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标准化会议流程及会议纪要编写模板
一、适用场景
二、标准化会议操作流程
（一）会议筹备阶段
明确会议目的与范围
根据工作需求确定会议核心目标（如信息同步、问题解决、决策制定、任务部署等），清晰界定会议讨论议题边界，避免议题发散。
示例：项目周例会目的为“同步项目进展、解决当前卡点、明确下周任务”。
确定参会人员与分工
按议题相关性确定参会人员：决策层（需对议题拍板）、执行层（负责具体落地）、相关协作方（提供信息支持）。
明确会议角色：主持人（控场、引导议程）、记录人（记录讨论要点、决议）、发言人（各议题负责人）。
示例：项目周例会参会人员包括项目经理（主持人）、开发组长、测试组长、产品经理（记录人）。
拟定会议议程
议程需包含：会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员、各议题名称、讨论时长、主讲人、预期成果。
原则：按重要性排序，总时长控制在1-2小时内（常规周例会建议1小时内），单议题讨论时间不宜超过30分钟。
示例：
时间
议题
主讲人
时长（分钟）
预期成果
14:00-14:05
开场与上次会议待办回顾
*经理
5
确认参会人员，快速同步进度
14:05-14:25
开发模块进度汇报
*组长
20
明确当前风险与资源需求
14:25-14:45
测试问题反馈与协调
*组长
20
确认问题解决优先级与责任人
14:45-15:00
下周任务部署与总结
*经理
15
形成书面待办清单
发布会议通知
提前1-2个工作日通过企业/邮件等渠道发送通知，包含：会议主题、时间、地点（线上会议需附）、议程、参会人员、需提前准备的资料（如数据报表、方案文档）。
示例：“请各参会人员提前准备《项目开发进度表》，会议开始前10分钟进入会议室。”
准备会议物料
线下会议：投影仪、白板、马克笔、签到表、纸质议程、会议资料（如需）；线上会议：提前测试视频/音频设备，共享屏幕权限设置，准备线上协作文档（如腾讯文档、飞书文档）。
（二）会议进行阶段
开场与议程确认（5分钟内）
主持人开场：明确会议目标、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、避免无关发言）。
记录人分发签到表（线下）或发起线上签到，确认参会人员到齐情况，如有缺席需说明原因。
按议程逐项讨论
主讲人围绕议题核心内容汇报，控制发言时间（建议单次发言不超过5分钟），避免偏离主题。
主持人引导讨论：对争议问题及时梳理观点，聚焦解决方案；对需决策事项明确“是否决策”“决策依据”“决策结果”。
示例：针对“测试资源不足”问题，主持人引导：“当前测试人力缺口3人，是优先协调内部资源还是申请外部支持？请各方说明可行性。”
实时记录关键信息
记录人需同步记录：各议题讨论要点（不同观点、关键数据）、决议事项（明确结论）、待办事项（任务描述、责任人、完成时间）。
示例记录：“决议：测试组优先处理登录模块bug，其他模块延后；待办：开发组长于今日17:00前提交bug修复排期表，测试组长确认资源调配方案。”
会议总结与收尾
主持人总结：简要回顾各议题讨论结果、决议事项及待办清单，明确“谁在什么时间前完成什么事”。
确认会议纪要内容：记录人同步关键记录，参会人员补充确认无遗漏后宣布散会。
（三）会议纪要编写阶段
整理会议记录（会后2小时内）
记录人根据会议实时记录，补充完整讨论要点、决议及待办，保证信息准确（如人名、时间、数据无误）。
按逻辑结构梳理内容：先会议基本信息，再按议程顺序记录各议题情况，最后汇总待办清单。
提炼核心内容，形成初稿
纪要需简洁明了，避免口语化表述，重点突出“决议结果”和“待办事项”，讨论过程可概括关键观点。
结构参考：“会议基本信息→会议议程及讨论情况→会议决议→待办事项→附件（如有）”。
审核与分发（会后24小时内）
初稿完成后提交主持人审核，确认决议与待办准确无误；涉及多部门议题需请相关负责人确认。
最终版纪要通过邮件/企业群分发给所有参会人员及相关方，抄送上级领导（如需），并注明“请查阅如有异议请在2小时内反馈”。
归档与跟踪
纪要电子版按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2024-06-项目周例会纪要”），便于后续查阅。
待办事项由专人（如项目经理）跟踪进度，在下次会议中优先回顾完成情况。
三、会议相关模板示例
（一）会议议程表
会议主题
项目第3周进度推进会
时间
2024年6月10日14:00-15:00
地点
公司3楼会议室A（线上：xxx）
主持人
*经理（项目经理）
记录人
*主管（产品经理）
参会人员
组长（开发）、组长（测试）、*专员（设计）
议程内容
序号
议题
1
上次会议待办完成情况回顾
2
需求开发进度与风险同步
3
UI设计稿评审与反馈
4
下周核心任务部署
5
自由提问与补充
（二）会议签到表
序号
部门
姓名
职务
签到时间
备注（如迟
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