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2025/12/17

汇报人：WPS

政府采购档案管理

CONTENTS

目录

01

档案管理概述

02

档案管理流程

03

现存问题与挑战

04

优化管理措施

05

未来展望

档案管理概述

01

政府采购档案定义

采购文件记录

采购中的标书、合同等文件，如某市政府采购电脑的合同。

交易信息留存

交易环节的价格、数量等信息，像某项目采购桌椅的单价。

审批流程资料

审批过程的申请、批复文件，如某采购项目的审批报告。

相关沟通文档

采购中来往的邮件、函件等，例如供应商的询价回复邮件。

档案管理重要性

保障资金合理使用

政府采购档案记录资金流向，如办公设备采购档案，确保资金花在刀刃上。

助力政策评估完善

通过过往采购档案，如节能产品采购记录，为政策调整提供有力依据。

档案管理流程

02

档案收集环节

明确收集范围

明确涵盖采购文件、合同等，如某市政府采购电脑的招标书。

确定收集渠道

通过供应商、内部部门等收集，像从供应商处获交付证明。

规范收集时间

按采购进度及时收集，如合同签订后一周内收集相关资料。

档案整理规范

分类标准明确

按采购项目、文件类型等分类，如办公用品采购合同单独归类。

编号规则统一

采用时间、项目编号等组合编号，001号采购档案。

装订要求严格

用线装、胶装等方式装订，确保档案牢固，如A4文件胶装成册。

编目信息完整

记录档案名称、日期等，如“XX项目采购报告，2024年3月”。

档案存储方式

电子存储

借助计算机系统存储，如政府采购合同电子文档，便于快速检索。

纸质存储

用文件柜等存放纸质档案，像采购发票原件，保障实体资料安全。

档案检索方法

保障决策科学性

政府依据完整档案数据做决策，如城市规划参考历史建设档案。

维护合法权益

档案可作法律凭证，政府采购纠纷时，合同档案能维护权益。

档案借阅制度

电子存储

利用计算机系统和软件，如政务云盘，安全高效保存政府采购电子档案。

纸质存储

将档案打印成纸质文档，放在专门的档案柜中，像常见的铁皮柜。

现存问题与挑战

03

管理标准不统一

文件材料分类

按采购项目、合同等分类收集，如办公用品采购合同单独归集。

供应商资料收集

收集供应商资质、报价单等，像知名供应商华为的投标资料。

采购过程记录

记录开标、评标等过程文件，如某次大型项目评标报告。

数字化程度较低

含义界定

政府采购档案是采购活动中形成的有保存价值的各种形式记录。

涵盖范围

它包括采购文件、合同、评标报告等与采购相关的资料。

重要意义

完好的政府采购档案能为后续检查、审计及决策提供依据。

法律依据

依据相关法规要求，政府采购档案需妥善管理保存。

人员专业不足

分类标准明确

按采购项目、时间、重要程度等分类，如办公用品采购单独归类。

装订要求严格

采用线装或胶装，保证档案牢固，像合同档案装订成册。

编目清晰准确

标注档案名称、编号、日期等，方便查询，如标书编目详细。

装盒排列有序

将档案装入专用盒，按顺序排列，如凭证档案盒依次摆放。

优化管理措施

04

完善管理制度

保障采购合规性

通过完整档案记录，确保政府采购活动符合法律法规，如某项目因档案完备顺利过审。

支持决策评估

为后续采购决策提供数据依据，像某单位参考档案优化采购方案提高效益。

加强数字化建设

纸质档案存储

采用专门的档案柜存放纸质政府采购档案，如合同文件、审批表等。

电子档案存储

利用服务器和云盘存储电子档案，像扫描的发票、采购数据等。

提升人员素质

采购文件收集

收集采购公告、招标文件等，如某市政府采购电脑的相关文件。

合同资料收集

收集采购合同及补充协议，像某学校采购教学设备的合同。

验收文件收集

收集验收报告等，如某医院采购医疗设备的验收文档。

未来展望

05

发展趋势分析

采购文件记录

涵盖招标书、投标书等，如某市政府采购电脑的招标文档。

交易过程凭证

包含合同、验收报告等，像学校采购桌椅的验收单。

资金往来票据

如付款凭证、发票等，例如医院采购设备的付款发票。

相关审批文件

有采购申请批复等，比如企业采购服务的审批意见。

创新管理模式

保障信息安全

政府采购档案含敏感信息，妥善管理可防信息泄露，如某项目档案保密。

支持决策制定

完整档案为后续采购决策提供参考，像某单位依旧档选供应商。

THEEND

谢谢