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财务管理标准报销审批流程框架

一、适用范围与典型场景

本流程框架适用于各类企业及组织日常运营中的费用报销管理，涵盖员工因公产生的各项合理支出。典型场景包括：

日常办公费用报销：如办公用品采购、通讯费、快递费等常规支出；

差旅费用报销：员工因公出差产生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用；

业务招待费用报销：与客户、合作伙伴开展业务沟通产生的餐费、活动费等；

市场推广费用报销：展会参与、宣传物料制作、广告投放等业务拓展支出；

其他专项费用报销：如培训费、维修费、采购小额固定资产等符合财务规定的支出。

二、流程环节与操作指引

（一）申请发起：费用发生后的及时提报

填写申请单：员工在费用发生后3个工作日内，通过财务系统或线下《费用报销申请单》提交报销申请，详细填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*某）、所属部门、报销日期、费用归属项目/部门；

费用明细：费用类型（如“差旅-交通”“办公-物料”）、发生日期、消费金额、费用事由（需明确“与项目相关”“会议使用”等具体事由）；

附件清单：注明所附原始凭证名称及数量（如“消费凭证1份”“审批单1份”）。

整理原始凭证：按费用类型分类粘贴原始凭证（如消费小票、行程单、合同等），保证凭证清晰、金额与申请单一致，避免涂改或折叠关键信息。

（二）部门审核：费用合理性与业务真实性核验

初审确认：申请人将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人（*某）处，部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点关注：

费用是否属于部门预算范围内，是否符合业务需求；

费用事由与实际业务是否匹配，是否存在虚报、多报情况；

原始凭证是否完整、合规（如消费凭证需包含商户名称、金额、日期等要素）。

签字确认：审核通过后，部门负责人在申请单“部门审核”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人补充或修改。

（三）财务复核：合规性与金额准确性审查

单据合规性检查：财务部门（*某）收到申请单后，1个工作日内完成复核，重点核查：

报销单填写是否完整（无漏填、错填项），附件是否齐全且符合财务规范；

费用是否符合公司《费用管理制度》标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等）；

大额或特殊费用（如单笔超5000元）是否已提前通过“特殊费用审批流程”备案。

金额与凭证核对：保证报销金额与原始凭证金额一致，计算无误（如涉及多笔费用需汇总核对）；对不符合规定的费用（如超标准、无明确事由），财务有权剔除并告知申请人。

反馈结果：复核通过后，财务在申请单“财务审核”栏签字；若存在问题，标注修改意见并退回申请人。

（四）分级审批：权限范围内的最终确认

根据费用金额划分审批权限，保证审批层级与责任匹配：

小额费用（≤5000元）：由部门负责人及财务负责人（*某）双签即可完成审批；

中等金额费用（5000元-20000元）：除部门负责人、财务负责人审批外，需提交分管领导（*某）签字确认；

大额费用（＞20000元）：需经分管领导、总经理（*某）逐级审批，必要时提交总经理办公会审议。

审批人需在1个工作日内完成审批，对费用的合理性、必要性承担最终责任。

（五）支付结算：报销款项的及时发放

审批通过后处理：财务部门确认所有审批环节完成后，1个工作日内完成账务处理，通过银行转账或备用金方式向申请人支付报销款项；

支付反馈：财务向申请人发送支付通知（含到账时间、金额），申请人确认收到款项后，在财务系统签收；

特殊情况处理：如遇申请人离职或紧急支付，需由所在部门出具书面说明，经分管领导审批后，财务可安排加急支付。

（六）归档管理：单据的规范留存

整理归档：每月结束后3个工作日内，财务部门将本月已报销单据（含申请单、原始凭证、审批记录等）按部门分类整理，装订成册；

电子备份：将报销单据扫描存档至财务系统，保存期限不少于5年，便于后续查询与审计；

借阅流程：因审计或业务需要借阅归档单据时，需填写《单据借阅申请表》，经财务负责人批准后，在指定地点查阅，借阅期限不超过3个工作日。

三、标准报销申请单模板

基本信息

申请人姓名

*某

所属部门

销售部

报销日期

2023年10月15日

费用归属项目/部门

华南区域拓展项目

费用明细

序号

费用类型

1

差旅-交通

2

差旅-住宿

3

业务招待-餐饮

合计金额

人民币：贰仟叁佰伍拾元整（￥2350.00）

审批流程

环节

审批人

部门审核

部门负责人*某

财务审核

财务负责人*某

分管领导审批（5000元-20000元）

分管领导*某

申请人备注

本次出差已提前通过OA系统备案，符合差旅费标准。

四、执行要点与风险提示

（一）单据规范：保证真实性与完整性

原始凭证需为真实消费记录，禁止伪造、变造凭证；

每笔费用需对应明确事由，避免“打包报销”或模糊填写（如“办公费”需注明具体物品名称）；

附件需与报销单一一对应，粘贴整齐