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业务合同审查与签订标准化流程指南

一、适用范围与业务场景

本流程指南适用于企业各类业务合同的审查、谈判、签订及后续管理全流程，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等标准及非标准文本。适用于业务部门发起合同需求、法务/合规部门进行专业审查、管理层审批执行、行政/档案部门归档管理的全场景协作，保证合同签订的合规性、风险可控性及业务效率。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与前置准备

责任主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）

操作内容：

业务部门根据合作需求，明确合同主体（对方单位名称、统一社会信用代码、法定代表人等基本信息）、合作标的（货物/服务/项目名称、规格型号、技术参数等）、核心条款（合作期限、金额、付款方式、交付标准等），填写《合同需求登记表》（见配套工具表格1）。

对合作方进行初步资质核查，重点查验其营业执照、相关行业许可证（如需）、资质证书、过往合作业绩（如有）等，保证对方具备履约能力。

涉及重大项目或首次合作的，可要求对方提供近三年经审计的财务报表、涉诉情况说明等辅助材料。

输出成果：《合同需求登记表》、合作方资质材料复印件（加盖公章）。

（二）合同起草与内部初审

责任主体：业务部门

操作内容：

业务部门根据《合同需求登记表》，使用企业标准合同模板（如无模板，可参考行业通用范本）起草合同文本，保证核心条款与需求一致。

合同内容应包含以下必备要素：

合同双方当事人全称、法定代表人及联系方式；

合同标的、数量、质量标准（需引用国家标准/行业标准或约定具体技术参数）；

价款或报酬、支付方式（如银行转账需明确账户信息）、发票类型；

履行期限、地点和方式；

违约责任（需明确违约情形及对应赔偿标准）；

争议解决方式（优先约定企业所在地法院诉讼或仲裁机构仲裁）；

合同生效条件及附件清单（如技术协议、验收标准等）。

业务部门负责人对合同文本进行初审，重点核查条款是否满足业务需求、金额是否在预算范围内、时间节点是否合理，确认无误后提交至法务/合规部门。

输出成果：合同草案（加盖业务部门骑缝章）、《合同需求登记表》。

（三）法务/合规专业审查

责任主体：法务部/合规部

操作内容：

法务/合规部门收到合同草案后，3个工作日内完成审查，重点核查以下内容：

主体合法性：合作方是否为合法存续企业，经营范围是否涵盖合作标的，法定代表人身份是否有效（如需授权委托，需核查授权委托书及代理人身份）；

条款合规性：是否存在违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等）、行业监管政策的条款，是否存在“霸王条款”或显失公平的内容；

风险可控性：违约责任是否明确且合理，争议解决方式是否有利于企业，知识产权归属、保密义务等特殊条款是否完善；

逻辑一致性：合同条款之间是否存在冲突（如履行期限与付款节点矛盾），附件与是否一致。

法务/合规部门出具《合同审查意见表》（见配套工具表格2），对存在问题的条款提出修改建议，并明确“通过”“修改后通过”“不通过”的审查结论。

业务部门根据审查意见修订合同文本，若对法务意见存在异议，需与法务部门沟通达成一致；无法达成一致的，提交管理层裁决。

输出成果：《合同审查意见表》、修订版合同文本。

（四）跨部门复核与审批

责任主体：财务部、业务分管领导、总经理/决策委员会

操作内容：

财务复核：财务部门对合同中的价款、支付方式、税务处理（如税率、发票类型）、履约保证金等财务相关条款进行复核，保证符合企业财务制度，避免资金风险。

业务分管领导审批：业务分管领导结合业务重要性、资源匹配度等，对合同整体可行性进行审批，重点审核合作必要性、成本效益及对企业战略的影响。

最终审批：根据合同金额及重要性分级（如10万元以下由总经理审批，10万元以上提交决策委员会审批），审批人确认合同条款无误后，签署《合同审批表》（见配套工具表格3）。

输出成果：《合同审批表》、最终版合同文本（经各审批环节确认）。

（五）合同谈判与文本定稿

责任主体：业务部门（主导）、法务部（支持）、财务部（支持）

操作内容：

业务部门根据审批通过的合同文本，与合作方进行谈判，重点就价格、付款周期、违约责任等争议条款进行协商，达成一致后形成《谈判纪要》（需双方代表签字确认）。

谈判修订后的合同文本需再次提交法务部复核，保证修订条款合法合规；涉及重大变更的，需重新履行审批流程。

双方确认最终合同文本后，打印纸质合同（一式X份，根据合作方需求及企业存档要求确定份数），并由双方授权代表签字、加盖单位公章（或合同专用章）。

输出成果：双方签字盖章的正式合同文本、《谈判纪要》（如有）。

（六）合同签订与归档管理

责任主体：行政部/档案部、业务部门

操作内容：

行政部/档案部门收到正式合同后，1个工作日内完成合同编号登记（编号规则：年份+部门简称+合同序号，如“2024销合00