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2025-12-27 发布于北京
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2025/12/14

职工人事档案管理

汇报人：WPS

CONTENTS

档案管理概述

档案收集整理

档案保管存储

档案利用服务

档案管理信息化

档案管理问题与对策

档案管理概述

档案管理定义

收集整理

企业收集员工入职等资料，如简历、合同，分类整理成档案。

保管存储

采用纸质或电子方式保管档案，像云盘存储员工电子档案。

利用服务

企业依需求调阅档案，如晋升时查看员工绩效档案作参考。

管理重要性

保障权益

职工人事档案记录权益信息，如某企业靠档案为员工争取工伤赔偿。

辅助决策

为企业人事决策提供依据，如依据档案选拔合适的管理人才。

维护秩序

规范人事管理流程，避免混乱，如防止重复招聘等情况。

传承文化

记录企业发展历程和员工贡献，如老员工事迹激励后人。

档案收集整理

收集范围明确

个人基本信息

涵盖职工姓名、性别、出生日期等，如员工入职表记录这些关键信息。

工作经历资料

包含曾任职单位、职位、工作时长等，像离职证明可作为重要依据。

材料来源途径

员工入职资料

员工入职时提交的简历、证件等，是档案初始材料的重要来源。

工作绩效记录

日常工作考核、项目成果等记录，反映员工工作表现。

培训与学习材料

员工参加培训的证书、学习心得等，体现其能力提升。

奖惩情况文件

公司给予员工的奖励证书、处罚通告等相关文件。

整理分类方法

按时间顺序分类

将职工档案按入职时间、重要事件时间等排序，如某公司按年份整理。

按档案性质分类

把档案分为人事、业绩、培训等类别，像大型企业常如此操作。

档案编号规则

个人基本信息收集

收集职工姓名、性别、出生日期等基本信息，如身份证上的内容。

工作经历资料收集

收集职工曾任职单位、职位、工作时长等，像离职证明可作依据。

档案保管存储

保管环境要求

定义内涵

档案管理是对职工人事档案收集、整理、保管等活动，如企业规范档案流程。

核心目的

旨在保证档案完整、准确和安全，为企业决策提供依据，如某厂调档参考。

重要意义

利于企业人才管理与发展，如大型公司依档案合理调配员工岗位。

存储设备选择

员工入职资料

员工入职时提交的简历、证书等，是档案重要初始材料，如学历证书。

工作绩效记录

日常工作中的业绩报告、考核结果，像季度销售业绩报表。

培训学习档案

员工参加培训的结业证书、学习心得，例如业务培训结业证。

奖惩情况材料

员工获得的奖励荣誉或违纪处分文件，如优秀员工表彰决定。

安全保密措施

按时间顺序分类

将职工档案按入职时间先后排序，如某公司新老员工档案清晰区分。

按档案类型分类

把档案分为履历、奖惩等类别，像多数企业会分开管理各类档案。

档案利用服务

利用申请流程

助力企业决策

企业依据人事档案了解员工能力经历，如腾讯借助档案合理调配人才。

保障员工权益

完整人事档案记录可保障员工晋升、福利等权益，如华为员工凭档案获应得待遇。

规范企业用人

利于企业遵循法规用人，如阿里靠档案管理规避劳动法律风险。

维护企业稳定

科学的档案管理可减少人事纠纷，如谷歌完善管理维持团队稳定。

服务方式拓展

个人基本信息收集

包含姓名、性别、出生日期等，如身份证、户口本可作为证明材料。

工作经历记录收集

涉及过往工作单位、职位等，像离职证明、工作证等可作为依据。

利用效果评估

档案系统管理

现代企业建立专门系统，如用友档案管理系统对职工人事档案高效管理。

档案规范管理

企业依据国家法规，像《干部人事档案工作条例》规范职工人事档案管理。

档案安全管理

不少单位设专人专库，如用保险柜存放重要职工人事档案保障安全。

档案管理信息化

信息化建设意义

按时间顺序分类

将档案按入职时间、事件发生时间等排序，如某公司按员工入职年份分类。

按档案类型分类

把档案分为履历、培训、考核等类别，像多数企业都如此操作。

管理系统选择

入职资料提交

员工入职时提交的简历、证件等，是档案初始材料的重要来源。

工作业绩记录

日常工作中的绩效评估、项目成果报告等，丰富了档案内容。

培训学习证明

员工参加各类培训获得的证书、结业报告，体现其学习提升情况。

奖惩情况文件

公司给予员工的奖励证书、处分通告等，反映员工工作表现。

档案管理问题与对策

常见问题分析

按时间顺序分类

将职工档案按入职时间或档案形成时间排序，如某公司按年份整理。

按档案内容性质分类

把档案分为履历、业绩、奖惩等类别，像大型企业常见做法。

解决对策建议

个人基本信息

包含姓名、性别、出生日期等，如员工入职时填写的登记表。

工作经历记录

涵盖曾任职单位、职位

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