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采购流程制度

一、需求提报与审核管理

（一）需求提报主体及范围

公司各业务部门、职能部门为采购需求提报责任主体，需提报本部门因日常运营、项目建设、研发生产等产生的物料（含原材料、设备、办公用品等）、服务（含咨询、运维、外包等）采购需求。固定资产采购、工程类采购需同步提报资产购置审批单或项目立项文件作为附件。

（二）需求提报内容要求

1.常规需求：需填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

（1）需求部门、提报人及联系方式；

（2）采购标的名称、规格型号（技术参数需标注国家/行业标准或提供技术规格书）、单位、数量；

（3）预计使用时间（精确到日）、使用场景（如生产车间A线、办公区3楼会议室等）；

（4）质量要求（如需符合ISO9001标准、环保要求需提供SGS检测报告等）；

（5）预算金额（需与部门年度预算或项目预算匹配，超预算需求需额外提交预算调整审批单）；

（6）特殊要求（如包装规格、运输方式、售后服务条款等）。

2.紧急需求：指因突发故障、客户紧急订单、政策临时调整等导致的需在5个工作日内完成采购的需求，需在《采购需求申请表》中标注紧急字样，并附情况说明（含事件背景、影响评估、时间节点要求），经部门负责人、分管副总双签确认。

（三）需求审核流程

1.采购部初审：收到需求后2个工作日内完成形式审核，重点核查：

（1）表单填写完整性（缺项需退回补正）；

（2）预算匹配性（超预算需求需经财务总监审批）；

（3）库存可替代性（通过ERP系统核查现有库存，可调用库存的需求需注明优先使用库存并调整数量）；

（4）技术参数合理性（通用物料需采用公司标准参数，特殊参数需技术部门书面确认）。

2.跨部门会签：

（1）技术类采购（如设备、原材料）需技术部确认技术参数可行性；

（2）服务类采购（如IT运维、法律咨询）需需求部门确认服务内容及考核标准；

（3）固定资产采购需资产管理员确认资产编码、存放地点及管理责任；

（4）进口物料采购需关务部门确认报关资质、HS编码及关税测算。

3.终审权限：

（1）单次采购金额≤5万元：采购部负责人审批；

（2）5万元＜单次采购金额≤50万元：分管采购副总审批；

（3）单次采购金额＞50万元：总经理审批；

（4）紧急需求无论金额大小，需分管副总及总经理双签。

二、供应商管理

（一）供应商准入管理

1.准入基本条件：

（1）具有独立法人资格，提供有效期内的营业执照、税务登记证（三证合一后提供统一社会信用代码证）；

（2）具备行业相关资质（如生产许可证、ISO认证、特种设备制造许可证等）；

（3）财务状况良好（提供近2年审计报告或银行资信证明）；

（4）近3年无重大质量事故、环保违规、失信记录（通过国家企业信用信息公示系统、信用中国平台核查）；

（5）服务类供应商需提供过往3个同类项目案例（含合同关键页、客户评价）。

2.准入评审流程：

（1）潜在供应商提交《供应商准入申请表》及证明材料；

（2）采购部联合技术部、质量部、财务部组成评审小组（3人及以上）；

（3）现场考察：对生产型供应商需实地核查生产设备、质检流程、仓储管理；对服务型供应商需核查团队配置、服务场地、案例真实性；

（4）综合评分：采用百分制（资质20分、产能/服务能力30分、质量控制25分、价格竞争力15分、售后服务10分），得分≥80分进入候选库；

（5）审批公示：评审结果经采购部负责人、分管副总审批后，在公司OA系统公示3个工作日，无异议后纳入《合格供应商名录》。

（二）供应商日常管理

1.分级管理：

（1）A级（核心供应商）：年度采购额占比≥30%、考核得分≥90分，享受优先付款、订单保障、联合研发等权益；

（2）B级（优质供应商）：考核得分80-89分，正常合作；

（3）C级（关注供应商）：考核得分70-79分，需提交整改计划，3个月内未达标降级为D级；

（4）D级（淘汰供应商）：考核得分＜70分或发生重大问题，列入黑名单，2年内不得合作。

2.动态考核：

（1）月度考核：统计交货准时率（目标≥98%）、质量合格率（目标≥99%）、响应速度（投诉处理≤24小时）；

（2）季度考核：增加服务满意度（需求部门评分）、价格波动合理性（与市场均价偏差≤5%）；

（3）年度考核：综合全年数据，结合现场复评结果确定分级。

（三）供应商退出机制

出现以下情况直接退出合格供应商名录：

1.提供虚假资质或材料；

2.发生重大质量事故（导致公司损失≥10万元）；

3.连续2次交货延迟超5个工作日；

4.被列入失信被执行人名单；

5.与公司员工存在利益输送行为（经审计核实）。

三、采购实施流程

（一）采购方式选择

1.公开招标：适用于单次采购金额＞100万元、技术标准明确、市场竞争充分的项目，需在公司官网及指定招标平台发布公告，投标商