采购订单标准化管理流程模板订单处理与审批版.docVIP

采购订单标准化管理流程模板（订单处理与审批版）

一、适用场景说明

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求发起与提报

操作内容：需求部门根据生产计划、库存情况或业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物料的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期及预算金额。

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、销售部等）。

输出文档：《采购需求申请表》（需部门负责人签字确认）。

关键动作：需求部门需保证采购信息的准确性和完整性，避免因规格模糊或数量偏差导致后续采购问题。

步骤2：采购需求审核与确认

操作内容：采购部门收到《采购需求申请表》后，2个工作日内完成审核，重点核查采购必要性、预算匹配性、规格合理性及库存情况（如适用）。审核通过后，反馈至需求部门确认最终需求；审核不通过则注明原因并退回需求部门调整。

责任部门：采购部门、需求部门。

输出文档：审核通过的《采购需求申请表》（采购负责人签字）。

关键动作：对于大宗或关键物料，可组织需求部门、技术部门（如适用）召开需求评审会，保证采购需求符合实际使用要求。

步骤3：供应商选择与询价

操作内容：

供应商筛选：采购部门根据物料类别，从合格供应商名录中筛选3家及以上候选供应商（新供应商需经过资质审核，包括营业执照、生产许可证、相关认证等）。

询价比价：向候选供应商发出《询价单》，明确物料规格、数量、交货期、付款方式等要求，要求其在1-3个工作日内提供报价单。

供应商评估：采购部门组织相关部门（如质检部、财务部）对供应商的报价、质量、交期、服务等进行综合评估，形成《供应商评估报告》，确定最终合作供应商。

责任部门：采购部门、质检部、财务部。

输出文档：《询价汇总表》《供应商评估报告》。

关键动作：对于金额超过元（企业自定阈值）的采购，需采用公开招标或竞争性谈判方式；严禁指定供应商或与供应商串通抬高价格。

步骤4：采购订单

操作内容：采购部门根据确认的供应商信息和需求详情，在ERP系统或采购管理系统中《采购订单》（PO），订单内容需与需求、报价一致，包括订单编号、供应商信息、物料明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货地点、交货日期、付款方式、质量要求、违约责任等条款。

责任部门：采购部门。

输出文档：《采购订单》（系统或纸质版，需加盖采购专用章）。

关键动作：订单后需与需求部门、供应商进行三方确认，避免信息差异；订单编号需唯一，按“年份+月份+流水号”规则编制（如PO202410001）。

步骤5：多级审批流程

操作内容：

部门审核：采购订单首先提交至采购部门负责人审核，重点核查订单与需求的匹配性、供应商选择的合规性。

财务审核：审核通过后，提交至财务部门，重点核查预算余额、付款条款的合理性及财务风险。

分管领导审批：根据订单金额分级审批（如金额≤元由采购总监审批，元＜金额≤万元由分管副总审批，金额＞万元由总经理审批），审批人需在审批表中签署意见并签字。

责任部门：采购部门、财务部门、分管领导、总经理。

输出文档：《采购订单审批表》（含各级审批意见及签字）。

关键动作：审批需在1-3个工作日内完成，严禁越级审批或先执行后补签；审批过程中如需修改，由采购部门根据意见调整后重新提交审批。

步骤6：订单下达与确认

操作内容：审批通过后，采购部门将《采购订单》正式发送至供应商（可通过系统、邮件或纸质版签收），要求供应商在1个工作日内确认订单（盖章回传或系统确认）。供应商如有异议，需在回传时注明，采购部门需在2个工作日内协调解决。

责任部门：采购部门、供应商。

输出文档：供应商确认回传的《采购订单》。

关键动作：未确认的订单不得进入执行阶段；供应商确认后，采购部门将订单信息同步至仓库、财务等相关部门。

步骤7：订单执行与跟踪

操作内容：

交货跟踪：采购部门根据订单交货日期，提前3-5天与供应商确认生产、发货进度，保证按时交货；如遇延迟风险，要求供应商提供新的交货期并评估影响。

到货验收：物料到货后，需求部门或仓库会同质检部门按订单规格和数量进行验收，填写《到货验收单》，确认合格后在单据上签字；不合格物料需及时通知采购部门，由采购部门协调供应商退换货或索赔。

异常处理：如出现数量短缺、质量不符、延迟交货等问题，采购部门需在24小时内启动异常处理流程，与供应商协商解决方案，并同步至需求部门及财务部门。

责任部门：采购部门、仓库、质检部、需求部门。

输出文档：《到货验收单》《异常处理报告》（如适用）。

关键动作：验收合格后方可入库，严禁“未验先收”；异常处理需留存书面记录，作为后续供应商考核依据。

步骤8：订单归档与复盘

操作内容：

资料归档：采购订单执行完成后，采购部门将《采购需求申请表》《供应商评估报告》《采购订单》《审批表》《到货验收单》等资料整理归档，保存期限不少于3年（或按企业档案管理规定执行）。

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