合同履行情况及问题反馈清单.docVIP

合同履行情况及问题反馈清单使用指南

一、适用场景说明

本工具适用于各类商务合同（如采购合同、服务合同、工程合同等）履行过程中的跟踪、记录与问题管理，具体场景包括但不限于：

定期履约检查：按合同约定周期（如月度、季度）对合同履行状态进行系统梳理，保证双方按计划推进；

问题发生时专项记录：当合同履行中出现延迟、质量不符、需求变更等异常情况时，及时反馈并跟踪处理；

项目阶段/合同终止复盘：在项目关键节点或合同到期时，汇总履约全过程中的问题与改进建议，为后续合作提供参考；

跨部门/跨主体协同：当合同涉及多个执行方或责任部门时，统一反馈渠道，明确责任分工，避免信息遗漏。

二、操作流程指南

第一步：明确检查范围与依据

确定本次检查的合同范围（如特定合同编号、合同类型、服务期限等）；

调取合同原件，梳理关键履约条款（如交付时间、质量标准、付款节点、双方权责等），作为检查依据。

第二步：收集履约相关资料

整理合同执行过程中的文档，包括但不限于：交付记录（如验收单、交付确认函）、沟通记录（如邮件、会议纪要）、付款凭证、变更协议（如有）、问题反馈历史记录等；

向合同执行责任人（如采购经办人、项目负责人）确认当前履约进度及已发生问题。

第三步：逐项核对履约情况

对照合同约定的履约节点（如“合同签订后30日内完成首批交付”“每月5日前提交上月服务报告”），核对实际履行时间、成果是否符合要求；

对未按约定履行的部分，详细记录偏差情况（如延迟天数、未达标的具体描述）。

第四步：记录问题与责任分析

对履约过程中发觉的问题（如交付延迟、质量缺陷、沟通不畅等），填写“问题描述”栏，明确问题表现、发生时间及已造成的影响；

初步分析问题原因，区分责任方（如我方责任、对方责任、不可抗力等），并标注是否需要对方整改。

第五步：制定整改要求与期限

针对需解决的问题，明确整改措施（如“重新提交符合标准的文件”“补充交付遗漏部分”）、责任主体（如对方对接人、我方技术支持）及完成期限；

与相关方沟通确认整改要求的可行性，保证期限合理。

第六步：跟踪反馈与闭环管理

将问题清单及整改要求同步给责任方，并跟踪整改进度；

收到整改结果后，核对是否符合要求，在“反馈结果”栏记录处理状态（如“已解决”“处理中”“需延期”）；

对未按期解决的问题，及时升级沟通，保证问题闭环。

三、清单模板表格

合同基本信息

合同编号

签订日期

合同名称

合同双方

履约期限

本次检查周期

履约节点/内容

合同约定要求

实际履行情况

是否符合要求（√/×）

问题描述（如不符，需注明偏差）

责任方

整改要求

整改期限

反馈结果

首批交付

2024年6月30日前交付100件产品，附质检报告

2024年7月5日交付，未附质检报告

×

延迟5天交付，缺少质检报告

乙方*

1.补交质检报告；2.说明延迟原因

2024年7月8日前

7月7日提交质检报告，延迟原因：供应商备料延误

月度服务报告

每月10日前提交上月服务总结报告

6月12日提交报告，内容遗漏关键数据

×

报告中未包含用户满意度统计数据

甲方*

补充用户满意度数据，调整报告格式

2024年6月15日前

6月14日完成补充并提交

付款节点

交付验收合格后15日内支付合同金额30%

验收合格日期为6月20日，未发起付款

×

付款流程未启动，需财务部门协调

甲方财务*

1.核验收合格凭证；2.提交付款申请

2024年7月5日前

7月3日完成付款申请提交，预计7月10日前到账

售后响应

故障响应时间≤24小时

6月25日故障，48小时内未解决

×

响应超时，未提供临时解决方案

乙方*

1.提交故障处理报告；2.优化售后响应流程

2024年7月2日前

6月30日提交报告，承诺响应流程优化于7月15日前完成

四、使用要点提示

及时性与准确性：问题发生后应在24小时内记录，保证时间、数据、问题描述等信息真实准确，避免模糊表述（如“延迟几天”“大概有问题”）。

客观中立：记录问题时不添加主观情绪，聚焦事实依据（如合同条款、邮件往来、验收记录等），避免使用“故意拖延”“不负责任”等定性语言。

责任明确：区分“我方责任”与“对方责任”，涉及多方责任时，需标注主要责任方与协同责任方，避免责任模糊。

沟通协作：问题清单需同步给合同执行相关方（如法务、财务、业务部门），保证信息对称；整改要求需经责任方确认，避免单方面指派。

文档留存：每次问题反馈及整改结果需附相关证明材料（如邮件截图、验收单、整改报告等），形成闭环记录，便于后续追溯或争议处理。

定期复盘：每月/每季度对问题清单进行汇总分析，识别高频问题（如“交付延迟”“报告遗漏”），推动流程优化或合同条款完善，减少同类问题重复发生。