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项目预算制定与费用审批操作手册

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范项目中预算制定与费用审批的全流程操作，保证预算编制的科学性、费用支出的合规性及资金使用的有效性。适用于公司内部各类新项目启动、年度预算编制、项目执行期间的费用报销及追加预算等场景，涉及项目经理、部门负责人、财务部门及审批领导等相关人员。

二、项目预算制定流程详解

（一）项目启动与需求收集

责任主体：项目经理

操作说明：

项目立项获批后，项目经理需组织团队召开项目启动会，明确项目目标、范围、周期及关键交付成果。

根据项目需求，收集以下基础信息：

项目范围说明书及工作分解结构（WBS）；

资源需求计划（人力、设备、材料等）；

项目进度计划（关键节点及工期安排）；

历史项目同类预算数据（如有）。

输出成果：《项目需求基础信息表》（含项目概述、范围、资源需求等）。

（二）预算编制与初审

责任主体：项目经理主导，部门负责人协助

操作说明：

项目经理根据收集的需求信息，参照公司《预算编制标准》（如人力成本按职级标准、物料采购参考历史均价等），填写《项目预算总表》。

预算需分项列示，包括：

直接成本：人员薪酬、专用设备采购/租赁、直接材料费、外包服务费等；

间接成本：管理费用分摊、办公场地使用费、差旅费（项目团队）等；

应急预备费：通常按直接成本的5%-10%计提，用于应对项目不确定性风险。

部门负责人对预算的合理性、必要性进行初审，重点关注资源投入与项目目标的匹配度，避免预算冗余或遗漏。

输出成果：《项目预算总表》（含分项预算金额、计算依据、编制人签字）、部门负责人审核意见。

（三）预算评审与调整

责任主体：财务部门、项目评审小组（由技术、市场、财务等部门负责人组成）

操作说明：

项目经理将初审通过的预算提交至财务部门，财务部门重点审核预算科目设置的规范性、计算数据的准确性及是否符合公司财务政策。

财务部门审核通过后，组织项目评审召开预算评审会，项目经理汇报预算编制依据及明细，评审小组从技术可行性、市场成本合理性、公司战略价值等角度提出评审意见。

根据评审意见，项目经理需在3个工作日内完成预算调整，再次提交审核；若对评审意见存在异议，可向评审小组提交书面说明，经协商后确定最终预算方案。

输出成果：预算评审会议纪要、调整后的《项目预算总表》（评审小组签字确认）。

（四）预算定稿与发布

责任主体：财务部门、公司管理层

操作说明：

财务部门将评审通过的预算方案汇总至公司年度预算总表，按权限提交至分管副总及总经理审批。

预算获批后，由财务部门统一编号、盖章发布，并将《项目预算批复单》抄送项目经理、部门负责人及财务备案。

项目经理需组织团队学习预算方案，明确各项费用的预算额度及使用范围。

输出成果：《项目预算批复单》（含最终预算总额、生效日期）、预算发布通知。

三、费用审批流程详解

（一）费用发生与原始凭证收集

责任主体：费用经办人

操作说明：

费用发生前，经办人需确认费用是否符合项目预算范围及公司费用管理制度，如超预算需提前提交《预算追加申请表》（详见“四、模板表格”）。

费用发生后，经办人需及时取得合规原始凭证，包括：

外部费用：供应商提供的正规收据/发票（需注明项目名称、费用明细）、合同/订单复印件；

内部费用：如内部领料需填写《领料单》、内部服务需提供《服务确认单》。

原始凭证需信息完整（抬头、金额、日期、事由等）、真实合法，不得涂改或伪造。

（二）费用报销申请提交

责任主体：费用经办人、项目经理

操作说明：

经办人整理原始凭证，按时间顺序粘贴在《费用报销单》后，填写报销单信息：包括报销部门、日期、费用所属项目、费用明细（项目、金额、备注）、报销总金额（大小写一致）、附件张数。

报销单需经项目经理签字确认，重点核实费用的真实性、合规性及是否在预算额度内。

输出成果：《费用报销单》（含原始凭证、项目经理签字）。

（三）部门审核与财务复核

责任主体：部门负责人、财务部门

操作说明：

部门负责人对报销单进行二次审核，重点关注费用发生的必要性、与项目任务的关联性及报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

财务部门对报销单进行最终复核，审核内容包括：

原始凭证的合规性（发票真伪、抬头是否为公司全称等）；

报销金额与附件的一致性；

费用科目使用是否正确；

是否超预算（若超预算，需核查《预算追加申请表》是否获批）。

复核通过后，财务人员在报销单“财务审核”栏签字；若不通过，注明退回原因，经办人需在2个工作日内补充或修正。

（四）领导审批与费用支付

责任主体：审批领导、财务部门

操作说明：

根据公司《权限审批表》，按费用金额及性质逐级报批：

金额≤5000元：部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批。

审批领导需在