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档案盒标签模板

（注：上述模板中，“[]”内为需填写的内容示例或提示，实际制作时应去除括号，直接填写信息。）

（二）填写规范细则

1.全宗名称/机构名称：应使用单位公章或官方文件中确定的规范化全称或简称，避免使用俗称或不规范缩写。例如，“XX市人民政府办公室”或“XX公司人力资源部”。

2.年度：严格按照公历年度填写，如“XXXX”。跨年度形成的档案，如“XXXX-XXXX”。

3.保管期限：应根据本单位档案保管期限表的规定准确填写，通常为“永久”、“长期”（如XX年）、“短期”（如XX年）。

4.机构（问题）：若采用机构分类法，则填写机构名称；若采用问题分类法，则填写问题类别。名称应规范统一。

5.盒号/案卷号：盒号的编制应遵循档案分类方案的层级关系，通常体现大类、属类和顺序号。例如，“X-X”表示大类号-属类内盒顺序号。

6.起止件号/页号：件号是指以“件”为单位整理的档案，盒内第一件文件的件号和最后一件文件的件号。页号则指传统案卷中卷内文件的起始页和终止页。填写时应准确无误，便于统计和定位。

三、档案盒标签的制作与应用建议

规范的标签模板是基础，其制作质量与应用方法同样影响档案管理的实际效果。

（一）标签制作方式

1.印刷制作：对于档案数量较大、管理规范的单位，建议统一设计标签样式后，通过专业印刷制作成空白标签纸，使用时手工填写或打印内容。此方式标签美观、统一。

2.打印制作：利用办公软件（如Word、Excel）设计标签模板，使用普通A4纸或专用标签打印纸，通过打印机直接打印标签。此方式灵活便捷，可按需打印，适合变动较大或数量适中的情况。

3.手写填写：在没有印刷或打印条件的情况下，可购买空白标签纸，使用不易褪色的黑色或蓝色水笔、圆珠笔工整填写。手写时务必保证字迹清晰、规范、无涂改。

（二）应用与管理建议

1.标签粘贴位置：档案盒标签通常粘贴在档案盒的盒脊（侧面）居中或规定位置，确保档案盒在架上排列时标签信息易于查看。若为平放的档案盒，也可在盒盖正面适当位置粘贴标签。

2.信息核对：标签填写完毕后，应与盒内档案的实际情况仔细核对，确保标签信息与档案内容完全一致，避免张冠李戴。

3.动态管理：档案在流转、借阅、销毁或调整过程中，若标签信息发生变化，应及时更新或更换标签，确保标签信息的准确性和时效性。

4.材质选择：优先选用纸质厚实、表面光滑的标签纸，配合质量较好的粘合剂，防止标签脱落或因磨损导致信息模糊。对于永久保管的档案，标签材质的耐久性尤为重要。

5.标准化推广：在单位内部推广统一的标签模板和填写规范，对相关档案管理人员进行必要的培训，确保人人理解、个个掌握，共同维护档案管理的规范性。

档案盒标签虽小，却是档案管理工作精细化、规范化的直接体现。一套科学合理的档案盒标签模板，辅以严格的填写与应用规范，不仅能够提升档案管理的效率和水平，更能确保档案资源的完整与安全，使其在各项工作中发挥应有的价值。各单位应结合自身档案管理的实际情况，制定并不断完善适合本单位的档案盒标签体系。