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通用文件分类及归档管理标准手册

前言

为规范组织内部文件管理流程，提升文件检索效率，保障文件安全性与完整性，特制定本手册。本手册旨在建立统一的文件分类体系、标准化的归档操作流程及规范化的管理机制，适用于各类组织日常办公中的文件分类、归档、保管及利用工作，助力实现文件管理的系统化、规范化和高效化。

一、适用范围与行业场景

（一）适用范围

本手册适用于企业、事业单位、社会团体等各类组织（以下简称“组织”）内部各类文件（含纸质文件、电子文件）的分类、归档、保管、利用及销毁管理，涵盖综合管理、业务运营、财务管理、人力资源、项目管理等全领域文件。

（二）典型应用场景

日常办公文件管理：如通知、会议纪要、工作总结、请示报告等，需按年度、部门分类归档，便于后续查阅。

项目全周期文件管控：从项目立项、招投标、实施到验收的全过程文件（如合同、方案、验收报告），需按项目编号集中归档，保证项目文件可追溯。

财务与合规文件归档：如财务凭证、报表、审计报告、合规性文件等，需按会计年度、文件类型分类，并明保证管期限以满足审计及合规要求。

人力资源档案管理：如员工入职资料、劳动合同、培训记录、绩效考核表等，需按员工编号或部门分类，保障员工信息隐私与完整性。

历史文件数字化归档：对历史纸质文件进行扫描、分类、编号后形成电子档案，实现纸质与电子档案双轨管理。

二、文件分类标准化体系

（一）分类原则

科学性：根据文件形成规律、内在联系及管理需求，采用“大类-子类-细目”三级分类法，保证逻辑清晰、层级分明。

实用性：分类名称简洁明确，符合组织业务特点，便于员工理解与操作。

稳定性：分类体系一经确定，原则上不做调整，如需变更需履行审批程序并同步更新管理规范。

扩展性：预留分类接口，适应组织业务发展及新增文件类型的需求。

（二）分类维度及示例

1.一级分类（按部门/职能）

一级分类代码

分类名称

说明

A

综合管理类

涵盖行政、人事、财务等综合职能文件

B

业务运营类

涵盖市场、销售、研发、生产等业务文件

C

项目管理类

涵盖各类专项项目全周期文件

D

战略规划类

涵盖战略目标、年度计划、重大决策文件

E

合规审计类

涵盖法务、审计、风控等合规性文件

2.二级分类（按文件类型）

以“综合管理类（A）”为例：

二级分类代码

分类名称

说明

A-1

制度规范

公司章程、管理制度、流程文件等

A-2

会议文件

董事会、股东会、办公会会议纪要及材料

A-3公文往来

收文、发文、请示、报告等

A-4档案管理

本手册、档案目录、销毁清单等

3.三级分类（按具体事项/年度）

以“会议文件（A-2）”为例：

三级分类代码

分类名称

说明

A-2-2024

2024年度会议

包含2024年所有会议纪要（按月份排序）

A-2-重要会议

重大专项会议

如战略研讨会、年度总结会等

（三）特殊文件分类

密级文件：在分类后标注密级（如“秘密”“机密”“绝密”），单独存放并限制借阅权限。

跨部门文件：由主办部门负责归档，协办部门可留存复印件并在归档目录中注明“协办留存”。

电子文件：与纸质文件分类保持一致，存储于指定服务器或云盘，定期备份并防病毒。

三、文件归档标准化操作流程

（一）文件收集

责任主体：各部门指定专人（如部门档案专员）负责本部门文件收集，档案管理员统筹协调。

收集范围：

本部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件（含纸质、电子）；

外部单位发来的需办理或留存的文件（如合同、函件）；

会议、活动形成的记录、照片、视频等。

收集时间：

日常文件：每月最后一个工作日收集一次；

项目文件：项目结束后10个工作日内完成收集；

年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件收集。

（二）文件整理

检查完整性：核对文件是否齐全，如有缺失及时补充（如会议纪需附参会人员签到表）。

去除附件：对文件中的订书针、回形针等金属物，避免长期存放造成锈蚀。

修复破损：对破损、字迹模糊的文件进行修复（如粘贴、复印），重要文件需经部门负责人张经理审批后修复。

排序编号：

纸质文件：按形成时间或逻辑顺序排序，在右上角用铅笔编写页码（如“1-5”表示共5页）；

电子文件：按“部门-年份-流水号”规则命名（如“综合部-2024-001”），避免使用特殊字符。

（三）文件鉴定

保管期限确定：根据文件价值及法规要求，划分保管期限（如下表）：

保管期限

说明

示例文件

永久

具有长远查考利用价值

公司章程、重大决策文件

30年

长期查考价值

年度财务报告、审计报告

10年

较长期查考价值

一般工作总结、会议纪要

5年

短期查考价值

日常通知、部门考勤记录

销毁鉴定：对超过保管期限的文件，由档案管理员编制销毁清册，经部门负责人及分管领导李总审批后，由两人以上监销并记录销毁过程。

（四）分类归档

纸质文件归档：

按三级分类