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人事离职流程标准操作手册

前言

本手册旨在规范员工离职管理流程，确保公司与离职员工双方的合法权益得到保障，维护正常的工作秩序，促进人力资源管理的规范化与高效化。无论是员工个人原因提出离职，还是公司基于特定情形与员工解除劳动关系，均应遵循本手册所规定的程序与要求。各部门及全体员工须认真学习并严格执行。

第一章离职申请与沟通

1.1员工主动提出离职

员工若因个人发展、家庭原因或其他因素决定离职，应提前以书面形式向其直接上级提交《离职申请书》。申请书需清晰阐述离职意向、拟离职日期及简要离职原因。通常情况下，试用期员工应提前三日提交，正式员工应提前三十日提交，以确保公司有充足时间进行工作交接安排。

直接上级在收到员工的书面离职申请后，应在一个工作日内与员工进行首次正式离职面谈。面谈的目的在于：深入了解员工离职的真实原因，判断是否存在挽留的可能性与必要性；听取员工对公司管理、团队建设、企业文化等方面的意见与建议，这些反馈对于公司改进工作具有重要参考价值。

1.2离职意向确认与审批

直接上级在与员工沟通后，应将员工的离职意向、面谈情况及初步处理意见整理后，连同《离职申请书》一并提交至部门负责人进行审核。部门负责人需对员工离职可能给部门工作带来的影响进行评估，并就是否同意离职、建议的最后工作日期等提出意见。

经部门负责人审核同意后，相关材料（包括《离职申请书》、部门意见）应提交至人力资源部。人力资源部将对离职申请的合规性（如提前通知期等）进行初步核查，并根据公司整体情况及相关制度，对离职申请进行进一步的审批流程。

第二章离职手续办理

2.1工作交接

工作交接是离职流程中至关重要的环节，直接关系到部门工作的连续性和公司财产的安全。人力资源部或相关负责人应指导离职员工与接任者共同制定详细的《工作交接清单》。

交接内容应全面涵盖：

*正在进行的工作项目进展情况、后续计划及关键节点；

*已完成但尚未归档的工作成果、报告、数据资料等；

*客户资源信息、重要联系人及沟通记录；

*公司配备的办公设备、工具、钥匙等实物资产；

*系统账号、密码等信息权限；

*其他需要交接的未了事项。

交接过程需在直接上级的监督下进行，确保交接内容完整、准确。交接完成后，由离职员工、接任者及监交人共同在《工作交接清单》上签字确认，一式多份，分别由离职员工、接任部门及人力资源部留存。

2.2物品与资料清退

离职员工在办理工作交接的同时，需向相关部门清退所领用或保管的公司物品及资料。

*行政部门：办公电脑、显示器、键盘、鼠标、U盘、办公用品、门禁卡、停车卡、公司制服等；

*财务部门：借款、备用金、各类票据等；

*IT部门：公司分配的邮箱账号、内部系统权限注销、VPN账号等；

*其他相关部门：根据员工岗位特殊性涉及的专业工具、技术资料、涉密文件等。

各相关部门在接收退回物品并确认无误后，应在《物品资料清退清单》上签字确认，确保无遗漏、无损坏。

2.3离职面谈

在员工完成工作交接及物品清退后，人力资源部应安排专人与离职员工进行一次正式的离职面谈。此次面谈的重点在于：

*确认员工对公司各项制度、管理方式的看法和建议；

*了解员工在工作期间遇到的困难与挑战；

*对公司未来发展的意见和期望；

*重申离职后员工需遵守的保密义务、竞业限制（如适用）等。

面谈人员应做好详细记录，形成《离职面谈记录》。这些信息将作为公司改进管理、优化工作环境的重要依据。面谈应在尊重、坦诚的氛围中进行，鼓励员工畅所欲言。

第三章薪资结算与劳动关系终止

3.1薪资与福利结算

人力资源部负责根据员工的实际出勤天数、加班情况、绩效奖金、社保公积金缴纳情况等，准确核算离职员工的应发薪资、经济补偿金（如适用）及其他应扣款项（如未结清的借款、违约金等）。

薪资结算通常在公司规定的正常发薪日进行支付。如双方另有约定，且该约定不违反法律法规规定的，从其约定。离职员工应确保提供准确的收款账户信息。

同时，人力资源部需为离职员工办理社保、公积金的停缴手续，并根据当地政策规定，协助员工办理社保转移、公积金提取等相关事宜，解答员工的疑问。

3.2出具离职证明

在员工办妥所有离职手续，结清所有款项后，人力资源部应在规定期限内为离职员工出具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。离职证明应载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息，并加盖公司公章。

离职证明是员工后续求职、办理社保等手续的重要文件，公司应确保其真实性与规范性。

3.3档案与关系转移

对于需要转移人事档案的离职员工，公司应在劳动合同解除或终止之日起十五日内，为员工办理档案转移手续。员工需提供接收档案的机构信息。

党组织关系、工会关系等