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企业日常行政流程标准手册

前言

本手册旨在规范企业日常行政管理行为，提升行政工作效率，保证各项行政工作有序开展。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公设备管理、会议室使用、办公用品申领、访客接待、文件归档等常见行政场景，为员工提供清晰的流程指引和操作规范，助力企业实现行政管理的标准化、规范化。

目录

办公设备申请与使用管理

会议室预订与使用规范

办公用品申领与发放流程

访客接待与引导服务

企业文件归档管理指引

一、办公设备申请与使用管理

适用情境

新员工入职需配置办公设备（如电脑、打印机、办公桌椅等）；现有设备损坏、老化需更换或维修；因业务拓展需新增或调配办公设备。

操作流程详解

步骤1：提交申请

申请人填写《办公设备申请表》（见表1），注明设备名称、规格型号、数量、用途、预计使用时间等信息，经部门负责人*签字确认后，提交至行政部门。

步骤2：行政部门审核

行政部门收到申请后，1个工作日内审核申请的合理性（如是否符合设备配置标准、库存是否充足等）。

若审核通过，进入设备采购/调配流程；若不通过，注明原因并反馈给申请人。

步骤3：设备采购/调配

需新采购的设备：行政部门根据审批结果，联系供应商采购，保证设备符合企业采购规范及申请需求。

需内部调配的设备：行政部门协调各部门间设备余缺，优先从闲置设备中调配，减少重复采购。

步骤4：设备发放与登记

设备到位后，行政部门通知申请人领取，双方当场检查设备外观及功能是否正常，确认无误后签字领取。

行政人员将设备信息（编号、领用人、领用时间、设备型号等）登记至《办公设备台账》（见表2），保证设备可追溯。

步骤5：使用与维护

领用人负责设备日常保管，规范使用，避免人为损坏；设备出现故障时，及时向行政部门报修，不得擅自拆卸或维修。

行政部门定期对设备进行巡检，保证设备处于良好状态，延长使用寿命。

步骤6：归还与注销

员工离职或设备不再使用时，需将设备清理干净（保证无个人信息残留），完好归还至行政部门。

行政人员核对设备信息与台账一致后，办理注销手续，更新设备状态为“闲置”或“报废”。

相关表单示例

表1：办公设备申请表

申请人

部门

联系方式

申请日期

设备名称

□电脑□打印机□办公桌椅□其他（请注明）

规格型号

申请数量

用途（如：新入职员工使用、替换损坏设备）

预计使用时间

部门负责人意见

签字：日期：

行政部门审核意见

签字：日期：

表2：办公设备台账

设备编号

设备名称

规格型号

领用人

领用部门

领用日期

设备状态（使用中/闲置/报废）

备注

执行要点提示

办公设备为企业资产，严禁私自外借、挪用或用于个人事务；

设备配置需遵循“必需、实用、节约”原则，避免过度配置；

设备维修需通过行政部门统一安排，不得自行联系第三方维修，以免产生不必要的费用或安全问题；

离职员工必须归还设备并确认无误后，方可办理离职手续。

二、会议室预订与使用规范

适用情境

部门例会、项目研讨会、客户洽谈、培训讲座等需使用企业内部会议室。

操作流程详解

步骤1：查询会议室可用性

申请人通过企业内部系统或联系行政部门查询目标会议室（如A会议室、B会议室）的使用状态（空闲/占用），确认所需时间段是否可预订。

步骤2：提交预订申请

申请人填写《会议室预订申请表》（见表3），注明会议名称、预订部门、会议时间、时长、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求，提交至行政部门。

步骤3：行政部门确认

行政部门收到申请后，1个工作内核对会议室可用性及资源匹配情况，确认无误后回复申请人“预订成功”；若冲突，与申请人协商调整时间或更换会议室。

步骤4：会议室准备

会议前30分钟，行政人员根据预订需求布置会议室（如调试设备、摆放座椅、准备饮用水等），保证会议室处于可用状态。

步骤5：会议使用与秩序维护

申请人或指定人员提前10分钟到达会议室，确认设备正常使用；会议期间，保持会场安静，爱护会议室设施，禁止吸烟或饮食（特殊情况需提前申请）。

步骤6：会后清理与反馈

会议结束后，申请人组织人员清理会场（如带走个人物品、垃圾，将设备归位），确认无误后离开；若设备损坏或出现故障，及时向行政部门反馈。

相关表单示例

表3：会议室预订申请表

申请人

部门

联系方式

预订日期

会议名称

预订部门

参会人数

会议时间

所需会议室

□A会议室□B会议室□C会议室

会议时长

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□其他（请注明）

特殊需求（如：茶歇、横幅）

行政部门确认

签字：日期：

使用人签字（会后确认）

签字：日期：

执行要点提示

会议室预订遵循“先到先得”原则，需提前至少1个工作日预订；紧急会议可联系行政部门协调，视空闲情况安排；

会议需按时开始和结束，超时使用需重新申请，避免影响后续预订；

严禁私自占用会议室或变更预订用途，