权限；
身份证号、银行卡号等敏感信息加密存储，纸质档案存放于带锁档案柜；
每季度对员工信息进行一次全面核对，保证离职员工信息及时归档，在职员工信息准确无误。
二、员工入职管理模板
模板概述
员工入职管理是保证新员工顺利融入企业的关键环节，通过标准化的入职流程与表格，明确入职手续办理节点，减少HR与员工之间的信息误差。核心模板包括《入职通知书》《新员工入职引导清单》《劳动合同签订确认表》。
填写步骤
发出入职通知书：HR确认录用后，3个工作日内通过邮件或书面形式向员工发送《入职通知书》，明确入职时间、报到地点、需携带材料及注意事项。
入职前准备：HR提前为新员工准备工位、办公用品（如电脑、工牌、笔记本等），并通知部门负责人安排入职引导人。
入职手续办理：员工报到当日，HR核对《入职通知书》及携带材料，引导员工填写《员工信息登记表》《劳动合同签订确认表》，并签订《劳动合同》《保密协议》等文件。
入职引导：由部门负责人或引导人带领新员工熟悉公司环境、部门同事、岗位职责及工作流程，HR同步讲解公司制度（考勤、薪酬、福利等）。
资料归档：将入职材料（含入职通知书、身份证复印件、学历证书、劳动合同等）整理归档，录入HR系统，确认员工考勤权限、社保公积金缴纳信息。
模板示例
《入职通知书》
致：*明先生/女士
恭喜您通过有限公司的招聘考核，现正式录用您为人力资源部招聘专员，请您于2023年1月10日（星期二）上午9:00至公司总部（地址：市区路*号）报到，办理入职手续。
需携带材料：
身份证原件及复印件3份；
学历、学位证书原件及复印件1份；
离职证明原件（加盖原单位公章）；
一寸免冠照片3张（蓝底）；
银行卡复印件1份（用于工资发放）。
注意事项：
请着商务休闲装入职；
如无法按时报到，请提前3个工作日联系HR专员*（电话：138）。
*有限公司人力资源部
2023年1月5日
使用提醒
《劳动合同》需在入职1个月内签订，超期可能面临法律风险；
入职引导清单需由新员工与引导人双方签字确认，保证关键信息（如考勤制度、薪酬结构）已传达；
入职后3个工作日内，HR需与新员工进行首次沟通，知晓入职适应情况，及时解决问题。
三、考勤管理模板
模板概述
考勤管理是员工薪酬计算、绩效考核的基础，通过规范考勤记录与统计流程，保证员工出勤数据的准确性与公正性。核心模板为《月度考勤统计表》，需结合打卡记录、请假单、加班单等数据每月汇总。
填写步骤
数据收集：每月最后1个工作日，从考勤系统导出员工打卡记录（含上班时间、下班时间、迟到、早退、旷工记录），收集
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