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文档审批流程及管理标准化模板

一、适用范围与典型应用场景

制度类文件：如《员工考勤管理办法》《财务报销制度》等规章制度的发布与修订；

合同类文件：如采购合同、服务协议、合作框架协议等的签订审批；

请示报告类：如项目立项请示、预算调整申请、重大事项汇报等；

行政申请类：如办公用品采购申请、固定资产报废申请、会议室使用申请等。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：文档发起与准备

发起人职责：

根据文档类型，确认是否需使用对应模板（如合同模板、制度模板），保证内容完整、逻辑清晰；

填写《文档审批流程表》（见第三部分），准确填写文档名称、编号、版本号、发起部门、发起人及联系方式等基本信息；

准备附件材料（如制度类文件的调研报告、合同类文件的对方资质证明、申请类文件的支撑数据），保证附件与文档内容一致。

输出成果：

完整的待审批文档（含电子版及纸质版，如需）；

填写规范的《文档审批流程表》；

相关附件材料清单。

（二）第二步：部门初审

审核人：发起部门负责人或指定岗位（如部门文秘）。

审核内容：

文档内容是否符合部门职责及业务需求；

数据、格式、表述是否准确规范，有无错别字或逻辑矛盾；

附件材料是否齐全、有效。

操作要求：

审核通过：在《文档审批流程表》“部门初审”栏签署意见并签字，流转至下一环节；

审核不通过：注明修改意见，退回发起人重新调整，调整后重新发起流程。

（三）第三步：跨部门会签（如需）

适用场景：文档内容涉及多个部门职责（如涉及财务、法务、人力资源等跨部门协作的文件）。

会签流程：

发起人根据文档内容，确定需会签的部门（如合同类文件需法务部、财务部会签）；

流程自动或手动流转至各会签部门，会签部门负责人在3个工作日内完成审核并签署意见；

若会签部门存在意见分歧，由发起人组织协调，达成一致后继续流转。

（四）第四步：领导审批

审批层级：根据文档重要性及权限划分，确定最终审批人（如部门级文件由分管副总审批，公司级制度由总经理审批）。

审批重点：

文档是否符合公司战略、规章制度及法律法规要求；

涉及资源投入（如预算、人员）的文件，是否与公司整体规划匹配；

对跨部门争议问题的处理结果是否合理。

操作要求：

审批通过：在《文档审批流程表》“领导审批”栏签署意见并签字，流程进入结果反馈环节；

审批不通过：注明退回原因，退回发起人或上一环节重新审核。

（五）第五步：审批结果反馈与执行

结果反馈：

审批通过后，由行政部或指定岗位（如流程管理员）将审批结果告知发起人；

发起人根据审批意见，最终定稿文档，并同步至各相关部门及人员（如制度类文件需在公司内部平台发布，合同类文件需盖章生效）。

执行要求：

涉及执行的文档（如管理制度、项目方案），相关部门需在规定时间内落实，发起人负责跟踪执行效果；

合同类文件需在审批通过后2个工作日内完成用印手续，并分发至执行部门及存档部门。

（六）第六步：文档归档

归档责任：行政部或档案管理部门为归档主责部门，发起部门配合提供最终版本文档。

归档内容：

《文档审批流程表》（原件，含各环节签署意见）；

文档最终定稿版（电子版及纸质版，纸质版需加盖“已归档”章）；

相关附件材料（如会议纪要、调研报告等）。

归档规范：

电子文档按“文档类型-年份-编号”规则分类存储（如“制度-2023-001”）；

纸质文档统一存入档案盒，标注文档名称、编号、归档日期及保管期限。

三、文档审批流程表（模板）

文档基本信息

内容

文档名称

《[例如：员工差旅费管理办法]》

文档编号

[例如：QG-ZD-2023-0]（由行政部统一分配）

版本号

V[X.X]（首次发布为V1.0，修订后递增）

文档类型

□制度类□合同类□请示报告类□行政申请类□其他_________

发起部门

[例如：财务部]

发起人

[某]

联系方式

[例如：分机]

附件清单

1.《市场调研数据汇总表》2.《同行企业差旅费标准对比报告》

审批流程节点

审批人

部门初审

[某]（财务部负责人）

跨部门会签（法务部）

[某]（法务部负责人）

跨部门会签（人力资源部）

[某]（人力资源部负责人）

领导审批（分管副总）

[某]（分管副总）

审批结果

□通过□退回（原因：_________________________）

执行情况

[由执行部门填写，如“已于2023–起正式实施”]

归档编号

[由行政部填写，如“DA-QG-2023-0”]

四、关键操作要点与风险提示

（一）文档内容规范性要求

文档标题需准确反映核心内容，避免使用“通知”“申请”等模糊表述；

涉及数据、日期、金额等关键信息需反复核对，保证与附件材料一致；

制度类文件需明确“生效日期”“解释权归属”及“修订条款”；

合同类文件需注明“双方当事人信息”“合同金额”“履行期限”“违约责任”等法定要素