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企业文件档案管理标准化手册
一、总则
（一）编制目的
为规范企业内部文件档案的全生命周期管理，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，提高档案利用效率，防范档案管理风险，特制定本手册。
（二）适用范围
本手册适用于企业各部门（含子公司、分支机构）在业务活动中形成的各类纸质档案、电子档案的管理，涵盖从文件形成、收集、整理、归档到保管、利用、鉴定、销毁的全流程。
（三）基本原则
集中统一管理：档案由企业档案管理部门（综合管理部）统一接收、保管、利用，各部门配合执行。
分类规范有序：按照“部门-文件类型-保管期限”标准分类，保证档案条理清晰、易于检索。
安全保密可控：严格执行保密制度，对涉密档案采取特殊管理措施，防止丢失、泄露、损坏。
高效便捷利用：优化档案借阅、检索流程，在保证安全的前提下，满足业务工作对档案的合理需求。
二、档案分类与编码规范
（一）档案分类标准
按形成部门：综合管理部、财务部、人力资源部、业务部、项目组等。
按文件类型：
公文类：通知、报告、请示、会议纪要等；
合同类：业务合同、合作协议、采购合同等；
项目类：项目立项文件、可行性研究报告、验收报告等；
人事类：员工入职档案、劳动合同、绩效考核记录等；
财务类：会计凭证、账簿、报表、税务资料等；
其他：资质证书、客户资料、审计报告等。
按密级：公开（内部可自由查阅）、内部（需部门负责人审批）、秘密（需分管领导审批）、机密（需总经理审批）。
（二）档案编码规则
档案采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”组合编码，保证唯一性。
部门代码：综合管理部（ZH）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、业务部（YW）、项目组（XM）；
文件类型代码：公文（GW）、合同（HT）、项目（XM）、人事（RS）、财务（CW）、其他（QT）；
年份：文件形成年度（如2023）；
流水号：当年该类档案顺序编号（3位数字，从001开始）。
示例：ZH-GW-2023-001（2023年综合管理部第1份公文）
三、档案管理全流程操作指南
（一）文件收集与初步整理
责任主体：各部门文件形成人员为第一责任人，部门档案管理员（可兼职）负责本部门文件收集。
操作步骤：
（1）文件形成后，形成人员需在3个工作日内检查文件完整性（如、附件、签批手续是否齐全），去除无关夹页、订书钉等金属物。
（2）部门档案管理员每周对本部门形成的文件进行汇总，填写《文件收集清单》（模板见第四章），标注文件名称、形成日期、密级、初步分类等信息。
（3）每月最后一个工作日，将《文件收集清单》提交至企业档案管理部门备案。
输出成果：《文件收集清单》（部门留存）、初步整理后的文件实体（纸质）或电子文件夹。
（二）档案分类与价值鉴定
责任主体：部门档案管理员与档案管理部门共同负责。
操作步骤：
（1）部门档案管理员根据本手册“档案分类标准”，对收集的文件进行初步分类，标注建议保管期限（永久、30年、10年）。
（2）档案管理部门每季度组织一次档案鉴定会，由部门负责人经理、档案管理员、法务专员*共同参与，审核分类准确性和保管期限合理性，形成《档案分类鉴定表》（模板见第四章）。
（3）对有争议的档案，由分管领导*裁决。
输出成果：《档案分类鉴定表》（一式两份，部门与档案管理部门各存一份）、分类后的档案。
（三）档案整理与编目
责任主体：部门档案管理员负责整理，档案管理部门负责审核。
操作步骤：
（1）纸质档案整理：
按档案编码顺序排列，检查页码连续性，缺失页及时补充；
使用无酸纸档案夹装订，厚度不超过2cm，每份档案填写《档案备考表》（注明整理人、日期、特殊情况）；
在档案夹封面标注档案编码、名称、年份、密级。
（2）电子档案整理：
按档案编码命名电子文件夹，内设“原文”“目录”“备份”子文件夹；
电子文件采用PDF格式（避免格式兼容问题），原文扫描分辨率不低于300DPI；
填写《电子档案目录表》（模板见第四章），包含文件名、编码、形成日期、密级、存储路径等信息。
（3）档案管理部门审核整理结果，对不符合要求的退回整改。
输出成果：整理完毕的纸质档案（装订入柜）、电子档案（至档案管理系统）、《电子档案目录表》。
（四）档案归档与移交
责任主体：部门档案管理员移交，档案管理部门接收。
操作步骤：
（1）每年6月和12月，各部门向档案管理部门集中移交归档档案。
（2）填写《档案移交清单》（模板见第四章），列明档案编码、名称、数量、密级、保管期限等信息，双方签字确认。
（3）纸质档案移交时，需核对档案实体与清单一致性；电子档案移交时，需通过档案管理系统，并移交日志。
（4）档案管理部门接收后，在《档案移交清单》上加盖“档案接收章”，返还部门一份存档。
输出成果：《档案移交清单》（双方存档）、档案管理部门接收的档案实体及电子数据。
（五）
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