人力资源员工离职手续管理规范.docxVIP

人力资源员工离职手续管理规范

一、总则

（一）目的与意义

为规范员工离职管理流程，确保人力资源工作的有序进行，保障用人单位与离职员工双方的合法权益，维护公司正常的运营秩序，特制定本规范。本规范旨在明确离职各环节的操作标准与责任，促进离职过程的顺畅、高效与人性化，同时为公司人才保留与管理改进提供参考依据。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体劳动合同制员工的离职管理。实习生、顾问及其他非正式用工形式人员的离职管理，可参照本规范的相关精神，并结合具体协议另行处理。

（三）基本原则

1.合法合规原则：严格遵守国家及地方劳动法律法规关于劳动合同解除与终止的相关规定。

2.公平公正原则：确保离职处理过程对所有员工一视同仁，程序公正，待遇合理。

3.保密与竞业原则：关注离职过程中的商业秘密保护及竞业限制条款的履行。

4.人性化原则：在合规前提下，尊重离职员工，妥善处理各项事宜，维护公司良好形象。

5.效率与安全原则：确保离职手续办理高效，工作交接清晰，公司资产与信息安全。

二、离职申请与审批

（一）离职申请的提出

员工基于个人原因提出解除劳动合同，应提前三十日（试用期员工提前三日）以书面形式向其直接上级提交《离职申请书》，明确离职意向、预计最后工作日期及简要离职原因。若因不可抗力或特殊情况无法提前书面申请，应尽可能提前口头通知，并在事后及时补办书面手续。

（二）部门沟通与挽留

直接上级在收到员工离职申请后，应在三个工作日内与员工进行首次正式沟通。沟通内容应包括了解离职真实原因、对员工过往贡献的肯定、听取员工对公司及部门管理的意见与建议，并根据公司政策及岗位需求，在合理范围内探讨是否存在挽留的可能性与具体方案。对于核心骨干员工或关键岗位人员的离职，部门负责人应亲自参与沟通与挽留评估。

（三）审批流程

1.部门负责人审核：直接上级在与员工沟通后，填写《员工离职审批表》，就员工在职表现、离职原因分析、挽留情况、工作交接初步安排等提出意见，报部门负责人审核。部门负责人需对员工离职的影响进行评估，并签署明确意见。

2.人力资源部审核：《员工离职审批表》经部门负责人审批后，提交至人力资源部。人力资源部负责核实员工劳动合同期限、服务期、竞业限制等条款，确认员工是否存在未结清的公司债务或未履行的合同义务，并对离职流程的合规性进行审核。

3.公司领导审批：根据公司组织架构及审批权限规定，《员工离职审批表》逐级报请相关领导审批。审批完成后，人力资源部应及时将最终审批结果通知员工本人及其所在部门。

三、工作交接与物品清退

（一）工作交接

1.交接计划制定：员工在收到离职审批通过的通知后，应在部门负责人或直接上级的指导下，于两个工作日内制定详细的《工作交接清单》，明确交接项目、内容、接收人、完成标准及预计完成时间。

2.交接内容：工作交接应包括但不限于：

*正在进行的工作任务进展情况、后续计划、关键节点及注意事项；

*已完成工作的档案资料、成果物、数据信息等；

*客户资源、供应商信息等重要业务关系的说明；

*岗位职责说明书、工作流程、操作手册等文件资料；

*相关的电子文档、账号密码（经授权交接的）；

*其他需要交接的工作事项。

3.交接过程监督：直接上级负责监督工作交接的全过程。接收人应对照《工作交接清单》逐项核对接收，确保交接内容完整、准确。交接完成后，交接人、接收人及监交人（一般为直接上级）均需在《工作交接清单》上签字确认。

（二）物品与资产清退

离职员工须在最后工作日前，办理完毕所有公司物品、资产及相关权限的清退手续：

1.办公物品：如电脑、手机、办公文具、钥匙、门禁卡、工牌等，需交还行政部或指定部门，并取得《物品交接/清退确认单》。

2.技术资料与涉密文件：所有公司技术资料、图纸、方案、涉密文件、内部刊物等，应按规定交还相关部门负责人或档案管理部门。

3.系统权限注销：IT部门应根据人力资源部通知及员工提供的《系统权限注销申请》，及时注销或冻结其在公司各类业务系统、办公系统中的账号及权限。

4.财务借款与费用报销：离职员工如有未结清的财务借款，需及时偿还；如有未报销的合理费用，应在规定期限内提交报销申请。财务部负责核实并出具财务结清证明。

四、离职面谈

（一）面谈安排

人力资源部应在员工离职前，安排专人（通常为人力资源部专员或主管）与离职员工进行正式的离职面谈。面谈应选择安静、私密的环境，时间一般不少于三十分钟。

（二）面谈内容

离职面谈旨在了解员工离职的真实动因、对公司管理、企业文化、薪酬福利、职业发展等方面的看法与建议，识别公司管理中可能存在的问题，并为公司改进工作提供参考。面谈内容可包括但不限于：

1.对离职原因的进一步确认与深入了解；

2.对公