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公司费用申请及报销管理模板快速审批流程

一、适用情形

二、操作流程详解

步骤1：申请准备与材料梳理

明确费用类型：根据业务需求确定费用所属类别（如“办公费用”“差旅费用”“业务招待费”等），参考公司《费用管理制度》确认该类费用是否需事前申请。

收集费用依据：根据费用类型准备支撑材料，例如：

办公费用：采购清单、供应商报价单（若单笔金额超过元）；

差旅费用：行程安排（含出差事由、地点、时间）、住宿标准说明（若涉及异地住宿）；

业务活动：活动方案、参与人员名单、预期成果说明。

确认预算额度：通过财务系统或向财务部门查询该项费用是否在部门预算内，保证申请金额不超预算。

步骤2：填写《费用申请及报销单》

登录公司OA系统或模板表格，完整填写以下信息（标注“*”项为必填）：

基础信息：申请人（某）、所属部门、工号、申请日期、联系方式；

费用详情：费用类型（下拉选择）、预算科目（如“行政办公费”“差旅费”）、申请金额（大写+小写）、费用事由（简明说明支出目的，如“项目办公用品采购”“地区客户调研差旅”）；

明细清单：按费用类别逐项填写明细（如办公用品需列明品名、规格、数量、单价；差旅费需列明交通方式、日期、金额等），合计金额需与申请总金额一致；

附件清单：填写支撑材料的名称及数量（如“采购清单1份”“行程安排1份”），保证附件与申请内容匹配。

步骤3：提交审批申请

线上提交：通过OA系统填写完整的《费用申请及报销单》及支撑材料附件，选择审批流程（根据公司规定，一般依次为：部门负责人→财务审核→分管领导→最终审批人）。

线下提交：若系统故障，可打印纸质版表格（需申请人签字），附支撑材料复印件，提交至部门负责人处审批，同时同步告知行政或财务部门备案。

备注说明：若为紧急费用（如突发客户需求、紧急维修等），需在申请单中标注“紧急”并简要说明原因，审批流程可适当加快（部门负责人需2个工作日内完成初审）。

步骤4：部门负责人初审

部门负责人收到申请后，1-2个工作日内完成以下审核：

必要性审核：确认费用支出是否与部门工作计划、业务目标匹配，是否存在可优化或替代方案；

真实性审核：核对费用明细与支撑材料是否一致（如采购清单与报价单品名、金额是否对应）；

预算审核：确认申请金额是否在部门剩余预算内，超预算需注明“建议追加预算”并说明理由。

审核通过后，负责人在系统中“同意”并签字确认；若不通过，需注明驳回原因（如“事由不清晰”“附件不完整”）并退回申请人修改。

步骤5：财务部门合规复核

财务负责人收到审批流转的申请后，2-3个工作日内完成复核：

合规性审核：检查费用类型是否符合公司制度规定（如业务招待费是否超标准、差旅住宿是否符合地区上限）；

票据审核：核对支撑材料是否合规（如采购清单需加盖供应商公章、行程安排需部门负责人签字确认）；

金额准确性：复核明细金额合计与申请总金额是否一致，预算科目使用是否正确。

复核通过后，在系统中标记“合规通过”；若存在问题，联系申请人补充材料或调整金额，必要时反馈至部门负责人沟通。

步骤6：分管领导及最终审批

分管领导审批：根据费用金额及重要性，由分管领导审批（如单笔金额≤5000元由部门总监审批，＞5000元由分管副总审批），重点审核费用与业务目标的关联性及投入产出比，1个工作日内完成。

最终审批：通过分管领导后，提交至最终审批人（如总经理/财务负责人），确认无误后签字批准，流程结束。审批结果将通过OA系统通知申请人。

步骤7：费用报销与入账

报销执行：审批通过后，申请人需在5个工作日内提交正式报销（若为事前申请，需提供实际消费凭证；若为事后报销，直接提交凭证），财务部门核对凭证与审批单一致后，安排支付（工资卡转账或备用金返还）。

账务处理：财务部门根据审批单及凭证完成账务登记，保证费用归属清晰、数据可追溯。

三、模板表格设计

公司费用申请及报销单

基础信息

申请人*

*某

所属部门*

行政部/销售部/研发部（根据实际情况填写）

工号*

（员工工号）

申请日期*

YYYY年MM月DD日

联系方式*

（联系方式）

费用详情

费用类型*□办公费用□差旅费用□业务招待费□其他（请注明：______）

预算科目*（如“行政办公费”“差旅费”“市场推广费”）

申请金额*

大写：______________________小写：￥_________

费用事由*

（简明说明，如“采购部门办公用打印纸”“地区客户调研差旅”）

费用明细清单

序号

——————–

——

1

2

…

合计

附件清单

名称

（如：采购清单、行程安排、报价单等）

审批流程

申请人签字：_________日期：_______

部门负责人审核：_________意见：□同意□驳回（原因：_________）

财务复核：_________意见：