行业采购管理流程与规范手册.docVIP

行业通用采购管理流程与规范手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常运营采购、项目专项采购及固定资产采购管理场景，旨在规范采购行为、控制采购成本、保障采购效率与合规性。具体包括但不限于：生产原材料采购、办公设备采购、服务外包采购（如咨询、保洁）、工程建设材料采购等需通过市场化方式获取物资或服务的业务场景。

二、采购管理全流程操作指南

（一）需求提出与审批

需求发起

责任人：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作说明：

（1）需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需要、项目进度），填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、预算金额、到货日期、用途说明等关键信息，并附相关技术参数图纸或需求说明文件。

（2）需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

输出物：《采购申请表》（附件1）、需求说明文件。

需求复核与审批

责任人：采购部门、财务部门、分管领导/总经理

操作说明：

（1）采购部门收到申请后，1个工作日内完成需求复核，重点核查需求是否符合公司采购政策、规格描述是否清晰、预算是否在部门额度内，必要时与需求部门沟通确认细节。

（2）财务部门同步审核预算匹配性，保证采购支出符合年度预算安排。

（3）根据采购金额及权限分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门负责人审批；

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总审批；

金额＞50000元：需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总+总经理审批。

输出物：审批通过的《采购申请表》。

（二）供应商选择与管理

供应商寻源与资质初审

责任人：采购部门

操作说明：

（1）根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购（适用唯一供应商或紧急情况）等方式确定供应商候选名单。

（2）要求供应商提供《供应商资质表》（附件2），包括营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、3C认证）、经营业绩、质量保证体系等，采购部门对资质文件的真实性、有效性进行审核，筛选出符合基本要求的供应商。

输出物：《供应商资质表》、候选供应商名单。

供应商评估与确定

责任人：采购部门、需求部门、审计部门（必要时）

操作说明：

（1）对候选供应商进行综合评估，评估维度包括：价格（占比30%）、质量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服务水平（占比10%）、企业信誉（占比10%）。

（2）采用“货比三家”原则，至少邀请3家合格供应商参与报价（金额≤10000元可简化为2家），填写《供应商比价表》（附件3）。

（3）需求部门参与技术参数及服务方案的评审，采购部门汇总评估意见，按权限确定最终供应商，报分管领导审批。

输出物：《供应商评估表》（附件4）、《供应商比价表》、审批确定的供应商通知。

（三）采购合同签订与订单下达

合同拟定与审核

责任人：采购部门、法务部门（或指定法务人员）、财务部门

操作说明：

（1）采购部门根据采购结果与供应商拟定《采购合同》（附件5），明确标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决条款等核心内容。

（2）法务部门审核合同条款的合规性、法律风险，财务部门审核付款条款与财务制度的一致性，需求部门确认技术参数与需求匹配。

（3）合同经双方授权代表签字、盖章后生效，原件由采购部门、财务部门、需求部门各执一份归档。

输出物：生效的《采购合同》。

采购订单下达

责任人：采购部门

操作说明：

（1）采购部门根据生效合同，填写《采购订单》（附件6），明确订单编号、供应商信息、物料/服务明细、交付日期、交货地点、联系人等，经采购负责人审批后加盖采购专用章，发送至供应商。

（2）同步将订单抄送需求部门、财务部门，作为后续验收、付款的依据。

输出物：《采购订单》。

（四）订单执行与交付跟进

生产/备货进度跟踪

责任人：采购部门

操作说明：

（1）供应商收到订单后，需在1个工作日内确认交货期，采购部门建立《采购进度跟踪表》（附件7），定期（如每周/每3天）与供应商沟通生产/备货进度，保证按期交付。

（2）若遇供应商可能延期交付的情况，采购部门需提前3个工作日通知需求部门，协商调整交付时间或启动备用供应商预案。

输出物：《采购进度跟踪表》。

物流与交付确认

责任人：供应商、采购部门、需求部门

操作说明：

（1）供应商按订单约定时间、地点交付物料/服务，提供送货单、产品合格证、质检报告等随货文件。

（2）需求部门或采购部门（根据职责分工）核对送货单与订单信息（物料名称、数量、规格）是否一致，确认无误后在送货单上签字收货；若信息不符或物料外观异常，需当场拒收并书面说明原因，通知采购部