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企业采购流程管理手册
第一章手册适用范围与场景说明
本手册适用于各类企业（含制造、服务、贸易、工程等类型）的采购活动管理，旨在规范采购全流程，保证采购合规、高效、经济。适用场景包括但不限于：日常运营物料采购（如办公用品、生产耗材）、项目专项采购（如研发设备、工程材料）、固定资产采购（如办公设备、运输工具）等。根据采购金额、物料重要性及市场供应情况，采购流程可分为小额直接采购（如单次采购金额低于X元，且为常规物料）和大额专项采购（如单次采购金额高于X元，或涉及关键设备/服务），不同场景可结合企业实际调整流程节点，但核心控制环节需保持一致。
第二章采购流程全环节操作指南
一、需求发起与确认
责任部门/人：需求部门、需求部门负责人、采购专员
操作说明：
需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、办公消耗），填写《采购申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等信息，并附必要的技术参数或需求说明（如产品图纸、服务标准）。
需求部门负责人对需求的合理性（必要性、数量准确性、预算匹配性）进行审核，确认无误后签字提交至采购部门。
采购专员接收申请表后，对需求的完整性（如是否缺少规格参数）、预算合规性（是否超部门年度预算）进行初步审核，对不明确的信息需与需求部门沟通补充，保证采购需求清晰可执行。
输出文档：《采购申请表》（需需求部门负责人、采购专员签字确认）
二、采购计划与预算审批
责任部门/人：采购部门、财务部门、分管副总/总经理
操作说明：
采购专员汇总当期《采购申请表》，按物料类别、优先级（如生产急需项目优先）编制《采购计划表》，明确采购内容、预算总额、预计交付时间、负责采购专员等信息。
财务部门对《采购计划表》的预算执行情况进行审核，重点检查：
是否符合企业年度/季度预算安排；
单物料预估单价是否偏离市场公允价格（可参考历史采购数据或市场询价初步判断）；
预算总额是否在部门可控范围内。
财务审核通过后，按审批权限报批：
小额采购（X元以下）：由采购部门负责人审批；
大额采购（X-X元）：由分管副总审批；
重大采购（X元以上）：由总经理审批。
审批通过后，《采购计划表》作为后续采购执行的依据。
输出文档：《采购计划表》（需财务审核人、审批人签字确认）
三、供应商选择与管理
责任部门/人：采购部门、质检部门（如需）、使用部门（如需）
操作说明：
供应商来源：
优先从《合格供应商名录》中选择供应商（名录内供应商需通过资质审核、供货能力评估及历史合作绩效评价）；
新供应商需提交《供应商准入申请表》，附营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、产品检测报告、企业简介等资料，采购部门组织对其生产能力、质量保证体系、价格水平、供货周期、售后服务等进行现场或书面评审，评审合格后纳入《合格供应商名录》。
采购方式确定（根据采购金额及物料特性选择）：
小额直接采购：从《合格供应商名录》中选择1-2家供应商进行比价，综合评估价格、交期后直接确定供应商；
大额专项采购：采用公开招标、邀请招标或竞争性谈判方式，至少邀请3家合格供应商参与，通过综合评分法（价格权重40%、质量权重30%、服务权重20%、资质权重10%）确定中标供应商；
独家/紧急采购：因市场垄断、物料唯一性或紧急需求需单一采购时，需经采购部门负责人及分管副总特批，并留存独家采购原因说明（如供应商报价函、市场调研报告）。
供应商沟通：采购专员与确定后的供应商确认采购需求细节（如交货地点、验收标准、付款方式），并要求供应商提供《报价单》或《投标文件》。
输出文档：《供应商准入申请表》（新供应商）、《采购比价记录表》《招标/谈判文件》《中标通知书》
四、合同签订与订单下达
责任部门/人：采购部门、法务部门（如需）、财务部门、供应商
操作说明：
采购专员根据《采购计划表》《报价单》及谈判结果，拟定《采购合同》，合同内容需包括：
双方基本信息（供应商名称、地址、联系方式；企业全称、开户行、账号）；
采购标的（名称、规格型号、数量、单价、总价）；
质量标准（需明确验收依据，如国标、行标或技术协议）；
交付条款（时间、地点、运输方式、风险转移节点）；
付款方式（如预付款比例、到货款比例、质保金比例及支付条件）；
违约责任（逾期交货、质量不达标等情况的处理方式）；
争议解决方式（如协商不成提交企业所在地法院诉讼）。
法务部门对合同条款的合规性、法律风险进行审核，重点检查权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否合法，审核通过后由采购部门负责人签字。
企业授权代表（如总经理或分管副总）与供应商双方签字盖章，合同生效后，采购专员向供应商下达《采购订单》，作为供应商交货的依据，订单内容需与合同保持一致。
输出文档：《采购合同》（双方签字盖章）、《
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