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工程采购合同审查与记录文件整合工具
一、工具应用背景与核心价值
在工程建设领域，采购合同作为明确甲乙双方权责、保障项目顺利推进的核心文件，其合规性与完整性直接影响项目成本、质量及风险控制。本工具旨在通过标准化审查流程、结构化文件记录，实现合同审查全流程的可追溯、可管理，同时整合分散的审查资料，为合同签订、履约管理及纠纷解决提供依据，适用于工程建设项目中的材料采购、设备采购、服务外包等各类采购合同场景，参与角色包括采购专员、法务人员、项目经理、技术负责人及财务人员。
二、合同审查与文件整合操作流程
（一）合同接收与初步登记
资料收集：采购专员从项目经办人处获取待审合同文本（含电子版及纸质版）、招标文件、投标文件、中标通知书、技术规格书等关联文件，确认资料齐全性。
信息登记：填写《工程采购合同基本信息登记表》（详见模板一），记录合同编号、名称、采购类型（如“钢材采购”“施工设备租赁”）、签约双方单位全称、合同金额、签订日期、项目名称、采购负责人等基础信息，为后续流程建立唯一标识。
（二）合同分类与审查分工
类型划分：根据采购内容将合同分为“工程材料采购合同”“专业工程分包合同”“设备采购及安装合同”等类别，明确不同类型合同的审查重点（如材料合同侧重技术参数与验收标准，分包合同侧重资质与工期）。
责任分配：
采购负责人：审查商务条款（价款、付款方式、交货期等）；
技术负责人：审查技术条款（规格参数、质量标准、技术服务要求等）；
法务人员：审查法律条款（主体资格、违约责任、争议解决等）；
财务人员：审查财务相关条款（税费、支付条件、发票要求等）。
（三）多维度条款审查
各责任部门依据分工对照《合同条款审查记录表》（详见模板二）逐项审查，重点包括：
主体资格：核实乙方营业执照、相关资质证书（如建筑业企业资质、特种设备安装维修许可证等）是否在有效期内，与投标文件是否一致；
技术条款：检查技术参数、功能指标、验收方法是否符合项目设计要求，是否存在模糊表述（如“优质产品”“行业先进水平”等）；
商务条款：确认价款构成是否清晰（含单价、数量、总价）、付款条件是否与项目进度匹配（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）、违约金计算方式是否合理；
法律条款：审查争议解决方式（诉讼/仲裁管辖地是否约定明确）、不可抗力范围、知识产权归属、保密条款等是否合规。
（四）审查意见反馈与修订
意见汇总：各审查部门完成审查后，将《合同条款审查记录表》反馈至采购专员，汇总形成《审查意见沟通与修订记录表》（详见模板三），明确问题描述、修订建议及责任部门。
沟通修订：采购专员组织乙方就审查意见进行沟通，协调乙方修订合同文本，修订后需经原审查部门复核确认，直至所有问题闭环。
（五）文件整合与归档
资料整理：采购专员收集最终版合同文本（含修订页）、各阶段审查记录表、沟通记录、乙方资质文件等资料，按“合同正本+附件”结构分类整理。
归档登记：填写《合同审查文件归档清单》（详见模板四），注明归档编号、文件名称、份数、载体形式（电子/纸质）、保管人及归档日期，将纸质资料交档案室统一存放，电子资料备份至项目共享文件夹。
三、核心工具表格模板
模板一：工程采购合同基本信息登记表
合同编号
合同名称
采购类型
□材料采购□设备采购□服务外包□其他
甲方单位
乙方单位
合同金额
签订日期
项目名称
采购负责人
关联文件
□招标文件□投标文件□中标通知书□技术规格书□其他：
初审人
接收日期
备注
（如项目紧急程度、特殊要求等）
模板二：合同条款审查记录表
合同编号：
审查维度
审查人
审查日期
审查项目
审查标准
审查结果
问题描述
主体资格
资质齐全且有效
□通过□不通过
（如资质过期）
技术参数（例：钢材强度）
符合GB/T700-2006标准
□通过□不通过
（未明确标准号）
付款方式
分三期支付
□通过□不通过
（质保金比例5%，低于行业10%）
争议解决
约定甲方所在地法院诉讼
□通过□不通过
（无具体管辖地）
模板三：审查意见沟通与修订记录表
合同编号：
修订次数：第____次修订
原问题描述
修订内容说明
（例：付款节点未明确项目进度）
（补充：“乙方需在主体结构封顶后30日内提交付款申请”）
提出部门/人
修订日期
□采购部□技术部□法务部□其他：
确认人
确认日期
模板四：合同审查文件归档清单
归档编号
合同编号
文件名称
份数
载体形式
归档日期
保管人
备注
GCA-2024-001
CG-2024-005
工程采购合同正本
2
纸质
2024-03-15
*敏
甲乙双方各1份
GCA-2024-002
CG-2024-005
合同条款审查记录表
1
电子+纸质
2024-03-12
*磊
GCA-2024-003
CG-2024-
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