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会议室设备使用管理规范

一、总则

为规范公司会议室及相关设备的使用与管理，确保会议设备正常、高效运行，延长设备使用寿命，营造有序、专业的会议环境，保障公司各项会议顺利进行，特制定本规范。

本规范适用于公司内部所有会议室及其配备的投影设备、音响系统、视频会议终端、会议电话、计算机、白板等各类会议设备的使用、维护和管理。所有使用会议室及相关设备的员工，均须严格遵守本规范。

会议室设备管理遵循“统一管理、分工负责、规范操作、谁使用谁负责”的原则。

二、管理职责

（一）行政部（或指定管理部门）职责

1.负责会议室设备的统一登记、建档、标签管理，建立设备台账，定期进行盘点。

2.负责或协调设备的采购、验收、安装、调试、升级、维修及报废处理。

3.制定并监督执行设备使用操作规程和维护保养计划。

4.对会议室设备使用情况进行不定期检查与监督，对违规行为予以纠正。

5.组织设备使用及基本维护知识的培训。

6.负责会议室预约系统的维护和会议室使用的协调安排。

（二）使用部门及人员职责

1.严格遵守本规范及会议室设备操作规程，规范使用设备。

2.爱护设备，避免人为损坏。如因操作不当或疏忽造成设备损坏、遗失，需承担相应责任。

3.会议结束后，按规定关闭设备电源，整理好会议环境，确保设备处于良好状态。

4.发现设备故障或异常情况，应立即停止使用，及时向行政部（或指定管理部门）报告，并做好记录。

5.协助管理员进行设备的日常检查和简单维护。

三、设备使用规范

（一）通用要求

1.使用前，应检查设备是否完好，连接是否正常。如发现问题，及时联系管理员。

2.操作设备时，应轻触轻按，避免用力过猛或粗暴操作。

3.严禁随意拆卸、改装、移动会议室设备及连接线材。

4.严禁在设备上放置水杯、食物等物品，避免液体泼溅或异物进入设备。

5.保持设备清洁，避免灰尘覆盖。清洁时应先断开电源，使用柔软干布擦拭。

6.不得利用会议室设备浏览非法网站、传播不良信息或进行与工作无关的操作。

（二）投影设备（投影仪、投影幕布）

1.使用时，应先开启投影幕布，再打开投影仪电源；关闭时，应先关闭投影仪电源，待散热风扇停止运转、指示灯状态正常后，再关闭总电源并收回幕布。

2.投影仪启动后，避免频繁开关，两次开机之间应间隔至少几分钟。

3.调整投影画面时，应通过遥控器或设备按键进行，避免用手直接触摸镜头或强行扳动投影头。

4.投影幕布在降下或升起过程中，若遇阻碍应立即停止，排除障碍后再操作。

5.使用完毕，确保投影仪已充分散热后再切断总电源。

（三）音响系统（功放、麦克风等）

1.开启顺序：先开音源设备（如电脑、DVD），再开功放；关闭顺序相反，先关功放，再关音源设备。

2.无线麦克风使用前应检查电池电量，确保电量充足。使用时避免拍打、敲击麦克风，避免靠近音箱造成啸叫。

3.调整音量时应循序渐进，避免突然调至最大音量损坏设备或影响他人。

4.会议结束后，应将无线麦克风放回充电座或指定位置，并关闭麦克风电源。

（四）视频会议设备

1.召开视频会议前，应提前与行政部（或指定管理部门）联系，确认网络环境、设备状态，并进行必要的测试（如画面、声音、连接）。

2.严格按照视频会议系统操作流程进行连接和调试，确保会议质量。

3.会议期间，保持摄像头清洁，调整好拍摄角度和范围，确保参会人员在画面内。

4.非发言时，建议关闭本地麦克风，避免背景噪音干扰。

5.会议结束后，按规程断开连接，关闭设备电源。

（五）计算机及网络

1.会议室配备的计算机主要用于会议演示，使用前应检查是否能正常启动和连接网络。

2.使用自带笔记本电脑连接会议设备时，应使用会议室提供的连接线材，并小心连接，避免损坏接口。

3.不得随意更改计算机系统设置、安装或卸载软件。如确有需要，须经管理员同意。

4.使用完毕后，关闭所有打开的文件和应用程序，注销当前用户（如需），但无需关闭电脑主机电源（除非为最后一场会议）。

（六）其他设备

1.电子白板/智能会议平板：使用专用书写笔书写，避免使用尖锐物品划伤板面。使用后及时保存或清理书写内容。

2.会议电话：熟悉会议电话的拨号、接听、静音、挂断等基本操作。使用完毕后确保电话处于挂机状态。

3.空调及照明：根据会议需求调节适宜温度和亮度，会议结束后及时关闭。

四、使用后处理

1.会议结束后，使用者应确认所有参会人员已离开，开始进行收尾工作。

2.按正确顺序关闭所有会议设备电源（投影仪需先关机散热），拔掉不必要的临时连接线。

3.将无线麦克风、遥控器等放回指定位置，整理好线缆，避免杂乱。

4.擦拭白板（如需），清理会议桌上的杂物、纸屑、