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部门例会制度及流程

为规范部门内部沟通机制，提升工作效率，确保信息同步、问题解决与目标落地，结合部门实际工作需求，制定本例会制度及流程。本制度适用于部门全体成员（含正式员工、实习生及借调人员），涵盖日常例会、专题会议及阶段总结会三类会议形式，具体内容如下：

一、会议类型及核心目标

1.日常例会（周例会）

频率：每周固定时间（建议周五16:00-17:30），遇法定节假日或特殊事项顺延至次工作日。

参与人员：部门全体成员（线下参会为主，异地或出差人员可通过视频会议系统接入）。

核心目标：同步本周工作进展，明确下周重点任务，识别跨岗位协作问题，确保团队目标对齐。

2.专题会议

频率：根据工作需求临时发起（如项目关键节点、突发问题解决、流程优化讨论等），需提前24小时通知。

参与人员：与议题直接相关的岗位成员（必要时可邀请其他部门支持人员或外部专家）。

核心目标：针对单一主题深入讨论，形成可执行的解决方案或决策，避免问题拖延影响整体进度。

3.阶段总结会（月度/季度）

频率：每月最后一个工作日（14:00-16:00）、每季度最后一个工作日（14:00-17:00）。

参与人员：部门全体成员，可邀请分管领导或其他关联部门负责人列席。

核心目标：复盘阶段工作成果与不足，分析关键数据指标（如任务完成率、客户满意度、成本控制等），调整下一阶段目标与资源分配方案，表彰优秀团队/个人。

二、会前准备流程

1.议题收集与审核（日常例会、阶段总结会）

（1）日常例会：行政岗于每周三17:00前通过内部协作平台（如钉钉、飞书）发布《周例会议题征集表》，成员需在周四12:00前提交议题（格式要求：议题名称+核心问题/需讨论内容+期望输出结果）。

（2）阶段总结会：行政岗于每月25日、每季度倒数第7个工作日发布《阶段总结会议题征集表》，成员需在3个工作日内提交议题（需包含数据支撑、问题分析及改进建议）。

（3）专题会议：发起部门/人员需提前填写《专题会议申请表》（含议题背景、时间建议、参会人员名单、需准备的材料清单），经部门负责人审核通过后，由行政岗统筹排期。

2.材料提交与预审

（1）日常例会：汇报人需在周四17:00前将《周工作进展表》（模板含“已完成任务”“未完成任务说明”“下周计划”“协作需求”四部分）发送至部门公共邮箱，行政岗汇总后于周五9:00前分发至全体成员。

（2）阶段总结会：汇报人需在会议前5个工作日提交《阶段工作总结报告》（含KPI完成情况、重点项目复盘、问题根因分析、改进计划），部门负责人于会前3个工作日完成材料预审，不符合要求的需重新修订。

（3）专题会议：相关人员需在会议前2个工作日提交背景材料（如数据报表、案例分析、方案草案等），确保参会者提前熟悉内容，避免会中重复讲解。

3.会议通知与场地准备

（1）日常例会：行政岗于周五10:00前通过内部系统发送会议通知（含时间、地点、议程、材料链接），并在部门公告栏张贴提醒。

（2）专题会议：行政岗在议题审核通过后2小时内发送通知（含会议链接/地点、议程、材料清单），并电话确认关键参会人员时间。

（3）阶段总结会：行政岗于会前3个工作日发送正式通知，明确会议流程（如领导致辞、分组汇报、自由讨论、总结发言），并提前测试投影、音响等设备，确保会议顺利进行。

三、会中执行规范

1.时间控制与议程管理

（1）日常例会：总时长90分钟，严格按议程推进：

-16:00-16:30：各岗位依次汇报（每人5分钟，行政岗举牌提醒剩余2分钟）；

-16:30-17:00：集体讨论（由主持人归纳共性问题，每议题限时10分钟，避免延展无关内容）；

-17:00-17:30：部门负责人总结（明确优先级任务、资源协调方案及下阶段重点）。

（2）专题会议：根据议题复杂度设定时长（一般不超过2小时），主持人需在开场时明确“讨论边界”（如“本次仅聚焦方案可行性，不涉及后续执行细节”），并安排专人记录争议点，若30分钟内无法达成共识，需暂停讨论并约定后续跟进时间。

（3）阶段总结会：月度会议2小时，季度会议3小时，流程包含：

-14:00-14:30：数据看板展示（通过可视化图表呈现关键指标）；

-14:30-15:30：分组汇报（每小组15分钟，重点说明创新点、失败案例及可复制经验）；

-15:30-16:30（季度会议延长至17:00）：自由讨论（鼓励跨岗位提出改进建议，主持人需引导